総務アウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは、企業の総務部が担う業務を外部の専門業者へ委託することを指します。委託する業務内容は企業ごとに異なりますが、受付業務や備品管理、契約書管理、社宅管理など、さまざまな業務を委託することが可能です。

総務業務をアウトソーシングする理由としては「人材不足」「コスト削減」「生産性向上」などが挙げられます。特に、日本では高齢化や労働人口の減少により、総務業務を自社内で完結するのが難しくなっているため、アウトソーシングの重要性が高まっています。

総務アウトソーシングの導入によるメリットには、主に「コア業務への集中」「コスト削減」「業務のクオリティ向上」「業務の属人化防止」が挙げられます。外部委託による専門性の向上やコスト管理のしやすさは、多くの企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。

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総務アウトソーシングの料金形態は主に2つ！それぞれの相場は？

総務アウトソーシングの料金形態には、主に「業務単位」と「時間単位」の2種類があります。ここでは、それぞれの相場をご紹介します。

1.業務単位

業務単位の料金形態は、委託する業務ごとに固定料金が設定されるのが特徴です。委託業務の例としては、備品管理や受付業務などの庶務業務、領収書や請求書の整理などの経理業務などが挙げられます。
なお、料金の相場は業務の種類や業務範囲によって大きく異なり、数万～数十万円程度の開きが発生することもあるようです。

業務単位の総務アウトソーシングは、コストが明確で予算管理がしやすい一方、業務範囲が拡大すると費用が増加する点には注意が必要です。

2.時間単位

時間単位の契約形態は、原則として個人事業主やフリーランスとの契約で採用されることが多く、アウトソーシング業者での採用は少ないですが、もし時間単位での契約を行う場合の相場は、1時間あたり2,000円～4,000円程度となります。
業務内容によって料金は変動しますが、必要な分だけ依頼できるため、コストコントロールが容易というメリットがあります。ただし、事前に業務内容や作業範囲を明確にし、必要な時間を見積もることが重要です。

総務アウトソーシングの料金を左右する5つの要素

1.対応時間

1つ目は「業務の対応時間」です。
一般的に、業務の対応時間が長くなるほど料金は高くなります。さらに、土日祝日の対応の有無によっても料金は変動します。例えば、総合窓口の受付業務では土日祝日の対応を含めるかどうかがコストに大きく影響しますし、代表電話の対応では委託する時間帯が何時から何時までなのかが費用の増減につながります。

2.処理件数

2つ目は「処理件数」です。
依頼する業務の処理件数が多くなるほど、作業工数が増え、費用も高くなります。特に、給与計算や社会保険手続き、契約書作成など、一件ずつ処理しなければならない業務は件数に比例して費用が高くなる傾向があります。

3.対応業務の種類

3つ目は「対応業務の種類」です。
委託する業務の種類が増えるほど、業務ごとの調整やスタッフの研修が必要となります。結果としてコストが高くなる傾向があります。

4.対応業務の範囲

4つ目は「対応業務の範囲」です。
委託する業務の範囲が広がると、追加の人員配置や業務調整が必要になり、その分費用が高くなります。例えば清掃業務の場合、「オフィスの清掃」だけを依頼するよりも、「オフィスの清掃に加えて、ゴミの処理や消耗品の補充」を依頼するほうが業務範囲は広いです。
このように、対応する業務の範囲が広がるとより多くのスタッフの確保や業務調整が必要となり、費用が高くなるのです。

5.システムの活用、新規開発の有無

5つ目は「システムの活用や新規開発の有無」です。
昨今、業務の効率化やデータ管理のため、クラウドシステムやアプリを活用するケースが主流です。これらを活用することにより、保守・運用における負担も軽減できるでしょう。
一方で、特殊な業務要件がある場合や既存システムとの高度な連携が必要な場合には、独自システムの開発が求められ、開発費用（イニシャルコスト）が必要となることもあります。

上記の理由により、クラウドシステムやアプリを活用できるかどうか、またはシステムの独自開発が必要かどうかによって、アウトソーシングの料金は大きく変動します。

総務アウトソーシングの料金を最小限に抑えるには？

以下では、総務アウトソーシングの料金を最小限に抑えるポイントをご紹介します。

委託する業務を限定する

総務アウトソーシングの料金を最小限に抑えるためには、委託する業務を限定することが重要です。必要な業務のみを選ぶことで、余分な作業やコストを削減できます。例えば、データ入力や書類整理といった事務作業のみを委託し、専門知識を要する業務は自社で対応することで、費用を抑えることが可能です。
このように、委託する業務を最小限に絞り、業務の優先順位を明確にすることで、全体的なコスト削減につながります。

委託後もこまめに効果を測定する

アウトソーシングを利用する際、最初の契約時だけでなく、業務の進行状況や成果を定期的に確認することで、無駄なコストを発生させずに効果的に運用できます。
例えば、作業効率や成果物の品質を定期的に評価し、事前に定めたKPI（重要業績評価指標）やKGI（重要目標達成指標）に達していない場合は、委託先との調整を行うことが重要です。また、委託業務の成果に対してコストが割高に感じられる場合には、業務範囲の再検討や他の委託先との比較を行うことで、最適な料金でサービスを利用することが可能です。

オフサイト運用の可否を確認する

オフサイト運用とは、依頼元企業のオフィスではなく、アウトソーシング業者の拠点で業務を行う運用形態を指します。例えば、バックオフィス業務やデータ入力業務をアウトソーシング業者のオフィスで実施することで、自社内で作業スペースを確保する必要がなくなります。
ただし、顧客対応や機密情報を取り扱う業務については、セキュリティや情報管理の観点からオフサイト運用が難しい場合もあります。委託する業務内容をよく把握し、オフサイト運用が可能であれば、費用を抑えることが可能です。

豊富な総務経験でサポート！「総務BPOサービス」とは

総務アウトソーシングなら、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」をご利用ください。
総務BPOサービスでは、「総務庶務業務」「総務コンシェルジュデスク（社内問い合わせ窓口）」「郵便業務（社内外メール管理）」「車両管理」「什器・備品管理」「リスクマネジメント（防災備蓄品・BCP対策）」など、企業のさまざまな業務をサポートします。これにより、お客様の業務効率を大幅に改善し、日々の業務負担を軽減します。

さらに、パソナ日本総務部は、お客様の総務BPO業務を担当するスタッフに対して継続的な教育研修を実施しています。「人間力を磨き」「常に改善思考・改善行動」を実践できる人材づくりに取り組んでおり、品質の高いサービスを提供しています。

「社内で手が回らない業務がある」「時間が足りない」などのお悩みがあれば、ぜひ総務BPOサービスをご利用ください。

まとめ

パソナ日本総務部のBPOソリューション

BPO(業務委託）で自社のコア業務に人材・資源を集中する

知力と現場力が組み合わさった提案力

パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。