企業受付BPOサービス

パソナ日本総務部の「企業受付BPO※サービス」は、企業の顔である総合受付を運営代行するアウトソーシングサービスです。

・どうしても有人受付の設置が必要
・繁閑差の大きい受付に自社リソースを割くのは困難
・受付スタッフの募集・採用コストが負担
・人材派遣を利用中だが、業務指示や欠勤対応に苦労している

このような受付運営に課題を持つお客様の、お悩みを解決するソリューションです。

※BPOとは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略称です。自社業務を外部の専門業者に継続的に委託する事で、アウトソーシングや業務委託とも言います。

こんなお悩みはありませんか？

企業受付BPOの詳細・メリット

企業受付BPOのメリット

独自の教育プログラムと応対マニュアル化で、受付対応の品質向上

受付＋総務事務の組み合わせで、待機時間の効率化が図れる

バックアップ人員により、業務に支障が出ない運営体制が実現

企業受付BPOの対応業務例

企業受付BPOの業務例です。
総務など他業務との組み合わせや、例にはない業務もお気軽にご相談ください。

来訪者受付

・来訪者情報の管理
・ご用件・アポイントの確認、社員取り次ぎ
・来訪者用ゲストカード貸し出し
・館内案内
・受付スペースの美観維持

会議室・応接室管理

・予約スケジュール管理
・応接室へのご案内
・呈茶対応
・後片付け、美観維持

総務・庶務業務

・代表電話対応
・備品・機材貸し出し
・消耗品の在庫管理、補充
・臨時社員証貸し出し
・宅配便・取得物の受付、受け渡し

サービスの流れ

STEP1

まずはお気軽にご相談ください: 受付における現在の課題や、目指したい将来像などをお聞かせください。
経験豊富な当社コンサルタントが、あらゆるご相談に応じます。

STEP2

業務の見える化（業務調査）: 来客の発生頻度や件数、応対手順などについて実務担当者様にヒアリングを行い現状を見える化します。繁閑差などを考慮し、今後の受付運営の最適解をご提案します。

業務量調査・業務見える化について詳しくはこちら

STEP3

業務内容・範囲の決定: 企業受付BPO（アウトソーシング）の対象とする業務内容・範囲を決定します。

STEP4

業務マニュアル作成: 業務調査の結果に基づき、業務手順を明確にしたマニュアルを作成します。
貴社のレビュー後、マニュアル内容を確定します。

STEP5

企業受付BPO（アウトソーシング）運営開始: 業務委託契約を締結し、業務マニュアルに基づいたアウトソーシング運営を開始します。
さまざまな企業・業種の受付業務を受託してきた経験と実績に加え、パソナグループの人材活用ノウハウを生かした業務運営を実施。
業務の状況は定期的に貴社へ報告し、さらなる効率化や改善提案も行います。

企業受付BPOの料金

受付の席数や管理対象の会議室数、対応曜日・時間帯、英語対応の有無などを詳しくお伺いし、個別にお見積もりいたします。
また受付と、総務や庶務など他の業務を組み合わせたお見積もりも可能です。
ぜひお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ

導入事例

パソナ日本総務部は大手企業を中心に、さまざまな業種の企業受付を受託運営しています。
豊富な実績の中から、総合受付と総務事務の組み合わせで効率化を実現した事例をご紹介します。

ＪＸ金属株式会社

総務コンシェルジュ・総合受付の業務委託をご導入。BPO導入により能動的な社内サービス提供が「戦略総務」を実現し、さらなる企業価値をもたらす好循環へ。

詳細はこちら

よくあるご質問

企業受付にBPO（アウトソーシング）を導入するメリットを教えてください。: 大きく3つのメリットがあります。

・受付の応対品質が向上する
パソナ日本総務部では、受付スタッフの採用面接時に業務適性を見極めています。
また就業前には、受付のプロとして従事するための教育研修を実施しています。
・受付研修（接遇・敬語・受付対応ロールプレイング）
・BPO基礎研修（マインドセット・マナー）
さらに受付業務のマニュアル化で、応対品質レベルの維持を図っています。

・マネジメントが楽になる
受付担当者が欠勤した場合、急遽その穴埋めを総務などの社員様が対応せざるを得ないケースが多くあります。
企業受付BPOであれば当社のメンバーがフォローし、受付運営に支障が出ないよう対応するため、マネジメントが楽になります。

・効率アップが実現する
総合受付では時間帯により来客数が少ない場合があり、待機時間が生じがちです。
企業受付BPOサービスなら、手すきの時間帯に総務・庶務などの事務作業の組み合わせが可能です。さらに日ごとの業務配分や指揮命令も当社の受付リーダーに任せられるため、効率化が図れます。

人材派遣とBPOの違いを教えてください。: 特に大きな違いは「業務の指揮命令」「労働時間管理」です。

＜業務の指揮命令＞
・人材派遣：受け入れ企業による詳細な指揮命令が必要
・BPO：すべてBPO会社に一任できる

＜労働時間管理＞
・人材派遣：時間外や長時間労働等、すべて受け入れ企業が管理する
・BPO：すべてBPO会社に一任できる

両者は関連法規も異なるため、貴社の組織体制や業務内容によって向き/不向きがあります。
詳しくはお気軽にお問い合わせください。

企業受付BPOを導入するには、どれくらいの準備期間が必要ですか？: まずは業務調査を行い、BPO化する業務内容や範囲を確定します。
その後、人員配置やインフラ整備など、BPO運営開始の準備期間が必要です。
そのため、おおむね3～6か月程度必要なケースが一般的です。

ただし、人材派遣や前BPO事業者からの切り替えなどで業務内容・範囲が明確な場合は、準備期間が短くなる場合もございます。
貴社のご状況によって異なるため、詳しくはお気軽にお問い合わせください。