大手製造業 導入事例
オフィス移転・レイアウト変更の導入事例
【大手製造業】
事業場内施設の大規模リノベーション工事に伴い、『オフィス移転・レイアウト変更』サービスを導入。
プロジェクトマネジメント業務の代行で、社内外との各種調整・連携の負担が軽減されスムーズな工事が実現。
- 名称
- 大手製造業
- 導入先住所
- 神奈川県
- ホームページ
- ー
オフィス移転・レイアウト変更
パソナ日本総務部のオフィス移転・レイアウト変更サービスは、事務所引越しにかかわるタスクを丸ごと一括対応。
什器手配・設備工事など作業ごとに異なる専門会社様と、個々に調整・交渉する大量のタスクから解放されます。
事務所移転は計画～実施、コスト管理まで経験豊富なプロに任せるのが近道です。
今回、社員食堂・カフェの大規模リノベーション工事を実施された、大手製造業 開発拠点の総務ご担当者様に、 パソナ日本総務部の「オフィス移転・レイアウト変更」サービスによって得られたメリットや、リニューアル後の感想などをお聞きしました。
社員食堂・カフェの大規模リノベーション工事のきっかけ
当事業場の社員食堂は、いわゆる昔ながらの食堂といった雰囲気でした。私は1990年頃に入社しましたが、その当時から食堂の設えはほぼ同じでしたから、相当古めかしい食堂であったと言えます。
一方で、2017年頃 からのオフィス改革の取組みにより、執務エリアでは什器の入れ替えやレイアウトの更新などが進み、使い勝手などが良くなっていました。
ですから、執務エリアから食堂に行くと、一気に令和から昭和に変わるようなイメージでした。そこで従業員満足度向上の観点から、利用したくなるようなデザインや雰囲気の食堂を目指して、大規模なリノベーションを行う事に決定しました。
もちろん、今までまったく変化が無かった訳ではなく、床材の変更など修繕程度は実施していました。しかし全面的にデザインから変えるような取り組みは行っていなかったため、今回の工事は当事業場における大型のリニューアルプロジェクトとなりました。
リノベーション計画について
どのような空間を目指して、計画策定されたのでしょうか
まず目指したのは、「人が集まる心地よい空間」と「食事以外でも活用できる場所」です。
人が集まる心地よい空間になるよう、通常の座席に加え、窓の近くで四季折々の景色を楽しめるような席や、数人での会話がしやすいボックス席の新設などを検討しました。
さらに、食堂やカフェを利用する際に、よりリラックスできるように各所へ植物を配置する事も検討しました。
特にカフェにおいては、高音質オーディオで定評のある「Technics（テクニクス）」ブランドの音響機器を搭載した、植物プランターを設置することを考えました。スピーカー部分は見えないのに、どこからか鳥のさえずりや川のせせらぎなどの自然音が聞こえてくる
空間にすることで、利用者のリラックス効果がさらに高まるような環境を演出しました。
また、食事以外でも利用できる多目的スペースとして、会社の方針発表会などのイベントにも使用できるように計画しました。イベントの内容によっては、ある程度の面積が必要な場合もあるため、食堂エリアの一部をマルチに利用できるようなレイアウトを目指しました。
計画策定においては、見た目だけでなく実用性も重視しました。食堂利用者はもちろんですが、例えばイベント開催時に什器のレイアウト変更を行う協力会社 の方など、運営に携わる方々の視点や意見も取り入れ、必要な機能を備えたデザインになるよう工夫しました。
どのように計画を進められたのでしょうか
従業員にとって食堂は大切な場所です。より良い食堂運営を実現するために、以前から「食堂運営委員会」が設置されていました。この委員会は各事業会社の人事・総務部門代表者やスタッフ、労働組合幹部の方々に加え、食堂運営会社 などさまざまなメンバーで構成されています。
リノベーション計画はこの委員会と連携し、さまざまな検討を行いながら進めていきました。
また計画の進行には社内各所との調整だけでなく、新たなレイアウトや什器デザインを担うオフィス関連会社、工事施工会社など社外との綿密な連携も必要です。
