フリーアドレスはなぜ失敗する？成功するための4つのポイント
フリーアドレスはなぜ失敗する？成功するための4つのポイント
さまざまなアプローチで働き方改革が行われている昨今、オフィスの座席を自由化するフリーアドレスが注目を集めています。部署や職種の壁を越えたつながりが生まれ、生産性向上も期待できる施策ですが、運用方法を誤ると失敗しやすいという難点もあります。 今回は「なぜフリーアドレスが失敗するのか？」という理由を検証しつつ、成功に導くためのポイントをご紹介します。
フリーアドレスが失敗する理由6つ
フリーアドレスは就業環境を改善し、組織の風通しを良くするなどメリットも多い施策ですが、やみくもに導入を進めると失敗に終わることもあります。せっかくフリーアドレス化を実施しても、うまくいかず制度自体を廃止せざるを得なくなることもあるようです。
ここでは、フリーアドレスが失敗する理由についてご紹介します。
どこでも働ける環境が整っていない
フリーアドレスの最大の特徴は「席を固定せずにどこでも働ける」というものです。しかし、例えばペーパーレス化がされておらず、業務に必要な資料や決裁書類などが紙面のみで保管されている場合は、わざわざ席から移動して書類を探すという手間と労力がかかってしまいます。
これにより、フリーアドレス化されていても自由に席を選べず、結局は資料保管スペース付近の席を選ばざるを得ないという状況が生まれてしまいます。これは結果として、「どこでも働ける」とはいえない状況だと言えます。
フリーアドレスを導入するのであれば、社内のどの席にいても不便さを感じず、快適かつスムーズに働けるような、書類の電子化やツールの導入など周辺環境の整備も必要不可欠だと言えます。
上司とのコミュニケーション不足により人材育成が進まない
フリーアドレス制度が失敗に終わる大きな理由に、座席が離れることで部下と上司の連携が不十分となり、人材育成が進まないといった問題があります。業務の指示や仕事への取り組み方など、固定席なら容易に把握できた部下の状況が「誰がどこに居るのかわからない」ことで見えにくくなりがちです。
さらに上司と部下が離れた場所で仕事を進めることにより、相談や質問の機会が減ることで学習機会が減少するなどの問題が生じることもあります。
フリーアドレス導入の際には今一度社内における連絡手段やシステムを見直し、対面でのコミュニケーションだけに依存しない仕組みづくりを行いましょう。
フリーアドレス導入後も席が固定されてしまう
ほかにもフリーアドレス導入後に生じやすい問題として「座席が結局固定されてしまい、従来の環境との違いがなくなる」といったことがあります。業務上の都合を優先していつも同じメンバーが固まって座ってしまうことや、お気に入りの座席を取り合う、または上司に忖度して希望の席を譲るなどの問題が発生し、フリーアドレスのメリットが十分に感じられず結局廃止されることも少なくありません。
フリーアドレスのもつ「部署や職位の垣根を越えたコミュニケーション機会の創出」「新たなアイデアが生まれる機会の増加」といったメリットを生かすためにも、座席の固定化をルール整備で回避できるよう事前に検討しておくことをおすすめします。
周囲の環境による集中力の低下
コミュニケーションの増進に役立つフリーアドレスですが、時には個々人の集中力を削ぐ要因となる場合があります。
例えば営業担当者とエンジニアが同席した場合「営業担当者が電話対応するそばで、エンジニアが作業を進める」といった状況になり、集中できず逆に生産性低下の要因となることも考えられます。そのためフリーアドレスの座席で行う業務をある程度制限し、打ち合わせや電話などを行うためのスペース確保や、個人でタスクに没頭するためのブースなどを設置するなどの取り組みが必要です。
目的がはっきりしないまま導入してしまう
加えて、単に「最近のはやりだから」と目的をもたずにフリーアドレス制を導入すると、その必要性や妥当性が従業員に理解されず、前述のような座席の固定化・集中力の低下といった失敗につながる可能性があります。
