施設管理のDX化とは？

施設管理のDX化（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して、ビルなど施設の運営管理プロセスを変革させる取り組みのことを指します。これにより従来のアナログな手法からデジタルへの移行をはかり、業務の効率化やコミュニケーションの向上を実現します。
施設管理のDX化は、テナントの管理や施設の保守・運用など、多岐にわたる業務を対象とします。

DX化によって従来の紙ベースでのプロセスや手動による作業を最小限に抑えれば、情報の迅速な共有や効率的な業務遂行が可能になります。

施設管理をDX化する目的

業務効率化と品質向上

施設管理のDX化によって、煩雑な業務プロセスを自動化・最適化することが可能となります。
例えば各テナント内における設備の不具合対応や、共用部分の清掃スケジュール調整など、日常的によく発生する業務がDX化によって効率的に行われることで、スタッフの負担が軽減し作業時間の有効活用が促進できます。加えて、システムやツールを利用することでデータの収集と分析が可能になるため、施設運営の改善点の把握と品質向上にも貢献します。

情報共有と透明性の向上

DX化によって、施設内外の関係者間での情報共有が円滑に行える環境が整います。施設に携わる実務スタッフ同士やビルオーナー、テナントとのコミュニケーションがスムーズになることで、問題や課題の早期発見と迅速な対応が可能となるでしょう。
また透明性の向上によって、異常やトラブルの発生を未然に防げるだけでなく、運営状況を詳細に把握できます。

データによる意思決定

デジタル化によって蓄積されるデータを活用し、事実に裏付けられた意思決定を行えます。具体的には、施設の稼働状況や利用者動向などのデータを分析することで、施設運営の最適化や効果的な改善策を見つけ出すことができます。
データに裏打ちされた意思決定は、将来の施策の方向性を明確にし、競争力強化の助けとなるでしょう。

快適な環境の提供

DX化によって、施設利用者に対してより快適で便利な環境を提供することが可能になります。
例えば、施設内の設備管理や安全対策を強化することは、利用者が安心して施設を利用できる環境の整備につながります。利用者の満足度向上は、施設の評判や収益向上につながる要素のひとつとなります。

施設管理をDX化するメリット

施設管理をDX化することには多くのメリットがあります。ここでは、その主なメリットについてご紹介します。

活動を見える化できる

施設管理のDX化により、施設の稼働状況や不具合等トラブルへの対応状況をリアルタイムで把握できます。
従来のアナログな手法では把握できなかったデータをデジタルツールで可視化することで、施設内のさまざまな動きを客観的に評価できるようになるでしょう。これにより、問題の早期発見や改善点の特定が容易となり、より効果的な施策が打てるようになるでしょう。
例えば、施設内のエリアごとの混雑状況や利用頻度をデータで分析することで、レイアウトの最適化などの改善施策を早く打つことができます。

情報共有が円滑になる

DX化により、施設管理に関わる人々の間での情報共有が円滑になります。デジタルツールを使用することで、紙や口頭による煩雑な情報伝達から解放され、スピーディでより正確な情報伝達が可能となるでしょう。
連絡事項やスケジュールの共有、トラブル対応の情報共有なども円滑に行えるため、業務の調整や協力体制の構築がスムーズに進みます。特に緊急時には、リアルタイムで情報を共有することで迅速な対応が可能となり、トラブルの拡大防止につながります。

業務改善に活かせる

DX化により蓄積されるデータを分析すれば、業務の改善に活かせます。過去のデータを基に傾向やパターンを把握し、これらを踏まえた効果的な施策を立案・実行すれば、業務プロセスの最適化や品質向上が可能になります。
具体的には、施設内のエネルギー消費量や設備の稼働状況のデータを解析し、省エネルギー施策やトラブル発生を未然に防ぐ対策を実施することで、コスト削減や運用効率の向上につながります。

施設管理のDX化の注意点

施設管理をDX化する際には、注意が必要なポイントがいくつかあります。ここでは、その注意点についてご紹介します。

DX化の目的を忘れない

DX化を進める際には、技術やツールの導入だけに注力せず、目的を忘れないことが大切です。

施設管理のDX化の目的は、業務の効率化や品質向上、情報共有の改善など、具体的な課題の解決にあります。ただ単に新しいテクノロジーを導入するだけではなく、どのような課題を解決するためにDX化を進めるのかを明確にし、その目的に合ったテクノロジーを選択することが重要です。 目的を見失わずに進めることで、有意義なDX化の実現につながります。

デジタル化で生まれるメリットを周知する

従来からのアナログな手法に慣れている人からすれば、デジタルやDX化という言葉を聞くだけで「難しい」「大変そうだ」といった否定的な印象を抱くかもしれません。しかし現在では、テクノロジーの進化と共に、誰もが使いこなせるようにシステムやツールの使い勝手も向上しています。

関係者への教育やトレーニングはもちろんですが、今まで手間や労力のかかっていた作業がデジタルやDX化で簡素化され、メンバー一人ひとりの業務効率化につながるメリットについても伝えていくことが重要です。

施設管理をDX化するのにおすすめのツール

RPA（ロボティックプロセスオートメーション）

RPAでは定型的な業務の自動化により、施設運営の効率化をはかります。見積書の作成や請求書の発行など、難易度はさほど高くないが繰り返し発生する煩雑な業務をRPAに任せることで、スタッフの負担を軽減し、正確性を向上させることができます。

BIツール（ビジネスインテリジェンス）

施設の運営データを収集し、分析・可視化することで、運営状況の把握や改善ポイントの特定が可能になります。BIツールは、施設内のデータをダッシュボードやレポートとして提供し、効果的な意思決定をサポートします。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、施設内のスタッフ同士のやり取りや、利用者とのコミュニケーションを円滑にするツールです。問い合わせ対応や案内、トラブルの解決などに活用され、サービス品質の向上に寄与します。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは施設内の業務プロセスを電子化し、効率的な運営を支援します。設備点検や保守作業などの手続きをスマートフォンなどのモバイルツールやシステム上で管理・監視することで、業務の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになります。

これらのツールを活用することで、施設管理のDX化を実現させ、効率的で質の高いサービスを提供する体制の構築につながるでしょう。

施設管理DX化はパソナ日本総務部へおまかせ

施設管理においては、今後ますます円滑なコミュニケーションと効率的な運営が求められていくでしょう。そこでパソナ日本総務部の総務業務・施設管理業務のDX化を実現するプラットフォームSINGU FMの活用がおすすめです。

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