コスト削減・経費削減の必要性

たとえば人件費や通信費など、企業活動を行う中ではさまざまなコストが必ず発生します。それらのほとんどが業務遂行に不可欠な出費ですが、企業の持つヒト・モノ・カネのリソースには限りがあります。そのため、適切な支出を行っていくことが重要です。

企業活動における最終的な目的は、組織によって違いこそあるものの「利益をあげる」ことです。
利益は一言で説明すると、「売上－コスト＝利益」という図式で表すことができます。つまり、コストを抑えることが利益の拡大に直結するのです。

しかし、コストや経費の削減はただ闇雲に進めれば良いわけではありません。不要なコストを削減し、業務遂行に必要なコストを確保する「選択と集中」が重要です。

コストの種類と種類別の削減アイデアを紹介

人件費

企業運営上で大きな割合を占めるのが、「人材」に関するコストです。人件費には従業員に支払う給与や時間外手当、賞与や保険・年金などが含まれます。
企業の売上高に占める人件費の割合を示す数値に「売上高人件費比率」がありますが、この割合が高いと「人件費が企業利益を圧迫している」といえます。

財務省の資料によれば、人件費比率は多くの人的リソースを要する製造業において、とくに高まる傾向にある数値だと報告されています。
人件費比率の上昇は営業利益の低下にもつながりますが、人件費を削減するために従業員の待遇を下げることは良い選択とはいえません。日本における働き手の減少と雇用の流動化が進む中、待遇は従業員の働く意欲に直結します。

さらに、近年は従業員のモチベーション向上や人材確保のために、賃金を引き上げる傾向にあります。こうした背景もあり、人件費を下げる事によるコスト削減は容易におこなえない情勢にあると言えます。

また、人件費削減のためにやむを得ず解雇を検討する場合があるかもしれません。しかし、企業から従業員を解雇するには法律上の厳しい要件をクリアする必要があります。さらに解雇にあたって支払う退職手当など、一時的なコストも発生します。

これらを考えると、人件費の削減に着手する前に、まずはそれ以外のコスト削減に目を向けてみる必要があるといえます。

人材採用・教育に関するコスト

人材採用や教育に関するコストも、人件費と同じく割合の大きな出費です。求人広告の出稿や企業説明会・インターンシップなどの開催が主な要素ですが、これらには人的・時間的なコストも相当数発生します。

具体的には、採用に関するセミナーや会社説明会の会場費、会社案内や会社紹介動画の制作費、採用サイトの制作・運営費、応募者の面接や内定者へのフォロー、説明会の運営などを行う採用担当者の人件費、求人メディアや人材採用サービスの利用料など、多岐にわたります。

また新卒社員に限らず、すべての従業員には継続的な研修教育が必要ですが、特に新卒採用の場合は従業員を一人前にするまでに多くの教育コストを要します。

採用・教育に関するコストも企業運営における必要経費ですが、たとえば従業員の配置転換や多能工化で人員数の増加を抑えることを視野に入れた教育に取り組めば、抑制の余地があるコストといえます。

間接コスト

企業活動の軸となる業務に付随的に発生するコストです。たとえば広告宣伝費や販売促進費、物流関連費などがこれに該当します。

他にも、IT関連のハードやソフトの購入や保守、アップグレードなどにかかる費用が間接コストです。他にも、パソコンやタブレット、サーバー、プリンターといった機器だけでなく、経理や勤怠管理といった業務ソフトのクラウドサービス利用料金なども該当します。初期投資や保守管理の費用を抑えたい場合は、契約プランの見直しやベンダーの切り替えを検討することも必要でしょう。

各企業の業種・業態によってもさまざまですが、定期的に運用などを見直し、費用対効果を高めることで結果的にコスト削減へとつながるでしょう。

オフィス管理・維持費

忘れてはならないのが、オフィスの維持・管理に対して発生するコストです。賃料や水道光熱費、通信費など、さまざまな経費が日々発生しています。これらは、事業を継続するうえで必要なランニングコストであり、オフィスの規模に応じて総量が増えていく傾向にあるコストといえます。

