総務コンシェルジュBPOサービス（社内問い合わせ窓口）

社内から総務に寄せられる、さまざまな依頼や問い合わせの窓口を代行するのが「総務コンシェルジュBPO※サービス」です。

・総務部員が日々の問い合わせ対応に追われている
・五月雨式に依頼が入るため、優先順位付けが困難
・「人によって対応が異なる」という属人化を改善したい

このような総務運営に課題を持つお客様の、お悩みを解決するソリューションです。

※BPOとは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略称です。自社業務を外部の専門業者に継続的に委託する事で、アウトソーシングや業務委託とも言います。

こんなお悩みはありませんか？

総務コンシェルジュBPOの詳細・メリット

総務コンシェルジュBPOのメリット

問い合わせ対応はお任せ！社員が都度対応する手間と負担を削減

依頼対応の優先順位付けなど、業務マネジメントも丸ごと対応

マニュアルに沿った回答で、対応品質の標準化が図れる

総務コンシェルジュBPOの対応業務例

総務コンシェルジュBPOの業務例です。
他の総務業務との組み合わせや、例にはない業務についてもお気軽にご相談ください。

従業員サポート

・従業員からの各種問い合わせ窓口対応
・総務への業務依頼受付
・セキュリティカード管理、入館エラー対応
・新入社員オンボーディング（貸与物・設備・ルール説明）
・退職者からの備品返却対応

オフィス運営サポート

・郵便物・宅配便の受領、発送手配、配布
・備品・IT機器の貸出管理
・消耗品の在庫管理、発注、補充
・オフィス機器トラブル対応
・印刷代行
・機密文書の処理手配（引き取り、溶解業者手配）

オフィス環境管理

・ベンダー対応
・オフィス定期点検、ファシリティ管理
・設備トラブル対応
・室内環境保全（空調・照明など）
・共用スペース・設備の予約管理、利用案内
・社内掲示物の設置、更新
・イベントや研修の開催準備、後片付け

サービスの流れ

STEP1

まずはお気軽にご相談ください: 総務問い合わせ対応に関する現在の課題や、目指したい将来像などをお聞かせください。
お悩み段階で構いません。経験豊富な当社コンサルタントが、あらゆるご相談に応じます。

お問い合わせ

STEP2

業務の見える化（業務調査）: 問い合わせ内容や発生頻度、件数、対応方法などについて実務担当者様にヒアリングを行い現状を見える化します。
その上で今後の総務運営の最適解をご提案します。

業務量調査・業務見える化について詳しくはこちら

STEP3

業務内容・範囲の決定: 総務コンシェルジュBPOの対象とする業務内容・範囲を決定します。

STEP4

業務マニュアル作成: 業務調査の結果に基づき、業務手順や対応内容をを明確にしたマニュアルを作成します。
貴社のレビュー後、マニュアル内容を確定します。

STEP5

総務コンシェルジュBPO（アウトソーシング）運営開始: 業務委託契約を締結し、業務マニュアルに基づいたアウトソーシング運営を開始します。
さまざまな企業・業種の総務業務を受託してきた経験と実績に加え、パソナグループの人材活用ノウハウを生かした業務運営を実施。
業務の状況は定期的に貴社へ報告し、さらなる効率化や改善提案も行います。

総務コンシェルジュBPOの料金

貴社がアウトソーシング化を希望する対応範囲やボリューム、対応時間などを詳しくお伺いし、個別にお見積もりいたします。
また問い合わせ窓口と、総務や庶務など他の業務を組み合わせたお見積もりも可能です。
ぜひお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ

導入事例

パソナ日本総務部は大手企業を中心に、さまざまな業種の社内問い合わせ窓口を受託運営しています。
豊富な実績の中から、総務コンシェルジュと総合受付の組み合わせで効率化を実現した事例をご紹介します。

ＪＸ金属株式会社

総務コンシェルジュ・総合受付の業務委託をご導入。BPO導入により能動的な社内サービス提供が「戦略総務」を実現し、さらなる企業価値をもたらす好循環へ。

詳細はこちら

よくあるご質問

総務コンシェルジュBPO（社内問い合わせ窓口）を導入するメリットを教えてください。: 大きく3つのメリットがあります。

・都度対応が求められる「問い合わせ」から解放される
総務への問い合わせは、五月雨式に入ることが多く予測が難しいものです。
業務の中断を招きがちな問い合わせ対応をアウトソーシングすれば、本来業務に集中できる環境が整い、戦略総務に必要な企画検討の時間も生まれるようになります。

・優先順位が付き、生産性向上につながる
個々に問い合わせ対応をしている場合、組織としての優先順位付けがなされず「何だかいつも忙しい」という状況に陥りがちです。
総務コンシェルジュBPOは窓口を一元化するため「真の優先事項」を見極められ、生産性向上にもつながります。

・「人によって回答が異なる」という属人化が解消される
総務コンシェルジュBPOは、事前に定めたマニュアルに沿って対応するため「人によって回答が異なる」を防止できます。
マニュアル外の問い合わせの場合は、当社サイトリーダーが貴社に判断を仰ぐことで適切に対応します。

人材派遣とBPOの違いを教えてください。: 特に大きな違いは「業務の指揮命令」「労働時間管理」です。

＜業務の指揮命令＞
・人材派遣：受け入れ企業による詳細な指揮命令が必要
・BPO：すべてBPO会社に一任できる

＜労働時間管理＞
・人材派遣：時間外や長時間労働等、すべて受け入れ企業が管理する
・BPO：すべてBPO会社に一任できる

両者は関連法規も異なるため、貴社の組織体制や業務内容によって向き/不向きがあります。
詳しくはお気軽にお問い合わせください。

総務コンシェルジュBPOを導入するには、どれくらいの準備期間が必要ですか？: まずは業務調査を行い、現在の問い合わせ対応状況を可視化のうえマニュアル化します。
その後、人員配置やインフラ整備など、BPO運営開始の準備期間が必要です。
そのため、おおむね3～6か月程度必要なケースが一般的です。

ただし、人材派遣や前BPO事業者からの切り替えなどで対応ボリュームが明確な場合や、マニュアルが存在する場合などは準備期間が短くなる場合もございます。
貴社のご状況によって異なるため、詳しくはお気軽にお問い合わせください。