オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントとは

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントとは、「オフィスを移転するにあたって、移転を企画し実際に移転業務を行い、移転先で業務を開始できるようにするまでの一連のプロジェクトを設計・実行すること」を指しています。

そもそも「プロジェクト」は、「関連しあう複数のタスクから成る、2つ以上の組織が3年以下の期間で実施する活動」という意味をもちます。つまり、オフィス移転のプロジェクトとは、「さまざまな組織や業者、企業が関係するオフィス移転活動」であるといえるでしょう。

オフィスを移転するためには、内装の設計・デザインや什器の移動や新規発注、不動産やビル管理関連の事務手続き、消防や電気・通信関係など、あらゆる組織とのやり取りのなかで綿密な調整を行う必要があります。
このような調整業務が「オフィス移転のプロジェクトマネジメント」にあたります。

オフィス移転プロジェクトマネジメントの工程

1.オフィス移転の目的を明確にする

具体的な移転計画を作成する前に、まずは「なぜオフィスを移転する必要があるのか」を明確にする必要があります。オフィスの移転には「従業員が増えて手狭になり、快適に過ごせなくなったため」「立地が不便なため」「事業規模の拡大や縮小のため」など、さまざまなシチュエーションがあるでしょう。

移転によってどのような目的を達成したいのかが明らかでないと、移転先においても最適なオフィス設計ができず今よりも働きにくい環境になってしまう恐れがあります。有意義なオフィス移転にするためにも、あらかじめ移転の目的を明確にしておきましょう。

オフィス移転の目的を明かにするためには、現状のオフィスにどのような課題があるのかを洗い出した上で、移転後に実現したいことを具体的に挙げることが重要です。
課題を明確にしておき、移転後の希望が出そろえば、新オフィスの物件探しにおいても優先順位をつけやすく候補を絞り込めます。

2.オフィス移転の計画を立てる

オフィス移転の目的を明らかにできたら、実際にオフィス移転の計画を立てていきます。オフィス移転には行うべきタスクが数多くあります。

まずは旧オフィスの賃貸契約書の内容をあらためて確認し、「退去にあたって何日前までに解約予告をしなければならないのか」「敷金や委託金はいつ返却されるのか」などを把握します。一般的には、6カ月前までにオーナーまたは管理会社に通知するケースが多いといえます。

退去に関する情報を把握しつつ、続いて新オフィスの場所を決める必要があります。前の工程で明らかになった目的に合わせて、場所や駅からの時間、環境、コストなども加味した上で自社に合ったオフィスを選定することが大切です。加えて、入居可能時期も忘れずに確認しておきましょう。

新オフィスが決まった後はレイアウトを設計し、新オフィスに配置する家具の発注や引っ越し業者の手配を進めていきます。その後、移転に関する社内向けのマニュアル作成やスケジュール管理なども行う必要があります。

3.オフィス移転の実行

さまざまな計画が固まったら、スケジュール通りに準備を進めてオフィス移転を実行に移していきます。
オフィス移転を行うときは、各部門において移転先に持ち込む物品をリストアップし、旧オフィスに残すもの・廃棄するものを明確にしておきましょう。リストを作成しておかなければ、移転後の紛失や、誤って廃棄してしまう可能性があります。

加えて、パソコンなど情報機器の移動に備え、データのバックアップも済ませておく必要があります。同時に荷物の梱包も開始し、当分使わないものから徐々に作業を進めましょう。

移転当日はさまざまな作業が発生するため、当日用の作業リストに基づいて、誰がどのような役割を担うのかも決めておく必要があります。オフィスの規模にもよりますが、目安のひとつとして、どんなに遅くとも移転の1週間前までには、各々が自分の役割を確実に把握している状態が望ましいとされています。

移転当日は工事や引越しに立ち会うことになりますが、旧オフィスの積み残し確認や移転先での搬入トラブルなどが起こっていないか同時進行でチェックすることが大切です。

4.計画通りに進んでいるのかチェック

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを進めるにあたって、計画通りに進んでいるかどうかの進捗管理は重要です。事前に作成したスケジュール通りに進行しているかどうかを管理しておかなければ、直前になって作業の遅れによる不測の事態に悩まされる可能性があるためです。

プロジェクトマネジメント担当者が作業の実行状況を詳細に管理し、遅れが出ているようであればすぐに対策を行う、人員配置を見直すなどの計画の軌道修正を視野に入れる必要があるでしょう。

5.オフィス移転の評価・反省

オフィス移転が無事に完了した後は、今回のオフィス移転についての評価・反省を行いましょう。
無事にプロジェクトが完了した開放感や日々の業務の忙しさから「移転が完了すればそこで終わり」という意識になりがちですが、一連のプロジェクトを振り返って評価と反省を行うことで、次回オフィスを移転するときに今回の経験を生かしやすくなります。移転から一定期間が経過した後に、ユーザーである従業員からアンケートを取り今後の改善に生かすことも一つです。

また移転費用に関しても、当初想定していなかった費用の発生や、予算を超過した費目が無かったかを振り返って把握しておけば、コスト面についての評価もできます。当日までの準備や管理体制、コストなど、さまざまな観点から評価と反省を行うことが大切です。

オフィス移転プロジェクトマネジメントを業者に委託したほうが良い理由

移転にかかる費用を削減できる

オフィス移転には多くの作業がありますが、そのすべてに何らかの費用がかかります。しかし、社内に移転に関する十分な知識がない場合、すべての作業を最適なコスト感で行うことは難しいでしょう。例えばオフィスの内装工事においても、ただ安価だからという理由で業者を選んだところ、施工品質に満足できずに後日やり直しを実施せざるを得なかったなどは、よくある失敗例の一つです。

移転プロジェクトマネジメントを委託することで、プロの専門家がコストの最適化をはかりながらも、自社にとって最適なオフィス移転プロジェクトを設計・実行してくれるため、費用対効果の向上が期待できます。

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希望通りのオフィスが実現可能に

理想的なオフィスのイメージをもっていたとしても、社内に移転に関する十分な知識をもつ人材がいない場合、希望通りのオフィスを実現させることは難しいものです。
しかし、プロの知識をもった外部業者にオフィス移転のプロジェクトマネジメントを委託すれば、専門的なノウハウを駆使し、さまざまな専門業者と調整してくれるためより希望に近いオフィスを実現することができます。

実現したいオフィスのイメージが明確に無い場合でも、外部業者が今までの経験と知見を生かしてさまざまな提案をしてくれるでしょう。

移転実務周辺の細かなタスクにも対応してくれる

オフィスの移転にはさまざまなタスクがあり、日常業務を行いながら並行して対応すると担当者の負担は非常に重くなることが予想されます。企画段階から移転プロジェクトマネジメントに委託すれば、移転業務の負担を最小限に抑えられます。

委託業者は移転実務周辺の細かなタスクにも対応してくれるため、積み重なる事務作業に悩まされるという負担は減るでしょう。

移転プロジェクトのプロであるパソナ日本総務部におまかせ

オフィスの移転プロジェクトマネジメントには多くの工程があり、日々の業務もこなしながら希望通りのオフィス移転を実現させることは大変です。オフィス移転を検討しているのであれば、社内メンバーだけで移転プロジェクトマネジメントを行うのではなく、外部への委託も検討しましょう。
パソナ日本総務部では、移転プロジェクトのプロフェッショナルが貴社に最適なオフィス移転を企画・設計・実現します。オフィス移転をお考えの際は、ぜひパソナ日本総務部にご相談ください。