総務事務・庶務BPOサービス

総務部で日々発生する、さまざまな事務処理をを代行するのが「総務事務・庶務BPO※サービス」です。

・各社員が独自のやり方で仕事をしていて効率がよくない
・業務手順を可視化し、業務品質レベルを均一にしたい
・教育指導や時間管理などのマネジメント負担を減らしたい
・各支店業務を本社集約することになったが、工数増に対応できない

このような総務事務に課題を持つお客様の、お悩みを解決するソリューションです。

※BPOとは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略称です。自社業務を外部の専門業者に継続的に委託する事で、アウトソーシングや業務委託とも言います。

こんなお悩みはありませんか？

総務事務・庶務BPOの詳細・メリット

総務事務・庶務BPOのメリット

事前の業務調査で処理手順を最適化するため、業務効率アップ

マニュアルに沿った業務処理の徹底で、業務品質が維持できる

教育指導や時間管理、業務の優先順位付けなどマネジメントもお任せ

総務事務・庶務BPOの対応業務例

総務事務・庶務BPOの業務例です。
例にはない業務や、総務コンシェルジュなど他業務との組み合わせについてもお気軽にご相談ください。

総務サポート

・請求・支払処理
・発注・検収処理
・購買業務
・リース契約管理
・資産管理
・ID・セキュリティカード管理
・備品・機器管理、貸し出し手配
・社宅・社員寮管理　など

車両管理サポート

・社用車リース契約管理（契約意思確認、相見積もり、稟議書案作成、契約手続き、支払処理）
・車両データ管理
・運転日報管理
・アルコールチェック管理
・運転許可者管理
・ETC・給油カード管理　など

車両管理BPOサービスについて詳しくはこちら

防災備蓄品管理サポート

・備蓄品の購入、買い替え手配
・在庫管理
・棚卸し
・非常持ち出し袋の数量調整、入れ替え
・不用備蓄品の処理手配　など

防災備蓄品管理BPOサービスについて詳しくはこちら

サービスの流れ

STEP1

まずはお気軽にご相談ください: 「BPOについてもう少し詳しく聞きたい」「何をアウトソーシングしたら得策かわからない」など、お悩み段階でも構いません。
経験豊富な当社コンサルトが、あらゆるご相談に応じます。

お問い合わせ

STEP2

業務の見える化（業務調査）: 総務業務は「詳細は担当者しかわからない」という属人化に陥りがちです。そこで、業務調査で実態の見える化を行います。
当社調査員が詳細をヒアリングし、コア業務とノンコア（定型）業務に分類。今後の業務運営の最適解をご提案します。

業務量調査・業務見える化について詳しくはこちら

STEP3

業務内容・範囲の決定: 総務事務・庶務BPOの対象とする業務内容・範囲を決定します。

STEP4

業務マニュアル作成: 業務調査の結果に基づき、業務手順や対応内容をを明確にしたマニュアルを作成します。
貴社のレビュー後、マニュアル内容を確定します。

STEP5

総務事務・庶務BPO（アウトソーシング）運営開始: 業務委託契約を締結し、業務マニュアルに基づいたアウトソーシング運営を開始します。
さまざまな企業・業種の総務業務を受託してきた経験と実績に加え、パソナグループの人材活用ノウハウを生かした業務運営を実施。
業務の状況は定期的に貴社へ報告し、さらなる効率化や改善提案も行います。

総務事務・庶務BPOの料金

貴社のご要望やアウトソーシング化したい業務などを詳しくお伺いし、個別にお見積もりいたします。
ぜひお気軽にお問合せください。

お問い合わせ

導入事例

パソナ日本総務部は大手企業を中心に、さまざまな業種の総務事務・庶務業務をサポートしています。
豊富な実績の中から、日々のオペレーションに加え、総務特有の幅広い業務課題へのご支援事例をご紹介します。

カールツァイス株式会社

総務業務の運営体制を一任したく『総務BPO（アウトソーシング）サービス』を導入。総務業務の代行に留まらず、総務に関するあらゆる課題解決もサポートする事例をご紹介。

詳細はこちら

よくあるご質問

総務事務・庶務BPOサービスを導入するメリットを教えてください。: 大きく3つのメリットがあります。

・総務業務が見える化する
BPOは予め定めたマニュアルに基づいて業務を進めるため、属人化やブラックボックス化が防止できます。
また業務の見える化でボトルネックが発見でき、業務改善や品質向上にも取り組めるようになります。

・マネジメントが楽になる
BPOは単一タスクではなく、一連の業務プロセス全体をアウトソーシング化します。
日々の指揮命令に加え進捗管理も任せられるため、マネジメントが楽になります。

・戦略総務に取り組めるようになる
繰り返し発生するルーティン業務をアウトソーシングすれば、社員に時間的な余裕が生まれます。
その時間を企画や検討、調整が必要な戦略総務的業務に充てられるようになります。

人材派遣とBPOの違いを教えてください。: 特に大きな違いは「業務の指揮命令」「労働時間管理」です。

＜業務の指揮命令＞
・人材派遣：受け入れ企業による詳細な指揮命令が必要
・BPO：すべてBPO会社に一任できる

＜労働時間管理＞
・人材派遣：時間外や長時間労働等、すべて受け入れ企業が管理する
・BPO：すべてBPO会社に一任できる

両者は関連法規も異なるため、貴社の組織体制や業務内容によって向き/不向きがあります。
詳しくはお気軽にお問い合わせください。

総務事務・庶務BPOを導入するには、どれくらいの準備期間が必要ですか？: まずは業務調査を行い、BPO化する業務内容や範囲を確定します。
その後、人員配置やインフラ整備など、BPO運営開始の準備期間が必要です。
そのため、おおむね3～6か月程度必要なケースが一般的です。

ただし、人材派遣や前BPO事業者からの切り替えなどで業務内容や範囲、業務ボリュームが明確な場合や、マニュアルが存在する場合などは準備期間が短くなる場合もございます。
貴社のご状況によって異なるため、詳しくはお気軽にお問い合わせください。

業務調査はどのように実施するのですか？: まず業務調査の「対象業務・範囲」を取り決め、調査スケジュールを確定します。
その後、調査対象業務を行っている方々への説明を行ったうえで、当社の調査員が業務調査を実施します。
調査終了後、調査結果をレポートとして提出いたします。

業務調査についての詳細は「業務量調査・業務見える化サービス」をご確認ください。

常駐型（オンサイト）と遠隔型（オフサイト）で対応できる、BPOの業務内容に違いはありますか？: はい、違いがあります。

・常駐型（オンサイト）：対面での対応が求められる場合や、セキュリティなどの理由から貴社オフィス内での対応が必要な業務の場合

・遠隔型（オフサイト）：メールや電話、オンライン等の活用で完結できる業務の場合

BPO化する業務内容や処理フローによって、それぞれ向き/不向きがあります。
具体的には、事前の業務調査で詳細を確認したうえで、最適な業務実施体制をご提案します。