総務BPO（アウトソーシング）サービス
総務の改革を支援する、総務アウトソーシング
企業を取り巻く環境が大きく変化する中、「働く場を創造する総務」への期待が高まっています。 総務が改革を進め、さらに戦略的な業務に集中できるよう、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」がご支援いたします。
総務部門で、こんなお悩みはありませんか？
総務は、日々の定型業務から突発対応、全社を支えるプロジェクトまで担う、業務範囲がもっとも広い部門のひとつです。 だからこそ、多くの企業さまが次のような課題を抱えています。ひとつでも当てはまるなら、総務BPOが解決の糸口になります。
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業務が属人化し、担当者の異動・退職が不安
"あの人にしか分からない"業務が積み上がり、マニュアルも未整備。担当者の急な休職・退職が、そのまま業務停止のリスクに直結してしまう。
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繁閑の波・突発業務に、今の人員では対応しきれない
株主総会、オフィス移転、防災対応など、時期や状況で業務量が大きく変動。都度の増員は難しく、特定の担当者に負荷が集中している。
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定型業務に追われ、働き方改革・DX対応など戦略的な業務に時間を割けない
受付対応や書類・備品管理といった日々の定型業務に手を取られ、制度改定・ペーパーレス化・オフィス再編など、本来注力すべき戦略的テーマに時間を割けない。
── こうした課題を、 "人を活かす"総務BPO で解決します。
パソナ日本総務部の総務BPOサービスとは
当社が提案するのは「人を活かし、戦略総務を進める」総務BPOサービス。
事業活動に不可欠な総務オペレーション業務を当社にお任せいただくことで、貴社が「会社の未来を創る戦略総務」へ取り組む環境づくりをご支援します。
BPOとは？
BPOは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略です。
総務や人事、経理などのノンコア業務や、自社に運用ノウハウのない業務を継続的に外部業者へ委託することを指します。
特にノンコア業務のアウトソーシングは、業務効率化や生産性向上への重要な経営戦略です。
総務BPO（アウトソーシング）サービスメニューの一例
幅広い総務業務のうち、BPO（アウトソーシング）向き業務の一例をご紹介します。
「他にもこんな業務は？」や「複数業務を組み合わせたい」など、記載のない業務についてもお気軽にお問い合わせください。
パソナ日本総務部の総務BPOサービスが選ばれる理由
私たちは単なる業務代行ではなく、"戦略総務"の実現をゴールに置いたパートナーです。 数ある総務BPOのなかで、パソナ日本総務部が選ばれ続ける3つの理由をご紹介します。
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パソナ×パナソニック、二つの伝統が生む総務ノウハウ
人材活用のノウハウを培ってきたパソナグループと、30年以上にわたりパナソニックの総務を担ってきた実務と知見。この2つの伝統が融合したノウハウで、貴社の総務を支えます。
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総務のほぼ全領域を、ワンストップで委託できる網羅性
受付・メール室・防災備蓄・車両管理・株主総会運営・オフィス移転まで、幅広い業務に対応。窓口を一本化することで、"どこに何を頼むか"で悩む必要がなくなります。
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「戦略総務」実現についての豊富な知見
定型業務を効率化するだけで終わらせず、生み出した時間を"会社の未来を創る戦略総務"へ振り向ける——。数多くの企業さまを支援するなかで培った実践知をもとに、業務の見える化から改善提案まで伴走します。
戦略総務に総務BPOが必要な理由
企業の発展を支える重要な役割「戦略総務」とは
戦略総務とは、企業発展のために総務が自ら課題解決に取り組み、経営貢献することを指します。
戦略総務には、あらゆる企業活動を支える総務のポジションと知見を活かした新たな取り組みや改善など、さまざまな提案や活動が求められています。
戦略総務に充てる時間を生み出すには？
戦略総務は多くの総務パーソンが目指す姿です。
しかし実際には、日々の定型業務や突発的なイレギュラー対応に追われ、「戦略総務に取り組みたいが時間やリソースが不足」というお悩みがあります。
そこで、総務BPOに日々のオペレーションや管理業務を任せましょう。
そうすれば自社メンバーは、社風に配慮した施策や他部署との折衝・調整が必要な業務など、外部には任せにくい仕事に集中でき「戦略総務」が実現します。
なぜ戦略総務にはBPO？一目でわかる直接雇用・人材派遣との違い
