社内コミュニケーションの重要性

そもそも、なぜ社内コミュニケーションは重要なのでしょうか。それは「人と人がひとつの目標に向かって協力していく」ことが組織として成果を出すために重要な要素と考えられるからです。
たとえばメンバーの育成や、日ごろの業務連絡などにおいても、相手を思いやり、良好な関係を構築しようとする姿勢はとても重要です。技術やスキルだけでは積み上げられない「信頼関係」が、横や縦のつながりを強固なものにしていきます。

さらに「働き方改革」推進が進む近年の動きを受け、改めて社内コミュニケーションの重要性が浮き彫りになっています。
なぜなら、自宅などでのリモート勤務やフレックス制度による就業時間帯の多様化によって、単純に仕事を介したコミュニケーションの場面が減りつつあるからです。働き方改革の推進だけでなく、多くの企業が新型コロナウイルス感染症の影響を受けリモートワークなどを導入したことも、組織内のコミュニケーションが不足しがちな一因となっています。

社内コミュニケーション不足で起こる課題

従業員のモチベーション低下

社内コミュニケーションが不足しがちな組織において、しばしば発生する問題が、従業員の勤労意欲の減少です。
自身の担当業務以外に注意を払う機会が少なくなることで、外部からの刺激が減り、自然と仕事を続けるモチベーションも低下しやすくなります。また、コミュニケーション不足は組織との疎外感の一因となり、同僚・上司や取引先との信頼関係が低下する原因にもなるなど、さまざまな問題の根源になりかねません。

業務の質の低下

社内コミュニケーションが不足することで、業務の優先順位や、誰が・いつ・どのタスクを担当するかなどの段取りの共有が正しくなされなくなる場合もあります。これらが原因で、タスクのやり直しや重複などが発生し、業務の効率やクオリティが低くなる可能性もあるでしょう。

さらに日々の情報交換が不足する事から、独りよがりで業務を進めることによるノウハウの属人化や、メンバーの業務習熟が進みにくくなるなどの可能性も考えられます。

不正・コンプライアンス違反

コミュニケーションの減少によるモチベーションの低下は、時に従業員の不正行為やコンプライアンス違反にまで発展する可能性があります。
社内コミュニケーションが不足すると、従業員が「自分のやるべきこととは？」「自分が組織に貢献する意味とは？」などに疑問を抱き、その結果、勤務態度の悪化や虚偽報告、果ては重大なコンプライアンス違反や事件の発生といったリスクを引き起こす原因にもなり得るのです。

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

従業員エンゲージメントの向上

社内コミュニケーションの活性化によって得られるメリットのひとつが、従業員エンゲージメントの向上です。
従業員エンゲージメントとは、従業員が企業に対して愛着を持ち「貢献したい」と考える度合いのことを指します。従業員エンゲージメントが高い企業では、自然と仲間意識が醸成されることで従業員の定着率が高まり、離職者が少なくなる傾向にあります。
離職率の高さが課題とされる企業では、組織がコミュニケーション不全に陥っていないかを確認すると良いでしょう。

情報共有の活性化

社内コミュニケーションの促進により、自然と情報共有が活性化されることも大きな利点です。
仕事に直結した情報はもちろん、社会問題やビジネスに関するさまざまな知識を従業員同士が共有することで、自然と組織全体のレベルアップが期待できるとされています。

目的の浸透

社内コミュニケーションが盛んな組織では、「なぜこのビジネスを行うのか？」という目的が従業員の間で自然と浸透しやすくなっていきます。
企業運営においてしばしば発生する問題に「管理職と一般従業員の意識差」があります。よくあるケースとして、経営陣や管理職は強い熱意を持ってビジネスに取り組んでいても、一般の従業員はそこまで高いモチベーションを持つまでに至っていないという状況です。このような問題を解決するためには、従業員間でのコミュニケーション機会を増やしてビジネスの目的を共有することが有効であると考えられます。
社内コミュニケーションを活性化していくことは、自然と「この会社は何を目指している組織なのか」と言うビジョンの目線合わせを行うことにもつながるでしょう。