そこで、従来から当社の総務業務代行をお願いしていた、パソナ日本総務部にPM（プロジェクトマネジメント）代行として、主に社外の関係者との連携や調整業務をお願いすることにしました。
パソナ日本総務部と綿密に連携し、仕様書策定とコンペを実施
その後、オフィス関連事業を展開されている4社にお声がけし、私たちが策定した仕様書をもとに、コンペ形式でデザインや金額などを含めた提案をして頂くことにしました。
コンペ開催に必要な要件をまとめた仕様書は、私たちとパソナ日本総務部で半年位の時間をかけ、さまざまな関係者の意見を取りまとめながら、詳細をすり合わせ完成させています。
コンペ開催の実務はパソナ日本総務部にお任せし、開催案内や日程調整、最終的には採用・不採用の連絡まで、あらゆる連絡・調整業務を対応頂きました。
またコンペにあたり工事施工会社から施設に関する質問が入った時などは、パソナ日本総務部から当社の施設担当者に詳細確認を行っていただき、その結果を直接パソナ日本総務部からフィードバックして頂くようにしました。
進行管理を任せられたことで、スムーズな工事が実現
工事を進める上でどのような苦労がありましたか？
工事実施においては、まず日程調整の苦労があります。平日は従業員が食堂を利用するため、工事ができません。構内は他にも食堂がありますが、今回リノベーション工事を行う食堂の規模が一番大きく、他の食堂だけですべてカバーするのは不可能です。
つまり食堂を封鎖して一斉に工事ができる状況ではなく、かつ完成を遅らせることもできませんでした。
そのため長期休暇を利用して、少しずつ床や壁、造作物などをリニューアルしていくことにしました。具体的には、従業員が長期間にわたり食堂を利用しない夏季休暇中に塗装工事を、秋の連休中に床工事を行うなどの、工期の延長を防ぐ工夫です。
これらの工事日程調整や工程の見直しは、パソナ日本総務部に行っていただきました。
関係各所への連絡業務も大変だったのではないでしょうか
社内への告知も、 パソナ日本総務部に一括で担当して頂きました。
例えば火災報知器は、工事を実施する何時から何時までは鳴らないようにするなどの停止申請が必要です。他にも工事関係者が事業場内に入るための、保安に対する日々多くの入門申請が発生します。
また、工事で発生する産業廃棄物を一時的にどこに置くかなど、情報共有が必要な事柄も膨大にありました。
また工事会社も内装施工だけでなく、設備工事、電気工事など複数の会社が関わっていましたが、この窓口もパソナ日本総務部に一括してお願いし、情報伝達の一元化を行いました。
当社とパソナ日本総務部、工事会社とパソナ日本総務部の定例会を各々週1回開催することで、私たちの意向をどのように工事に落とし込んでいくかを、安全面なども含め議論し進めて頂きました。
これら工事に関する事柄をワンストップで パソナ日本総務部にお任せできたことで、私たちは他の業務に集中することができました。
新たな食堂・カフェの運用開始にあたって
運用開始にあたり、社内告知はどのように行いましたか？
リニューアルの告知は、各事業会社の責任者が 集まる会議での共有や、社内共通のホームページへの掲載で実施しました。
また、カフェはリニューアルを機に場所を1階から3階に移動しましたが、もれなく伝わるよう現場にサイネージを設置して案内しました。カフェの移動によって、当初は利用者が減るのではないかと心配していましたが、予想に反して食堂で食事を済ませた後に利用する人が多く、安心しました。
リニューアル後の、利用者からの感想や反響いかがでしたか？
昭和のイメージが強く古い印象だった旧食堂と比べ、新食堂はスタイリッシュなデザインだと好評です。グリーンの配置や、木目調のテーブルなどもリラックス効果に貢献しているようで、さまざまな方から喜びのお声をいただいています。
今後、さらに取り組みたいことを教えてください
今回の食堂・カフェのリニューアルは完成形ではなく、これからも利用者の意見を聞きながら、必要に応じて変更を加えていくことが大切だと思います。
また、世の中の変化に合わせて、食堂のあり方も進化していく必要があります。他拠点の事例なども参考にしながら、好事例を積極的に取り入れていくことで、より良い食堂環境を作っていきたいと考えています。
※本事例に記載の情報は初掲載時（2024年6月）のものです。