総務業務の担い手にはBPO（アウトソーシング）以外の選択肢もあります。
コスト比較の際、つい人件費だけに注目しがちですが、長期安定的な総務運営には人件費以外の「潜在コスト」も考える必要があります。
これらを総合的に考慮すると、総務業務の運営には「総務BPO」が最適だといえます。
| BPO （業務委託・ アウトソーシング） |
社員・契約社員 （直接雇用） |
パート・アルバイト （直接雇用） |
人材派遣 （派遣元会社が雇用） |
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|---|---|---|---|---|
| 対応可能業務 | 受託契約で定めた全業務（日常業務・判断・マネジメント） | 日常業務・判断・マネジメント | 日常業務（判断・マネジメントは不向き） | 日常業務（判断・マネジメントは不向き） |
| 採用・育成コスト | 不要コスト削減
採用・育成は |
必要人員切替の都度発生 | 必要人員切替の都度発生 | 必要人員切替の都度発生 |
| 業務指示・ マネジメントコスト |
不要コスト削減
発注企業⇔BPO業者の責任者間で行う |
必要キャリア形成観点でのマネジメントも必要 | 必要 | 必要 |
| 労働時間 (時間外労働等)管理 |
不要コスト削減 | 必要 | 必要 | 必要36協定は派遣元会社に準ずる必要あり |
| 異動・退職リスク | なしコスト削減
人員体制の変更はBPO事業者で対応 |
あり引継コストが都度発生 | あり引継コストが都度発生 | あり引継コストが都度発生 |
| 業務の継続性 | 継続性あり（契約で定めた履行責任） | 異動・退職が無ければ継続性あり | 改正労働契約法に基づく無期転換ルールにより、パート・アルバイトのまま永続的な受入れは不可の場合あり | 労働者派遣法に基づく派遣期間制限により、人材派遣契約のまま永続的な受入れは不可 |
| 人件費コスト | 「業務委託一式」で契約するため、人件費としては発生しない | ・給与 ・賞与 ・法定福利費 ・福利厚生費 ・販管費 |
・給与（賞与） ・法定福利費 ・福利厚生費 ・販管費 |
給与＋ 派遣元会社へのマージン（法定福利費・福利厚生費・販管費見合い等） |
| 会計 | 変動費 | 固定費 | 固定費（長期雇用の場合） | 変動費 |
総務BPOサービス導入の流れ
STEP1
- まずはお気軽にご相談ください
- 「BPOについてもう少し詳しく聞きたい」「何をアウトソーシングしたら得策かわからない」など、お悩み段階でも構いません。
経験豊富な当社コンサルタントが、あらゆるご相談に応じます。
STEP2
- 業務の見える化（業務調査）
- 総務業務は「詳細は担当者しかわからない」という属人化に陥りがちです。そこで、業務調査で実態の見える化を行います。
当社調査員が詳細をヒアリングし、コア業務とノンコア（定型）業務に分類。今後の業務運営の最適解をご提案します。
STEP3
- 業務内容・範囲の決定
- 総務BPO（アウトソーシング）の対象とする業務内容・範囲を決定します。
STEP4
- 業務マニュアル作成
- 業務調査の結果に基づき、アウトソーシング化する業務手順を明確にしたマニュアルを作成します。
貴社のレビュー後、マニュアル内容を確定します。
STEP5
- 総務BPO（アウトソーシング）運営開始
- 業務委託契約を締結し、業務マニュアルに基づいたアウトソーシング運営を開始します。
さまざまな企業・業種の総務業務を受託してきた経験と実績に加え、パソナグループの人材活用ノウハウを生かした業務運営を実施。業務の状況は定期的に貴社へ報告し、さらなる効率化や改善提案も行います。
総務BPO（アウトソーシング）の料金
貴社のご要望やアウトソーシング化したい業務などを詳しくお伺いし、個別にお見積もりいたします。
ぜひお気軽にお問合せください。
総務BPOの導入事例
業種も規模も異なる企業さまが、総務BPOで"戦略総務"への一歩を踏み出しています。 導入前の課題と、導入後に生まれた成果をご紹介します。
JX金属株式会社 導入業務：総務コンシェルジュ・総合受付／メール室運営 ほか
課題
部署ごとに庶務担当が分かれ、総務機能が全社で統一されていなかった。各セクションで業務が属人化し、オフィスサービスの均一化が課題だった。
成果
定型業務から解放された各部署の担当がRPA導入など高度な業務へシフト。社内の口コミで利用が拡大し、"戦略総務"の好循環が生まれた。
カールツァイス株式会社 導入業務：社宅・社用車・駐車場管理／荷受け／名刺・備品手配
課題
総務を兼務する責任者に社内から相談が集中し、対応しきれない状況。人材派遣では異動のたびに再教育が発生し、非効率だった。
成果
業務の変動費化で固定費を圧縮しつつ、繁忙期はスポット勤務でカバー。社用車利用におけるアルコールチェック義務化などの法改正にも迅速に体制を構築した。
日立建機株式会社 導入業務：企業受付・代表電話／総務コンシェルジュ／ファシリティ管理
課題
少数体制でノンコア業務に追われ、戦略的なコア業務に時間を割けていなかった。受付予約もメールベースで煩雑だった。
成果