その中でも入居物件の賃料は、オフィスの管理・維持費の中でもとくに大きな額を占めるコストです。一般的には利益の10〜20％に抑えられていると良いとされていますが、もし近隣の賃料相場よりも高い場合は、現状より安価なテナントへの移転や、オーナーに減額交渉を試みるのも手段のひとつです。

他にも、リモートワークとオフィスワークを組み合わせた“ハイブリッドワーク”の活用によるオフィススペースの縮小や、ペーパーレス化によって書類の保管スペースを無くすことも、オフィス賃料を抑えることにつながります。

簡単4STEP！コスト削減・経費削減の進め方

現状把握と業務プロセスの可視化により、問題を洗い出す

まず行うべきは、業務プロセスを見える化し現状発生しているコストを把握することです。コスト削減を考えるうえでよくある悩みに、「そもそも、どこから着手すべきなのかわからない」というものがあります。これは各業務のプロセスや、実際に発生しているコストの詳細を把握できていないことが原因だといえます。まず、何にどれだけコストがかかっているのかを把握するようにしましょう。

企業活動には利益に直接的に寄与する「コア業務」とそれをサポートする「ノンコア業務」がありますが、それぞれの業務の中に形骸化している内容や、二度手間になっている業務が含まれている場合があります。
まずはプロセスをつぶさに確認し、課題を探りましょう。

コスト削減すべき項目を決定し、具体的な目標を設定する

業務のプロセスやコストの詳細が把握できたら、コスト削減に取り組むべき項目を決めて、目標を定めます。いつまでにコスト削減を実現するのかという目標の達成期限や、どれ位のコストを削減するのか、どのような方法で削減するのかといった具体的な数値や取り組み内容を決めていきます。

削減目標を従業員へ共有し、社内にコスト削減意識を広める

コスト削減・経費削減が可能な要素を洗い出したら、続いては社内に向けてコスト削減についての改善策や削減目標を具体的に共有し、コストや経費への意識を高めましょう。一人ひとりのコスト削減への意識と行動が変わることで、組織が一丸となってより良い結果を目指すことができます。
ただ漠然とコスト削減について周知するのではなく、「紙の使用量を〇〇％減少させる」「水道光熱費を〇〇円削減する」など、具体的に伝える方が課題を意識しやすくなるでしょう。

改善策は全社で取り組まなければ、思ったような成果は発揮しづらいでしょう。たとえば不要な消耗品の購入を控えるなど、取り組みやすいことから徹底するように根気強く啓発することが重要です。

コスト削減施策の検証・改善を行う

コスト削減を考えるうえでもっとも重要なのが、削減結果を検証し、さらなる改善につながるようにサイクルを回していく事です。
「目標を達成することができた、できていない」といった抽象的な振り返りではなく、「目標に対して何％の達成率で、どのような取り組みを実践した結果か」といったことを詳細に検証し、次の改善に役立てましょう。PDCAサイクルを意識して、常に運用・改善を続けることが重要です。

コスト削減の方法とポイントを解説

余計な出費を減らす

事業活動を推進するうえで必要不可欠なコストの中にも、一部「余計」に出費しているコストもあります。そういったコストを見直すことも大きなコスト削減につながります。

まず着手しやすいものには、通信費や光熱費が挙げられます。これらは業務上必須であるものの、利用頻度の低いオプションが契約に含まれているなどで必要以上に高額になっていることも考えられます。これらを見直すことで、業務に影響を与えずにコスト削減につながる可能性があります。

他に、インターネットや電話の契約を、より安価なプランへ変更することや固定電話の廃止、電力会社の変更なども考えられます。しかし、プランのランクを下げることで通信速度の低下やアフターサービスの簡素化などが起こる場合もあります。そのためプランや業者を変更する際は、自社の業務のパフォーマンスに影響がないように留意する必要があります。