生産性の向上

社内コミュニケーションが向上すると、従業員の生産性も大きく向上する可能性があります。
ビジネスにおいては、当事者意識や積極性が求められることが多くありますが、それらを醸成するためには従業員間で忌憚のない意見交換ができる「風通しの良さ」が必要です。
コミュニケーションを積極的に取ることが自然にできている組織では、当然ながら簡単な相談事や業務に関する質問なども行いやすく、結果としてそれが仕事のやりがいにつながり、生産性向上をもたらしやすくなります。

新たなアイデア発想の促進

事業部やチームといった組織の壁を超えた従業員同士のコミュニケーションを活性化させると、新たな気づきを見つけやすくなります。
立場や環境の違う従業員と同士の何気ないコミュニケーションから、これまでにない新しいアイデアが生まれやすくなるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化する取り組み7選

1.コミュニケーションツール

コミュニケーションツールの導入をすることで、情報共有の機会が増加します。どんな場所からでもオンライン上でつながることができるので、自宅やサテライトオフィス、出張先といった遠隔地にいても気軽にコミュニケーションをとることができます。
具体的には、「Google Workspace」などのグループウェアや「Zoom」などのオンライン会議ツールがよく利用されているようです。

2.社内イベントの開催

四半期や年度末などの節目に社内イベントを開催することで、職場では普段会えない人ともコミュニケーションを取るきっかけづくりができます。
従来はリアル会場に従業員を集める必要があり、社内イベントの開催には手間とコストがかかるものでした。しかし新型コロナウイルス感染症拡大を機に、Web会議システムなどのオンラインツールが普及したことで、リアル会場での開催とオンライン配信を併用するハイブリッド型の社内イベントを開催するケースも増えてきています。オンラインを活用すれば、コストを抑えながらも遠隔地にいる従業員とのコミュニケーション機会を、より手軽に作ることができるでしょう。

3.社内報の発行

一見、地味ですが確実に効果があるとされているのが、社内報の発行です。
定期的に組織内の情報や仕事の成果を共有することで、従業員のモチベーションを醸成する効果も見込めるといわれています。社内報をきっかけに部署を越えた思わぬつながりが生まれるかもしれません。

4.1on1ミーティング

定期的に上司との1on1ミーティングを行う機会を設けることもコミュニケーションの活性化につながると考えられます。
誰しも他人の目は気になるもので、仕事上のさまざまな疑問や悩みをオープンな場で伝えることは難しいでしょう。そこで定期的に1on1ミーティングの機会を設けることで、上司は自然に従業員それぞれの本音に寄り添うことができ、課題や問題を引き出しやすいといわれています。
また従業員側にとっても「しっかりと思いを伝えられる機会がある」環境であれば、より主体性を持って仕事に向き合えるはずです。

5.従業員研修・ワークショップ

従業員の研修や仕事に関するワークショップの開催も、社内コミュニケーションを活性化し従業員のモチベーションを向上させるために有効です。 特に一方的な講義形式ではなく、全員参加型のワークショップであれば従業員が自らの考えを他のメンバーに伝え、それに対する感想や意見を受けることで双方向性が生まれます。今まで関わりが薄かったメンバー同士の連帯感が強まるきっかけになり得ます。

6.社内サークル・社内部活動

社内サークルや部活動の導入は、従業員同士のフラットなコミュニケーションを可能にします。
他部署のメンバーや立場の異なる役職者、新入社員といった日ごろ交流する機会の少ない従業員とも関わることができるため、組織の一体感の醸成にもつながります。
加えて、本業以外の活動に打ち込むことはストレス発散にもなり、自発的にコミュニケーションを取るようになるといった効果も期待できるでしょう。

7.オフィス改革

2023年5月から新型コロナウイルス感染症が5類に移行され、オフィスへの出社機会が増えてきています。そこでオフィスを「コミュニケーション」や「チームビルディング」を活性化させるデザインにつくり変えることで、従業員のコミュニケーションの機会の増加をはかることができます。
たとえば、オフィスの座席指定を無くす「フリーアドレス制度」は、部門や役職にとらわれないつながりを生み出す効果を持ちます。