予約管理のアプリ化などで対応件数を削減し、コア業務に集中できる環境を実現。外部の知見を取り入れた業務改善提案も継続している。
パナソニック環境エンジニアリング株式会社 導入業務：経費処理BPO（経理・総務）
課題
各拠点の経理メンバーが日常業務に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けなかった。業務マニュアルの不備や引き継ぎの課題もあった。
成果
"ワンチーム"体制で業務を安定稼働させ、現場の負担を軽減。付加価値の高い業務に集中でき、経理部が社内表彰を受けるほどの成果につながった。
BPO導入で戦略総務を進めるお客様の声
総務BPOに教育・業務指示を任せられるので、戦略総務に必要な企画検討の時間が生まれた。
多数の総務を運営するパソナ日本総務部を通じて、他社の取組みや工夫を知ることができた。
総務BPO導入で業務手順がマニュアル化されたことで、業務改善のポイントが見える化した。
BPOは総務サービス専門会社でホスピタリティが高い。ユーザー従業員の満足度が向上した。
BPO導入で固定費（人件費）を変動費化でき、体制変更にも柔軟に対応できるようになった。
よくあるご質問
- BPO（アウトソーシング）を導入するメリットを教えてください。
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大きく3つのメリットがあります。
・総務業務が見える化する
BPOは予め定めたマニュアルに基づいて業務を進めるため、属人化やブラックボックス化が防止できます。
また業務の見える化でボトルネックが発見でき、業務改善や品質向上にも取り組めるようになります。
・マネジメントが楽になる
BPOは単一タスクではなく、一連の業務プロセス全体をアウトソーシング化します。
日々の指揮命令に加え進捗管理も任せられるため、マネジメントが楽になります。
・戦略総務に取り組めるようになる
繰り返し発生するルーティン業務をアウトソーシングすれば、社員に時間的な余裕が生まれます。
その時間を企画や検討、調整が必要な戦略総務的業務に充てられるようになります。
- 人材派遣とBPOの違いを教えてください。
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特に大きな違いは「業務の指揮命令」「労働時間管理」です。
＜業務の指揮命令＞
・人材派遣：受け入れ企業による詳細な指揮命令が必要
・BPO：すべてBPO会社に一任できる
＜労働時間管理＞
・人材派遣：時間外や長時間労働等、すべて受け入れ企業が管理する
・BPO：すべてBPO会社に一任できる
両者は関連法規も異なるため、貴社の組織体制や業務内容によって向き/不向きがあります。
詳しくはお気軽にお問合せください。
- BPOを導入するには、どれくらいの準備期間が必要ですか？
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まずは業務調査を行い、BPO化する業務内容や範囲を確定します。
その後、人員配置やインフラ整備など、BPO運営開始の準備期間が必要です。
そのため、おおむね3～6か月程度必要なケースが一般的です。
ただし、人材派遣や前BPO事業者からの切り替えなどで業務内容や範囲、業務ボリュームが明確な場合や、マニュアルが存在する場合などは準備期間が短くなる場合もございます。
貴社のご状況によって異なるため、詳しくはお気軽にお問い合わせください。
- 業務調査はどのように実施するのですか？
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まず業務調査の「対象業務・範囲」を取り決め、調査スケジュールを確定します。
その後、調査対象業務を行っている方々への説明を行ったうえで、当社の調査員が業務調査を実施します。
調査終了後、調査結果をレポートとして提出いたします。
業務調査についての詳細は「業務量調査・業務見える化サービス」をご確認ください。
- まずは「業務の見える化」からスタートしたいです。
BPO導入は未定ですが、業務調査だけでも依頼できますか？ -
はい、可能です。
調査結果のレポートをご確認の上、BPO化を進めるかご検討ください。
業務の見える化についての詳細は「業務量調査・業務見える化サービス」をご確認ください。
- 常駐型（オンサイト）と遠隔型（オフサイト）で対応できる、BPOの業務内容に違いはありますか？
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はい、違いがあります。
・常駐型（オンサイト）：対面での対応が求められる場合や、セキュリティなどの理由から貴社オフィス内での対応が必要な業務の場合
・遠隔型（オフサイト）：メールや電話、オンライン等の活用で完結できる業務の場合
BPO化する業務内容や処理フローによって、それぞれ向き/不向きがあります。
具体的には、事前の業務調査で詳細を確認したうえで、最適な業務実施体制をご提案します。
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