フリーアドレスはあくまでも「業務にメリットをもたらす手段」として運用するものであり、明確な目的なしに導入すると現場の混乱を招きます。そのため、「なぜフリーアドレスを導入したのか」「何のために座席を自由化するのか」といった導入理由や目的を事前に明確化し周知することが重要です。
メリハリのないレイアウトになっている
オフィス全体のレイアウトにメリハリがなく単調だと、どの席に座っても新鮮さを感じられず、席を変えて仕事をする意欲や新しい気付きやアイデアが生まれるなどのメリットが薄れてしまいます。
従業員が席を変更しながら働くことへの価値や重要性などを見出せるようにするためにも、場所によってオフィス家具や什器のデザインや配置を変えるなど、メリハリのあるレイアウトにすることが大切です。
フリーアドレスを成功に導くための4つのポイント
フリーアドレスの導入が失敗してしまう理由を、よくある例とともにお伝えしてきました。ここでは前述したような失敗を防ぎ、フリーアドレスを定着化させるためのポイントをご紹介します。
フリーアドレスの運用ルールを作成する
フリーアドレスの導入においてまず重要となるのが、運用ルールに関する取り決めです。
「座席スペースには私物を置かない」「自分の物品は個人ロッカーで管理する」「終業時には利用した座席周りを整頓する」といった利用ルールを細かく定めることで、環境の悪化や座席の固定化などの諸問題をある程度防止できます。
さらに、フリーアドレス化に伴い「宛先指定の社内チャットには必ずレスポンスをする」「連絡用のツールを活用する」などのルールも整備しておき、環境が変化してもコミュニケーションが密にとれる仕組みづくりを行うことも有効です。
自社の業種や業態・部門がフリーアドレスに向いているか検討する
フリーアドレスは有用な制度であるものの、業種や業態、仕事内容によっては不向きなケースもあります。そのため、事前に自社がフリーアドレス導入に向いているかどうかを見極めることも重要なポイントです。
例えば個人情報や機密情報を取り扱う業務の場合、情報セキュリティの観点からフリーアドレス化が大きなリスクとなることが考えられます。フリーアドレスの導入時には画一的に行うのではなく、比較的相性が良いと考えられる部署から段階的に進めていくと良いでしょう。
在席率などの調査からレイアウト変更を行う
フリーアドレスの導入に際してチェックしておきたい指標のひとつに、日中オフィスで働く従業員の比率を表した「在席率」があります。
フリーアドレスの導入時には在席率に応じたオフィスレイアウトの変更が必要となり、例えば日中の在席率が50％程度であれば最大席数を全従業員の7～8割程度に抑え、空いたスペースを別の用途に生かすようなアプローチが有効です。
従来の「全員出社・全員着席」というスタイルはフリーアドレスとは相性が悪く、勤務形態が従来同様のオフィスに導入すると現場に混乱をもたらす一因となります。あくまでもリモートワークなどを基本としつつ、必要に応じて出社するスタイルの場合に導入するのが理想的でしょう。
フリーアドレスを導入したものの、予想以上に出社する人数が多く席が足りないという事態を防ぐためにも、事前に従業員の在席率を調査して十分な席を用意することが大切です。
個室・半個室など集中できる場所を用意する
フリーアドレス化に伴いオフィスレイアウトを変更すると、空きが出たスペースをほかの用途に活用できるというメリットも生じます。この際、個室のように周囲から独立した集中スペースや、簡単な打ち合わせや電話、休憩などに利用できるラウンジスペースを導入すると良いでしょう。
フリーアドレスにおいてしばしば問題となるのが「異なるスタイルで仕事をする従業員との同席」です。
部署間の区分けなどが存在しなくなる分、働き方や仕事内容が異なる人々がひとつのフロアに入り混じることが従業員のストレスを生む原因にもつながります。仕事のスタイルにあわせてオフィス空間を区分けするようにレイアウトを検討し、用途に合わせて好きな場所を選べるような環境づくりを心がけることが成功のポイントです。
