総務の仕事は幅広く専門知識が必要な場合も

総務の仕事内容は会社規模や組織によって異なりますが、会社の事業運営に必要不可欠とされる業務を担っていることがほとんどです。

主な業務分野のひとつに、会社における施設や機器、備品、郵便物や書類といった文書などを管理する「事務管理」があります。これらは会社の事業をベストな状態で運営できるように、会社の持つモノを最適な状態に維持するための業務です。

他には、社内行事の企画・運営や社内外への広報活動、来客対応といった業務を担うことがあります。また、組織の規模によっては、福利厚生や給与計算、勤怠管理といったような「人事・労務」の役割を担当することもあるようです。

このように総務の業務範囲は広く、会社運営に必要な事務作業や手続きなどで経営陣や現場の業務をサポートするため、広報部や人事部が担うべき内容も、総務が兼任しているケースも珍しくありません。
「人事・労務」関連に携わっている場合は、労務管理や従業員のメンタルヘルス管理、個人情報保護法などといった、時代とともに変化する法的知識も把握しておく必要があるでしょう。

総務はこのような背景から、社内をはじめ外部の協力会社との関わりも多く、コミュニケーション能力も求められます。

総務に向いている人とは？

仕事の優先順位付けが得意

前述した通り、総務は会社の設備や文書の管理、来客対応、社内イベントの企画・運営など、幅広い業務を担当します。

大きな組織であれば複数の人材が担当を手分けすることもありますが、中小企業では1人がいくつもの業務を兼任することも珍しくありません。多岐にわたる業務を同時にこなす、組織には欠かせないポジションであると言えます。
このことから、複数の作業を掛け持つことになっても「仕事の優先順位付け」の判断に長けている人は総務に向いていると言えるでしょう。

まずは、与えられた業務を理解し重要度や緊急度を適切に判断できることが重要です。タスクの優先事項をスケジュールに落とし込んで効率よく取り組めるかどうかがポイントになるでしょう。
加えて、それぞれのタスクに応じた思考モードに切り替えられるマインドや、複数のタスクを抱えていても焦らず落ち着いて取り組める集中力も必要です。

裏方で支えることが好き

「仕事の成果が売上に直結する営業」や「自社製品を生み出す開発」といった仕事とは異なり、総務は主に組織の裏方の役割を担います。表舞台に立つような華やかさを感じることは少ないものの、縁の下の力持ちといわれる総務の仕事がなければ、組織は成り立ちません。
「目立ちにくい些細なことでも誰かの役に立てることが好き」という方は、総務の仕事に向いていると言えるでしょう。

裏方の役割を全うできる人は、周囲に対して「自分には何ができるか」を常に考える傾向にあります。
任されたタスクに誠実に向き合えることはもちろん、周囲の状況をよく観察して組織が円滑に回るよう行動できることも、総務に向いている人の特徴に当てはまります。主観的な考えに従うばかりではなく、周囲の意見に耳を傾けて最適解を導き出そうとする姿勢も必要だと言えるでしょう。

社交的である

総務は社内の他部署から業務依頼を受けることが多い部署です。経営陣との橋渡しや協力会社との交渉も、多くは総務が担います。社内外のさまざまな人と常にやりとりをしながらタスクをこなす必要があるため、協調性があり、人あたりの良いタイプも総務に向いています。
何気ない声掛けなどを日ごろから行い、他部署の人々と良好な関係を築こうとする人であれば、業務の受け渡しもスムーズに行えるでしょう。

コミュニケーションをはかる中で会社の細かい情報を得ることができれば、多岐にわたる総務の仕事も進めやすくなります。予期せぬトラブルの際も、社内で顔が広ければ相談相手を見つけやすいため、早期の問題解決が期待できるでしょう。

