総務が目標設定をするメリット

まず、総務の業務に目標設定を行うことで、どのようなメリットが得られるかを見ていきましょう。

従業員のモチベーション向上

総務の業務にはルーティン作業も多く含まれるため、その業務に従事する従業員のモチベーションが上がりにくいこともあるかもしれません。そこで、定期的に目標を定めて業務に取り組めば、マンネリ化防止の効果が期待できるでしょう。目標の達成度合いを人事評価に反映すれば、従業員のやる気向上にもつながります。

さらに、明確な目標設定があれば、部下からの進捗報告や上司からの達成度合いのヒアリングなどを通じて、コミュニケーションの機会が増える事にもなるでしょう。
短時間であっても日ごろから会話を重ねることで、従業員の健康やメンタルヘルスの状態を把握する機会にもなると考えられます。

会社経費の無駄を削減できる

総務の仕事のひとつに、オフィス設備や消耗品の維持管理があります。それらの数量削減やコストダウンを総務の目標として設定すれば、会社全体の経費削減に直結します。例えば、オフィスの光熱費や各部門で使用する文具の数量を最適化するなどはその一部です。
多くの従業員が日々のオペレーションで何気なく消費しているモノを見直すことで、会社全体における無駄の削減につながります。

会社全体の課題解決につながる

総務の仕事は社内の広範囲に及ぶため、総務が解決すべき課題は会社全体に影響する内容であることもあるでしょう。例えば総務が、オフィス環境や施設の利用ルールに対する従業員からの不満解消を目標にすえ、新たなルールづくりを行う事で不満が解消されれば、それは会社全体の課題解決に貢献したことになります。

また、総務部による目標達成のプロセスにおいて、従業員が日々業務を行うにあたり困っていることなどが表面化するという側面もあります。
従業員からは直接、上司や役員に対して仕事への不満を伝えにくいものです。そこで、組織横断的な立場である総務が課題を吸い上げて解決していくことで、間接的に従業員の声に応えることにつながるでしょう。

総務が目標にすべき指標4選

ここでは、一般的な総務の目標として考えられる指標を4つご紹介します。

経費の削減

目標の種類には、数値化できない「定性目標」と数値で表すことができる「定量目標」があります。

総務部の定量目標として代表的なものが、経費の削減です。
消耗品費を例に挙げると、各部署がバラバラで購入していた備品を一元化して法人価格で購入する仕組みを取り入れるだけで、現状よりも大幅にコストダウンできます。ただし、経費削減を優先するあまり利便性が損なわれるような場合は、従業員の不満を引き起こす恐れがあるため注意が必要です。

業務の効率化による残業時間削減

どの部署においても、残業時間の削減を目標に掲げることはよくありますが、この達成には業務の効率化が必要です。そこで総務が、業務効率化につながる仕組みやシステム導入を目標にすれば、会社全体の課題解決に貢献できるでしょう。

例えば、書類のペーパーレス化はそのひとつです。紙の書類の場合、プリントアウトや書類の受け渡し、郵送、保管作業などのさまざまなタイミングで作業にかかる工数が生じます。しかし、ペーパーレス化の必要性を感じていても、一部の部門だけがペーパーレスを推進するのは難しいものです。
そこで総務が主導して全社に対し、紙を電子化しクラウド上で運用するような仕組みを導入することを目標にすれば、全社的に業務効率化がはかれるでしょう。
また、業務の負荷低減のために総務が率先してアウトソーシングを導入し、業務効率化をはかることも有効です。アウトソーシングすることにより残業時間低減にもつながります。

福利厚生の見直し

定期的な福利厚生の見直しは、総務の定性目標のひとつに挙げられます。
例えば、リモートワークの環境整備や、カフェスペースなど社内でリフレッシュできる場所を設置するなどが考えられます。まずは従業員との対話を重ねて福利厚生に対する本当のニーズを探っていきましょう。

従業員からよくある質問や相談事項をまとめる

総務では従業員からの問い合わせを受けることが多くあります。従業員から総務に寄せられる問い合わせ件数の減少は、定量目標として設定しやすい数値です。過去に問い合わせのあった内容や、よくある質問とその回答をまとめて記録しておくことで、同じ疑問を持った従業員が自らスムーズに解決できるようになります。これらのデータを蓄積し、従業員専用のポータルサイトなどを活用して情報を共有していくことで、従業員から総務への問い合わせ件数の減少を目指せます。

総務の目標設定の具体例

【目標設定の具体例】

●経費の削減
→会社全体の経費削減：〇%達成

●業務の効率化と残業時間の削減
→残業時間：総務部の〇%減少

●福利厚生の見直し
→既存の福利厚生：〇件改善
→新たな福利厚生：〇件実現

●従業員からのよくある質問や相談への対応
→悩み解決のためのアンケート：〇カ月に1度実施
→他部署からの問い合わせ件数：〇件以下

総務が設定した目標を達成するための取り組み

目標を達成するには、実現可能性が見込まれる適切な目標を設定することと、その目標達成に向けて取り組みを着実に進めることが重要です。ここでは、総務の目標を達成するためにおすすめの取り組みを2つご紹介します。

目標管理設定のプロセスをたどる

目標達成に向けた取り組みの経緯をたどっていくことで、社内の問題解決をはかれます。具体的な管理プロセスは以下の通りです。

1.問題の洗い出し
目標設定の第一歩は現状把握です。経費削減や業務効率化は目標として掲げられやすい取り組みですが、ただ単に経費圧縮や時間短縮を掲げるだけでは問題の本質を解消できるとは限りません。
まずは総務が把握していて、かつ総務が主導して解決すべき会社全体問題点をすべてリスト化してみましょう。

2.改善策の打ち出し
洗い出した問題に対して、具体的にどんな取り組みを行うかを考えます。しかし、現状とあまりにもギャップのある改善策を打ち出しても、従業員に過剰な負荷がかかり実行に至らない場合があります。ある程度取り組めば達成できそうな目標であれば、目標達成が成功体験となり改善策の定着にもつながるでしょう。

3.改善策の実施
ようやく改善策を実施する段階です。取組みの進捗状況は、週や月単位で確認していきましょう。
想定通りの進捗でない場合は、滞っている理由を確認し適宜取り組み内容を修正していくことも大切です。

4.結果の測定
実施期間として決めておいた時点で数値を集計し、目標と現実のギャップを可視化します。何が良かったから目標達成できたのか、どんな問題が解消できていないのかといった反省点を挙げます。

5.反省点を次に活かす
目標達成に至らなかったからといって、すぐ別の改善策に乗り換えることは得策ではありません。取り組み結果から読み取った反省点を今後に活かします。

アウトソーシングを活用する

総務の業務をアウトソーシングすることも、目標達成を実現する方法のひとつです。
総務は会社の売上創出には直結しない部門ですが、組織全体を日々スムーズに運営するために欠かせない存在です。多岐にわたる総務業務のうち、日常的に発生するルーティン業務を外部委託すれば、総務部のメンバーは目標の達成に貢献できるような新たな業務や、より戦略的な業務に専念できるようになります。

また総務の業務は、世の中の動きに臨機応変に対応するスキルが求められます。総務のプロフェッショナルにアウトソーシングすれば、業務品質の向上を効率的にはかれると共に他企業における好事例などを知るチャンスも生まれます。社内のメンバーだけで取り組みを進めるよりも、スムーズに目標達成へ近づくこともできるでしょう。

まとめ

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