他にも、ほとんどの企業で多くの予算が計上されている広告宣伝費ですが、時には使い道を見直すことも重要です。場合によっては広告媒体や手法が企業のサービスや製品、ターゲットとする客層と合っておらず、効果的に使われていない可能性もあります。

新聞広告やテレビCMといった媒体は幅広い層への発信効果がある反面、多額の費用がかかります。費用対効果をシビアに見極めて、よりターゲットに届きやすい媒体に変更することも手段のひとつといえるでしょう。

とくにウェブ広告の場合は、そのパフォーマンスをデータで定量的に計測することができるため、改善を行いやすいとされています。慣例的に行ってきた広告宣伝活動を時代に合わせた戦略へと見直すことも、コスト削減につながります。

大きな効果が見込めるものを優先する

コスト削減を進めるには、大きな効果が見込めるものから優先して取り組むのもおすすめです。例えば、水道光熱費や消耗品の節約は効果が小さいと考えられがちですが、全社で取り組めば大きな効果を期待できる項目です。

このような大きい効果が見込めるものから取り組むと、従業員もコスト削減の成功体験として実感できます。自ずと他のコスト削減に取り組むモチベーションも高まるでしょう。

他にも削減効果が大きいものとしてオフィス賃料や人件費といった固定費の見直しが挙げられます。ただし、これらの削減は事業活動に与える影響も大きいため、着手する場合には計画的に取り掛かる必要があります。

PDCAサイクルを回す

コスト削減は、一度取り組めば終わりではありません。何の費用をどれくらい、どのような方法で削減するかという計画を立てて、PDCA（計画→実施→確認→改善）のサイクルに則って進めることが重要です。
具体策を実施した後は、コスト削減が計画通りに進んでいるか、現場の実情に合っているか、過度な節約が日々の業務を圧迫して支障をきたしていないか、継続して効果を得られているかなどをチェックしましょう。そして、効果が芳しくない施策は別の方法に置き換えることを検討しましょう。市場環境や事業活動は常に変化を伴うため、コスト削減の改善策もその流れに合わせて柔軟に最適化していくことが大切です。

従業員全員で取り組む

経営者や管理職がコスト削減の計画を綿密に立てたとしても、日々の事業活動を担う従業員自身のコスト削減意識が低ければ成果を得にくいでしょう。

従業員の意識を高めるためには、なぜコスト削減が必要なのか、何のために取り組むのかといった目的や、実施スケジュール、具体的な手法などを共有することが大切です。計画を立てる際にも上層部からの押し付けにならないように、従業員から現場の意見やアイデアなどを聞き取ることが重要になります。それによって従業員が自分ごととして責任感を持って取り組むことができます。

従業員がモチベーション高く一丸となってコスト削減を目指せば、目標達成への道も近づくでしょう。

外部委託（アウトソーシング）の有効性

外部委託（アウトソーシング）は、ランニングコストが発生するため、必ずしもコスト削減に直結するとはいえませんが、外部の専門業者による業務効率化が図れるため、結果的にコスト削減につながるといえるでしょう。また、自社で業務を行う際に必要な、人材の採用や育成にかかるコストの削減も期待できます。他にも、業務をアウトソーシングに任せることで、担当者はより生産性の高い業務に注力できるようになるなどのメリットもあります。

パソナ日本総務部では、主に総務や管理部門におけるノンコア業務を幅広くフォローするアウトソーシングサービスを提供しています。ぜひ一度お問い合わせください。

コスト削減・経費削減に取り組む際の注意点

コスト削減や経費削減に取り組む時には、一部の部門や従業員だけに負担を強いることのないよう気をつける必要があります。
これらは不公平による部門間の軋轢やモチベーション、生産性の低下を招きかねません。
コスト削減には必ず組織全体で取り組み、納得性の高い内容となるようにしましょう。

まとめ

パソナ日本総務部では、大手人材サービスのパソナグループの人材活用ノウハウと、パナソニックグループの総務業務を長年にわたり受託してきた実績の強みを生かした、アウトソーシングサービスを提供しています。ぜひ一度お問い合わせください。

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