総務に求められるスキルとは？

コミュニケーション能力

総務は協力会社と会社、部署と部署、経営層と現場など、立場や役割の異なる人を結ぶ橋渡し的な役割を担っているため、いわゆる「コミュニケーション能力」が求められます。

しかし、他愛のない話や雑談が得意というだけでは、職場において十分なコミュニケーション能力があるとは言えないでしょう。受け取った情報を伝達するにあたって適切なタイミングで正確に伝えられる能力が、業務を円滑に運ぶための重要なスキルだと言えます。

このようなコミュニケーション能力を高めるには、日ごろからさまざまな人の声に耳を傾け、対話を重ねる姿勢が必要です。そうすることで徐々に社内の人々のニーズに素早く気づけるようになってくるでしょう。
相手のニーズがわかるようになれば、その人にとって適切な情報の伝え方も自ずと察知できるようになります。

作業時間の管理

どの部署に所属するかを問わず、与えられた時間をコントロールして仕事を完了させることは社会人の基本的なスキルとして求められます。
特に、さまざまな業務を並行して行う総務にとってタイムマネジメントは重要なスキルだと言えるでしょう。

例えば、1人で完結する仕事であれば周りを気にせず集中して取り組めば済みますが、総務が担当している業務は他部署と連携して行うものが多いため、期日に遅れるとその仕事のスケジュール全体に影響を与えかねません。外部業者とやり取りする機会も多いため、他者の作業進捗を把握しているかどうかも重要なポイントとなります。
各タスクを期日までに完遂するには、抱えているタスクを俯瞰で把握し、優先順位を考えて作業に取り組むことが大切です。スケジュールに遅れがでそうな場合は、事前にその旨を関係者に伝えておくといった準備もできると良いでしょう。

事務処理能力

総務では、自分の担当するルーティーンワーク以外にも他部署から仕事を依頼されることがあります。時には急遽キャパシティを超えるような事務処理に対応しなければならないことも起こり得るでしょう。
そのため、無駄を省いて迅速に事務処理を行う手際の良さは、総務の仕事に欠かせないスキルとなります。

普段は対応していない業務でも、要点を瞬時に理解して効率よく取り組むことができれば、事務処理能力の高さを評価されるでしょう。そのためにも、日ごろからモノや情報を扱いやすくしておく習慣をつけることがおすすめです。
例えば、パソコン内のファイル名を整えて検索しやすくしておくことは、効率化のコツのひとつです。他にも、基本的なOAスキルはもちろん、クラウドサービスやAIなどの活用で効率化をはかることなども、事務処理能力の向上に役立ちます。

総務でキャリアアップする3つの方法

資格を取得する

先述の通り、総務の業務は幅広いため関連する資格も多数存在します。
そこで、どんな資格があれば良いのか、またどのように勉強すれば良いか悩んでいる方に向けて代表的な3つの資格をご紹介します。

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おすすめの資格1：ビジネス・キャリア検定

ビジネス・キャリア検定は、事務職に必要な専門知識の取得とその能力を評価する検定試験で、事務系職種ごとに試験があります。
試験は1級、2級、3級、BASIC級のレベル別に分かれており、どの級からでも受験できるので自分に合ったレベルにチャレンジできます。
試験分野・試験区分は全8分野41試験となっており、さまざまな分野を網羅しているため、幅広い業務への対応や知識が求められる総務におすすめの資格だと言えます。

おすすめの資格2：メンタルヘルス・マネジメント検定

仕事や職場に対して強い不安や悩みを抱える方は年々増加傾向にありますが、メンタルヘルスによる休職・退職者のある企業のうち、3分の1は具体的な対策を講じられていません。

一方で、メンタルヘルスによる休職者・退職者のあった企業の約9割が「メンタルヘルス問題に対して何らかの対策が必要」と自覚しています。このことから、企業側は従業員の精神的な悩みに対し具体的にどのような行動をとれば良いのか、頭を悩ませていることがわかります。

メンタルヘルス問題の増加に対して人事を兼務することも多い総務としては、従業員の変化に気づき早めに対処することが求められます。
そこでおすすめするのがメンタルヘルス・マネジメント検定試験です。これは精神的な疾患の未然防止に重点をおいた内容で、メンタルヘルスケアに必要な知識や対処法を習得できる内容です。

