オフィスレイアウトにかかる費用はどのくらい？

内装工事にかかる費用

オフィスの家具移動や電気工事などの内装工事費用は、オフィスの坪数によって大きく変化します。
一般的には「1坪10～30万円程度」が目安とされていますが、細かなデザインにこだわった場合や高価な材質の素材を使用した場合などでは、費用はさらに高額になる可能性があります。

内装工事の内訳は「レイアウト変更」「ケーブル移動」「電話工事」「電気設備」「ネットワーク工事」「パーテーションなどの購入費用」などで、これらを総合するとおおむね坪単価10〜30万円になるケースが多いといえます。仮に坪単価20万円で20坪のオフィスの工事を行った場合、かかる費用は400万円ほどとなるでしょう。

デザイン費用

オフィスのレイアウト変更を行う際は、新たなレイアウトを設計するためのデザイン費用がかかります。
一般的には20～50万円程度が相場だといわれていますが、希望するデザインや設計を担当する業者によってさまざまです。

さらに、オフィスが広いとデザイン項目が増えるため、デザイン費用も高額になる傾向にあります。
デザインと内装工事を同じ業者に依頼する場合もあれば、デザインはほかの業者に任せるという選択肢もあります。自社にとってデザインがどの程度重要な項目なのかも事前によく検討する必要があるといえるでしょう。

また、相見積もりについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。

レイアウト変更したオフィスの原状回復費用

レイアウト変更を検討する場合、将来的に現在のオフィスを退去する可能性を見据え、退去時の原状回復費用についても考慮しておく必要があります。
原状回復費用は1坪あたり2～10万円程度が目安とされています。中規模程度までのオフィスで2～5万円、大規模オフィスで5～10万円程度と、かかる費用には規模や貸主によって幅があります。

一般的に大規模オフィスのほうが入居時からの変更点が多くなりやすいため、原状回復費用は高くなる傾向にあります。逆に入居時からの変更点が少なければ少ないほど、原状回復費用は安くなる可能性が高いでしょう。敷金（保証金）を支払っているのであれば、原状回復を行った上でもし差額が出れば返金されます。

廃棄物の処理費用

オフィスのレイアウト変更時にはさまざまな不用品が発生するため、廃棄物の処理費用もかかります。
廃棄用のトラックを手配するための費用は、2トン車で8万円前後、4トン車で15万円前後だといわれています。廃棄物が多いほど費用がかさむため、日ごろから不用品の整理・整頓を心がけることをおすすめします。

梱包資材にかかる費用

移転によるオフィスレイアウトの変更を行う場合は、什器や家具などの梱包資材を用意する必要があります。梱包資材は1個あたり500〜1,000円程度に収まるケースが多いようですが、梱包する家具のサイズや資材の材質などによっても異なります。

加えて、移転時やレイアウト変更時に一時的に別の場所へ家具・什器を預ける場合は、保管費用が別途かかる点にも注意が必要です。
運ぶものが多いほど費用は高額になるため、廃棄物の処理費用と同様に、日ごろから不要なものを整理することで費用を抑えやすくなります。

オフィスレイアウト変更の手順

1.目的を明確にする

まず現在レイアウトにおける日中の従業員在席率やリモートワークの実施状況、ミーティングや会議の開催頻度など従業員の働き方を調査し、現在のオフィスにおいて足りない要素や、逆に不要なものは無いかを洗い出し、「なぜオフィスレイアウトを変更する必要があるのか」の目的を明確にしましょう。
現在のオフィスにおける過不足が明らかになれば、レイアウト変更の必要性について社内で共通認識を持つことができ、さらに新たなオフィスレイアウトのイメージもつきやすくなります。

2.業者を選ぶ

現状のオフィスに不足している要素と、何が新たに必要なのかが明らかになったら、理想とする新たなオフィスレイアウトを実現してくれる業者選びを行います。
オフィスレイアウトを担う業者によって得意分野や特徴、過去の実績は大きく異なります。またコンセプトやデザイン作成だけを担うのか、内装工事などオフィスレイアウト変更の各工程まで対応できるかなども異なるため、どの業者に依頼すべきかを慎重に検討しましょう。
この時、費用の安さだけで選ぶのではなく、予算の範疇内で実現したいレイアウトをどこまで対応してくれる業者なのについても意識することが大切です。

3.見積もり依頼・契約

オフィスレイアウトを変更する目的や、変更後のコンセプトを提示して見積もりを依頼し、自社にとってどの業者が適しているのかを判断しましょう。デザイン力や提案力だけでなく、工事期間が適切かどうかや、アフターフォローが充実しているかなども重要な判断材料になります。
業者が決まり次第、速やかに契約を進めてスケジュール作成に移ります。

4.スケジュールを立てる

オフィスレイアウトを変更する際は、施工スケジュールを立てて計画的に作業を進めることが大切です。
特に内装工事においては、さまざまな分野の業者が関わることになります。綿密にスケジュールを立てて進めなければ、作業の遅延やトラブルが生じ期日通りにレイアウト変更が完了しない可能性があるためです。作業の遅延は、レイアウト変更後に会社の営業が通常通りに再開できるかに関わるため、避けねばならない事態です。事前に業者と連携し、綿密なスケジュール設計を行うことが重要です。