また、会議室や打ち合わせ場所とは別のコミュニケーションスペースをつくれば、業務連絡に限定されないさまざまな話題が生まれる場となるでしょう。ほかにも、観葉植物などを設置する「オフィスグリーン」の導入は心理的なリラックス効果を生み、コミュニケーションの円滑化に有効であると考えられています。

社内コミュニケーションの活性化に成功した企業事例3選

最後に、社内コミュニケーションの活性化に成功した企業の事例をチェックしておきましょう。各社ユニークな取り組みを行っており、自社の環境改善におけるヒントを発見できるかもしれません。

ヤマハ発動機株式会社

ヤマハ発動機株式会社では、同社のブランドスローガンである「Revs your Heart」に着想を受けた、本格的なマガジン形式の社内報『Revs』を刊行しています。
グループの中で行われている取り組みや従業員の声などをフルカラーで掲載し、国内はもちろん海外の拠点も含めて組織全体の面白い動きをキャッチアップできる内容に仕上げており、既存の社内報のイメージを大きく覆す試みとして成果を挙げているようです。

TSUTAYA STORES

「蔦屋書店」などの多彩なブランド展開で業界を率いるTSUTAYAグループでは、遠隔地でも気軽にコミュニケーションを取れるオンラインツールを導入して社内の動きを活性化する試みを行っています。
会議に伴う移動時間やコスト、ストレスといった問題を解消しつつ社内コミュニケーションの接点を増やし、「気楽」かつ「スムーズ」な打ち合わせの実現にくわえ、店舗間のつながりも新たに築き上げました。小売ビジネスにおいてはしばしば組織内でのつながり希薄であることが課題となりますが、コロナ禍を逆手に取ったアプローチが結果的に大きなメリットをもたらしたようです。

ヤフー株式会社

Yahoo! JAPANでも知られる国内IT企業・ヤフー株式会社では、週に1度部下と上司の1on1ミーティングを実施しています。マネジメント層は「いかに部下に成長機会を与え、モチベーションを上昇させるか」に注意を払い、毎週30分のサイクルの中で従業員の本音を導き出すことに尽力しているそうです。
本施策では経営層をも巻き込み全社的にコミットしていくことが徹底されており、ヤフーの企業カルチャーのひとつとして現在では定着し、若手層を中心とした人材のスキルアップ・モチベーション向上を果たしたとされています。

今、オフィス改革が社内コミュニケーションの活性化に有効な理由

この3年間で約6割がオフィスの見直しを実施

日本で唯一の総務専門誌である月刊総務が「この3年間でオフィスの見直しを実施したか」という調査を行ったところ、224名の総務担当者のうち約6割が「実施した」と回答しました。その内、約7割が「レイアウトの変更を行った」と答えています。

このことから、経営層や多くの従業員がオフィスの改革（主にレイアウトの変更）に大きな意味を感じているということがわかります。

「オフィスの方が生産性高く働ける」と考える人が増加

続いて「オフィスとテレワークのどちらが生産性高く働けると思いますか」という質問において、2021年時点では54％の人が「オフィスの方が生産性高く働ける」と回答していたのに対して、2023年では74％に増加しています。
約20％増加した理由として、コロナ禍にテレワークを導入した経験を踏まえ、オフィスの方が「意見集約と決断のスピードが速い」「チームワークによる高い生産性が見込める」といったことを実感したという背景があると考えられます。

これからのオフィスの役割は「社内コミュニケーションの場」

「これからのオフィスの役割はなんだと思うか」という質問には、「社内コミュニケーションの場」との回答が89.7%にも及びました。この結果からオフィスは、テレワークでは難しい「コミュニケーションの場」としての活用が求められていることがわかります。
以上の集計結果から、オフィス改革は社内コミュニケーションを活性化させる手段として大変有効的と考えることができるでしょう。

まとめ

株式会社パソナ日本総務部では、自然と触れ合うと人間が本能的にやすらげる「バイオフィリア理論」に基づいた空間づくりを行う独自のソリューション、「COMORE BIZ（コモレビズ）」を提供しています。色・音・香りといった多角的なアプローチによって、従業員のストレス軽減や生産性向上を促進します。

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