コースは全部で3種類あり、このうち「Ⅰ種（マスターコース）」が人事労務を管理するスタッフや経営幹部向けの内容です。メンタルケアの計画や外部の専門機関との連携方法、教育・研修などの知識を持つ人材を育成することを目標に掲げています。

おすすめの資格3：中小企業診断士

日本で唯一とされる経営コンサルティングに関する国家資格「中小企業診断士」は、企業経営や組織マネジメントに関する幅広い知識を生かし、ビジネスの発展を支えるのに役立ちます。ビジネス全体を支える総務部門では昨今、経営企画に近い性質を持った「戦略総務」といった役割も求められており、その流れに応える上でもおすすめの資格と言えるでしょう。

合格率は例年わずか4%前後と狭き門ですが、キャリアアップやビジネスパーソンとしてのさらなる成長を目指して受験に挑む方も多いようです。中小企業診断士の受験を通して現場で役立つノウハウや知識を大きく伸ばすことができ、マネジメントスキルの向上にも寄与します。
さらに、将来的に経営コンサルタントとして独立したり、次のキャリアへ挑戦したりする際にも心強い味方となる資格です。

社内でジョブローテーションをする

ジョブローテーションとは、従業員の能力向上のために人材育成計画を立て、計画性をもって定期的に職場や部門を変えることを指します。
ひとつの部門で2～3年の経験を積んだ後でほかの部門に異動することで、多様な知識や柔軟な発想が生まれるとされています。業務範囲が広くさまざまな部門とのかかわりを持つことが多い総務において、有効なキャリアアップ策の1つだと言えるでしょう。

ジョブローテーションの目的は、主に3つあります。
まず、社内の職種や部署を複数にわたって経験することで、自分の適性を見極めることができます。多くの企業では、新人研修の機会を利用しジョブローテーションでさまざまな職種を経験させたうえで、本人の希望や適性を考慮し正式な配置を決めることも多いようです。

2つ目は、会社全体の業務の流れを把握できることです。複数の職種を経験することで自分自身が担当する業務の役割や立場の理解が進むため、全体像を踏まえたうえで他の部門や職種との連携を強化できると考えられています。

3つ目は、業務の属人化回避です。長い間担当が変わらないと、その担当者にしか業務の内容や進め方がわからなくなる可能性があります。ジョブローテーションを導入することで、その従業員が退職した場合などに起こるリスクを軽減し、複数の従業員間で業務内容の共有ができます。

もし会社にジョブローテーション制度があれば、自らのキャリアアップのため積極的に手を挙げることも検討してみましょう。

経営層に近い総務部門へ転職をする

組織が大きくなるほど、従業員と経営層との距離は遠くなりがちです。また、業務範囲も組織の大きさに比例して細分化されやすくなります。そこで、比較的小規模の会社に転職すれば、経営や会社方針にかかわる大きな業務に取り組むチャンスが生まれやすくなり、大規模の企業では積めないような経験ができる可能性があります。

また経営者は、国内外の経済・政治・業界の動向などの社会情勢を踏まえて意思決定をします。経営の近くに総務がある組織であれば、総務担当者がその判断材料となる情報を集め、企業にプラスとなる戦略を立てる経営企画的な役割を担うケースもあります。
また経営層の近くで働きトップの考え方や経営的な視点を学ぶ機会が増えることで、自分自身の成長につながると言えるでしょう。

重要性が高まる戦略総務とは

まとめ

パソナ日本総務部では戦略総務に必要な思考法とスキルを学び、実践する総務研修を行っています。戦略総務の基本を学べるコースから総務のプロを目指すコース、お客様の課題やご希望に合わせて、研修内容や開催形態・所要時間などを相談しながら企画するカスタマイズ研修までそろっていますので、ぜひ一度お問い合わせください。

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パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。