5.レイアウト変更後の振り返り

業者を選定しスケジュールが固まれば、社内への周知やデスクなどの移動に伴う事前準備などを経てレイアウト変更作業を実施します。

レイアウト変更が完了した後は、一定期間を置いた後に、当初の目的が達成されたかどうかを確認することも重要です。従業員から新たなレイアウトへの感想をアンケート収集するなどし、どの程度課題を解決できたかを振り返りましょう。そして、必要に応じて小さな改善を繰り返しながら、さらに快適なオフィス環境の実現を目指しましょう。

オフィスレイアウトにかかる費用を抑える方法

オフィスの家具を自社発注する

オフィスのデザインや設計業者に家具や什器の発注もあわせて依頼すると、業者指定の家具メーカーから購入することになるため、選択肢が限られてしまいます。また業者と提携している家具メーカーが提示する価格をそのまま受け入れる形になるため、費用が高額になることも考えられます。

少しでも安くオフィスの家具を購入したい場合は、業者に依頼するのではなく自社発注することによって費用を抑えられる可能性があります。また特定メーカーの製品に依存することもなくなるため、デザイン選択の幅も広まるでしょう。一方で什器の納品はレイアウト変更の当日に集中することがほとんどです。家具の納入にかかわるスケジュール調整が、購入先の数に比例して増えることを念頭に入れておく必要があります。

椅子や机の質にこだわりすぎない

高品質な椅子や机を購入しようとすると、社員1人あたりの坪単価が上がります。費用を抑えることを優先するのであれば、椅子や机の質にこだわりすぎず、手頃なものをそろえるのも選択肢のひとつです。

とはいえ従業員の働きやすさを考えると、ある程度椅子や机の品質にも気を配りたいところです。予算と品質のバランスを見極めつつ、一方でいずれ椅子や机は消耗し買い替えが必要になることを前提に選ぶようにしましょう。

見積もりは複数業者から取る

オフィスのレイアウト変更を依頼する業者を選定する際は、ひとつの業者だけに依頼するのではなく、複数業者から取ることをおすすめします。複数業者の見積もりを比較することで、提示された金額に妥当性があるか判断できるとともに、より安価な業者を選びやすくなるためです。 しかし、業者によっては対応する業務範囲が異なる場合や、見積書の書式や記載内容が異なるなどで単純な比較は難しいことが多くあります。

どうしても依頼したい業者がある場合は、他社の見積もりを参考にしながら価格交渉をするという手段もあります。必ず値引きに応じてもらえるとは限りませんが、同じような工事内容の項目で他社と比較して高額になっている部分があるのであれば相談してみると良いでしょう。

オフィスレイアウトの変更時に押さえておくべきこと

デザインだけを優先しない

オフィスのレイアウトを変更する際は、ついデザインを最優先にしがちになります。しかし、オフィスは「働くための空間」であることから、デザインを優先しすぎて使いやすさが置き去りになってしまうのでは意味がありません。
「自社がレイアウト変更を行う目的はなにか」をはっきりさせた上で、その目的を達成できるオフィスであることを最優先にし、機能性を損なわない範囲でデザインを選ぶと良いでしょう。

作業内容と価格が見合っていないことがある

依頼する業者によっては、作業内容と価格が見合っていない場合があります。見積もりの内容は必ず契約前に精査して、各項目の作業内容と価格が妥当かどうかを判断することが大切です。

前述のように、見積もりは複数業者から取ることで価格の妥当性を判断しやすくなります。しかし、慌ただしい日常業務の合間での対応が求められるため、綿密な検討が難しい場合もあるでしょう。その場合はレイアウト変更に関係するさまざまな業者を一括してマネジメントする専門業者に、価格調整を含めた取りまとめを依頼するのも方法の一つです。

オフィスレイアウトの変更には固定資産税がかかることが多い

オフィスレイアウトの変更を行う時に、固定資産税が発生するケースが多い点も意識する必要があります。内装工事費用のなかで特に金額が大きい内容のものは「資本的支出」の対象であり、「修繕費」として一括で経費処理できないことがあります。

具体的には10万円未満の家具購入費やデザイン費、人件費などは修繕費として一括計上の対象となっており、10万円以上は資本的支出とみなされて固定資産税の対象となる可能性が高いといえます。

費用が安いという理由だけで業者を選ばない

費用が安いという理由だけで業者を選んでしまうと、自社の目的に見合った作業が行われない可能性があります。
ただ安価な費用に飛びつくのではなく、作業内容が自社の目的と合致しているかを見極めた上で、予算と費用のバランスを検討しながら業者を選ぶことが大切です。

まとめ

レイアウト変更時の費用を少しでも抑えるのであれば、家具の自社発注やグレードダウンなども検討すると良いでしょう。想定外の費用が発生しないように、また、固定資産税がかかる可能性なども把握しておくことをおすすめします。
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