フリーアドレスに向いていない職種
フリーアドレスにはさまざまなメリットがありますが、すべての職種に向いているわけではありません。下記のような職種では、フリーアドレスを採用せずに個人のデスクを用意するほうが良いでしょう。
個人の書類・道具を必要とする職種
業務の遂行にあたり個人の書類や道具を必要とする職種は、フリーアドレスにはあまり向いていません。フリーアドレスは固定の席をもたないため、個人の書類や道具を収納しておくためのスペースを設けていないのが一般的です。
常日頃から頻繁に利用する書類があるなどの場合、専用のロッカーを用意するための費用がかかるだけでなく、書類を参照するたびに席を立たなければならないので仕事の効率が低下するおそれがあります。
特殊なシステムを操作する職種
特殊なシステムを操作する職種ではフリーアドレスの導入が難しい可能性があります。特定の環境や端末からしかログインや利用ができず、席を固定しなければならないためです。
フリーアドレスの導入を検討する前に、席を固定しなければならないシステムがないかどうか確認しておきましょう。
高いセキュリティレベルを求められる職種
機密情報や社内外の個人情報を取り扱うなどの高いセキュリティレベルを求められる職種も、フリーアドレスには不向きです。
フリーアドレスは社内の従業員が自由に席を移動して仕事を行う仕組みであり、その日によって異なる部署の人とコミュニケーションをとりながら仕事をすることが多々あります。そのため、同じ社内のメンバーであっても見せるべきではない情報を、悪意はなくとも開示してしまう恐れがあるため、情報セキュリティの面で問題が生じやすくなるといえます。
フリーアドレス導入に専門業者を活用するメリット
フリーアドレスの導入メリットは大きいものの、従来とは異なる就業環境となるため入念な計画や仕組みづくりが求められると言えます。 しかし、通常の業務と並行してルールの制定やレイアウトの検討などを進めることは容易ではありません。そこでおすすめなのが、オフィスレイアウトに精通した専門業者の利用です。
専門的な見地からレイアウトの提案をしてくれる
フリーアドレスの導入時には、オフィスの大幅なレイアウト変更や最適化のための環境整備を行う必要があります。
オフィスレイアウト変更などの経験豊富な専門業者を利用すると、専門的な見地からのアイデアやデザインの提案などを受けとれます。加えて、自社にない経験や意見を取り入れながら適切なレイアウトを検討できるメリットがあります。
フリーアドレスに適した部署などの事例共有をしてくれる
多くのオフィスデザインに関わってきた実績のある専門業者は、フリーアドレスの成功事例や向き不向きなども把握したうえで各企業に合ったレイアウトを提案してくれます。
業務内容や組織体制といったデータを参考に、「どの部署がフリーアドレスに適しているか」「同様の規模感の企業がどうフリーアドレス化に成功しているか」といった例や、効率的な運用を実現するツールなどを提示してくれることもメリットといえるでしょう。
まとめ
今回はフリーアドレスの導入における「失敗」を見つつ、上手に運用するためのポイントなどをご紹介しました。従来の日本企業ではほとんど見られなかった取り組みとなるため、最初は混乱が生じることも考えられますが、適切にフリーアドレスを取り入れることで従業員のモチベーション向上や生産性向上といったさまざまなメリットを引き出すことができるでしょう。
パソナ日本総務部では「オフィス移転・レイアウト変更」にまつわる諸作業をまとめて代行するBPOサービスも提供しています。レイアウト設計から工事に至るまでワンストップで対応しており、またオフィスのフリーアドレス化にまつわる各作業に加え、手軽なフリーアドレス管理システムや紙の書類をデジタル化しクラウド検索するシステム導入なども請け負うサービスです。この機会にぜひお問い合わせください。
