文書電子化ワンストップソリューション
そろそろオフィスの「ペーパーレス化」しませんか？
どこからでも重要書類や図面にアクセスできる仕事環境へ！
機密文書の運搬、スキャニング、記録媒体への保存、Web保管環境の構築、資料の検索、廃棄まで、貴社のドキュメントライフサイクルをワンストップで支援します。
紙の文書や書類について、こんな課題はありませんか？
- ・テレワークに備え、どこからでも簡単に紙ベースの資料や書類を閲覧したい
・紙書類の保管スペース削減で、オフィス有効活用を促進したい。保管倉庫の利用料を抑えたい
- ・紙文書保管のリスク（紛失、誤廃棄、浸水・火災被害など）へ対策をしたい
文書電子化サービスとは
テレワークの活用など働き方の変化に伴い、どんな場所にいてもオフィス出社時と同じように仕事可能な環境整備が重要になってきています。
パソナ日本総務部の「文書電子化ワンストップソリューション」は、さまざまな紙ベースの書類・図面などの電子化・保存作業に加え、かんたんにWebからアクセス可能な環境構築も支援するサービスです。
紙文書の電子化で、従来の保管スペースが削減できオフィスを有効活用できます。 また文書電子化は誤廃棄などの紛失や、浸水・火災などの災害リスク対策としても注目されています。
文書電子化業務フロー
文書電子化サービスの強み
高セキュリティ
・スキャニングは、当社のセキュリティエリア内で実施
・機密情報などは、カードリーダーによる入室管理、セキュリティカメラによる監視下で管理
高画質・多種対応
・専用の業務用スキャナーを使用し、高画質・高品質な電子化を実現
・クリップ・付箋付きの資料、稀少書類、名刺、大判写真までさまざまな資料の電子化が可能
Web保管システム業務フロー
Web保管システム（推奨オプションサービス）
当社が「文書電子化ワンストップソリューション」の推奨としている「Web保管システム」（クラウドサービス）です。電子化したPDFデータに検索用のキーワードを付けて登録することで、社外でもインターネットを通して検索して閲覧することができます。
Web保管システムの強み
高セキュリティ
・Web保管システムは、お客様ごとに専用のサーバー環境を構築
簡単操作・シンプル機能
・検索専用ビューの設定で、かんたん検索
・閲覧権限ルールも手軽に設定
・保管期限や担当者別管理メールの通知も簡単に設定
機能拡張性
・文書以外の管理対象（固定資産管理、IT資産管理など）を追加したい場合は、管理テーブルの追加拡張が可能（※オプション）
文書電子化サービスのメリット
オフィスの省スペース化
文書を電子化することで、従来必要だった紙の保管スペースが不要になります。オフィスを有効活用でき、経費削減にも貢献します。
スムーズな検索を実現「検索キー設定」
電子化したデータには、お客様のご要望に応じて、画像中の文字をテキストデータ化する「OCR文字認識処理（オプション）」が可能です。
さらに「PBS文書Web保管システム（オプション）」には、柔軟かつシンプルな「検索機能」があり容易に文書閲覧が可能です。誰もが簡単に必要なデータにアクセスできるため、業務効率の向上が期待できます。
高セキュリティ
電子化データを保管する「PBS文書Web保管システム（オプション）」は、お客様専用のクラウドサーバー上に構築します。 社外などの不正アクセスを防止するため、情報セキュリティ対策も万全です。
リスク・災害・BCP対策
重要な書類等を電子化・アーカイブ化しておくことで、災害など緊急事態時においても事業の継続・早期復旧を図ることが可能になります。
文書電子化サービスの導入事例
ブランド管理部門
・ブランド関連資料ほか（カラー白黒、A4～A1）
・3,113ページ
・OCR、ファイル名付与、DVD納品
施設管財部門
・建屋資料・報告書ほか（カラー白黒、A4～A1）
・8,893ページ
・ファイル名付与、DVD納品
開発・設計部門
・技術資料ほか（カラー、A4～A3）
・103,891ページ
・ファイル名付与、サーバーデータ納品
設計部門
・図面・技術資料ほか（白黒、A4～特大）
・1,487,179ページ
・Excel検索、DVD納品
文書電子化サービス ご利用の流れ
STEP1
- 書類のご提出
- お客様からスキャン対象書類を当社にご提出いただきます。
STEP2
- 前さばき作業
- 現物を確認し、当社で仕分け・ホチキス除去などの作業を行います。
STEP3
- チェック
- 当社保持の専用機によるスキャニング・画質チェック
STEP4
- 検索用キー項目設定
- システム検索用のキー項目を打ち合わせし、当社で設定作業を行います。
STEP5
- 納品媒体作成
- お客様ご希望のデータ納品形式をお伺いし、当社でDVD-Rなど媒体の作成やWeb保管システムへのアップロード作業などを行い納品します。
STEP6
- 書類返却
- スキャン済み書類は原則、貴社へ返却いたします。ただし返却不要の場合は、ご要望に応じて原稿溶解・外部倉庫での保管なども承ります。
文書電子化サービス 概算費用
| 項目 | ミニマム価格 | 初期価格／一時価格 | 月額価格 |
|---|---|---|---|
| スキャニング関連 | 3,000円 | A4モノクロ：8円／枚～ ※ホッチキス、クリップ、ファイル綴じなどがある場合は別途作業料金が発生します。 ※紙の種類、劣化状態により価格は変動します。 ※別途、文書の搬送費用がかかります。 |
－ |
| クラウドシステム利用費（オプション） | － | 400,000円～
・環境構築 ・初期データ登録 ・システム操作説明 |
55,000円～
・基本料金：20,000円 ・アプリケーション料：20,000円 ・5ユーザーライセンス：15,000円 ※ユーザーライセンス数により変動 |
よくあるご質問
文書電子化ワンストップソリューションに関するよくあるご質問です。
- どんな書類がスキャンできますか？
-
契約書・社内文書・図面・写真など、幅広くスキャニング可能です。
- スキャンできないものはありますか？
-
法律により罰せられるもの（紙幣・商品券等）、著作権侵害の恐れがあるもの（市販の書籍・新聞・映画等）、公序良俗に反するもの（わいせつ物の図面等）のスキャニングはお受けできません。
- ファイルに書類サイズ混在や、ホチキス、クリップ綴じなどもありますが対応できますか？
-
そのままの状態で対応可能です。
※別途オプション料金が発生いたします。
- 原稿にカラーとモノクロや、片面・両面原稿が混ざっていても対応できますか？
-
対応可能です。また、カラー原稿をモノクロに変換してスキャンすることも可能です。
- スキャニングの解像度は選べますか？
-
200dpi～600dpiの範囲内でお選びいただけます。
※解像度により価格が異なります。
- スキャン後に出力する画像ファイルの形式は選べますか？
-
PDF、TIFF、JPEGの3種類からお選びいただけます。
- 「Web保管システム」は、必ず使わなくてはいけませんか？
-
ご利用は、必須ではありません。
- 電子化データを、自社で利用中の「文書管理システム等」に、登録をお願いできますか？
-
お客様にて、ご登録をお願いいたします。
パソナ日本総務部推奨の「Web保管システム」（クラウドサービス）をご利用の場合は、データベースを登録し、契約アカウントと一緒に納品（引き渡し）となります
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