ワークフロー管理とは

ワークフロー管理とは、社内業務のうち手順が決まっている業務をデジタル技術によって管理・実行し、生産性の向上や業務効率化を実現するための手法です。
ワークフロー管理を行う際は、社内業務で使われる書類やデータ、担当者の業務フローを洗い出した上で、業務フローをシステムに落とし込むための「定型化」を行います。
対象となる業務は注文書や請求書作成のような日常業務の他にも、異なる部門と連携しながら進める業務などさまざまです。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務の手順（フロー）を図式化したものです。
例えば、企業や組織では重要度の高い書類や予算関係の書類、取引先に提出する見積書や契約書の発行にあたって、上長の承認や決裁を必要とするケースが多くあります。このような組織内における「書類の作成→上長への申請→上長の承認（決裁）」という一連の業務手順を、ワークフローと呼びます。

ワークフロー管理システムとは

ワークフロー管理システムとは、ワークフロー管理を行うためのITツールを指しています。代表的な例として、電子決済システムや電子稟議システムなどが挙げられます。このようなシステム全般を指して、「ワークフロー管理」と呼ぶ場合もあります。
Microsoft社のエクセルをはじめとした表計算ソフトでも、ごく簡単なワークフローを作成することは可能です。しかし、複雑性な内容の申請や承認・決裁ルートの設定はできません。

ワークフロー管理システムなら、部門ごと・部署ごと・個人ごとに個別の決裁ルートを設定するなど、複雑な条件をもったワークフローも作成できます。
加えて、申請済みの書類や稟議書をデータ化してシステム上に保存できるため、出張時などでオフィスにいないときでも手持ちのデバイス上で申請・承認・決裁が可能です。

ワークフロー管理システムのメリット

業務進捗の見える化

ワークフロー管理システムには、業務進捗を見える化できるというメリットがあります。

例えば社員Aが見積書の提出申請を行うとき、従来の紙ベースの申請では、決裁や回議がどこまで回っているのかは、決裁を担当する上長に直接確認しなければわかりません。
そこでワークフロー管理システム上で見積書の提出申請を行うと、申請の内容をいつでも確認できるだけでなく、承認ルートが一覧で表示され、現在どこまで決裁が回っているのかをひと目で把握できます。

このように業務進捗を見える化できるため、確実かつスムーズに業務を進められます。

ペーパーレス化が進む

近年では、資源の有効活用や環境保護の観点から、紙の削減が世界的な関心事となっています。
企業にも紙の削減が求められるようになり、1枚の用紙に複数ページの資料を印刷したり、タブレットや電子ホワイトボードを使った会議が行われたりと、さまざまなペーパーレス施策が取り入れられています。

このような流れのなかで、ワークフロー管理システムの導入も、ペーパーレス化に大きく貢献します。従来は紙で作成していた発注書や請求書、契約書などの書類をデータ化するため、紙の削減と印刷コストの削減を両立できます。

仕事が属人的でなくなる

ワークフロー管理システムの導入によって、誰がどのような業務に携わっているのかを可視化できるようになるため、仕事の属人化を解消しやすくなります。
社内の業務フローが可視化されていないと、誰がどのような業務を行っているのかを把握しにくくなります。このことにより特定の従業員に負担が偏ったり、担当者が出張や休暇などで不在になると、業務が長期間にわたってストップしたりする可能性があります。

ワークフロー管理システムはシステム上で担当者の割り振りが明示されているため、特定の従業員の負担が膨らんでいれば、直ちにほかの従業員がフォローすることもできます。また、担当者が不在のときでも、代替のフォロー体制を整えられます。

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ワークフロー管理の適用業務例

出退勤管理

従来のアナログな出退勤管理では、手書きで出勤簿を記録したりタイムカードを読み取り機に通して記録したりする方法が一般的でした。そのため、給与計算の担当者は従業員一人ひとりの労働時間を整理し、給与計算を行わなければなりませんでした。
ワークフロー管理に出退勤管理を適用すると、システム上で出退勤登録が可能になり、各従業員の労働時間や給与計算を自動的に行えるようになります。
事前に設定した勤務条件に応じた細かい計算もできるため、担当者の負担を軽減できます。

経費管理業務

経費管理業務では、出張旅費や交通費、物品購入費など、経費精算に関わる業務をまとめてワークフロー管理に適用できます。
従来は所定の書類に購入した物品の金額や、利用した交通機関の詳細などを記入して領収書を貼り付け、上長の承認を受ける必要がありました。

しかしワークフロー管理を導入すれば、システム上で必要な情報を一括で入力し、領収書もスマートフォンで撮影した画像をアップロードするなどの形で簡単に申請できます。システム上で科目ごとの経費を一括管理できるため、経理担当者の負担も軽減できます。

人事考課業務

人事考課業務も、ワークフローを適用できる業務のひとつです。アナログで行う人事考課は、社内で決められた人事評価制度にのっとり従業員一人ひとりの評価作業を紙で行い、評価が記入された書類は厳重に保管する必要がありました。

ワークフロー管理を導入すれば、システム上で評価対象となる従業員の評価を入力・保存でき、閲覧や入力の権限設定を行う事もできます。また、評価に使用した書類の保管スペースも不要になります。

販売管理

注文書や注文請書の作成・請求書の発行など、販売管理もワークフロー管理に適しています。取引先からの注文状況や請求書の発行管理などをシステム上で行えるため、業務効率化を実現できるだけでなく、対応もれなどのヒューマンエラーの削減も期待できます。

また、数百・数千の取引先に対して紙で注文書や請求書を発行すると、膨大な用紙コストや印刷コスト、郵送費がかかりますが、システム化することでこれらのコスト削減にもつながります。

稟議

取引先と新たに契約を結ぶなど、稟議書で社内に決裁を仰ぐ場合にもワークフロー管理が役立ちます。
これまでは稟議書を紙で作成し、関係部署や上長から承認を得る必要がありましたが、ワークフロー管理を導入すれば申請者はシステム上で稟議を申請できます。回議・決裁側もシステム上で決裁を行えるため、双方にとって業務効率化を実現できるでしょう。

まとめ

手順が決まっている業務をワークフロー管理によって自動化することは、業務効率化やペーパーレス化の促進、属人化の解消などにつながります。これまで紙で運用していた書類をすべてデータ化できるため、社内におけるデータの透明性が高まり、検索性も向上します。

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