業務効率化を図るメリット

業務効率化とは、業務プロセスを洗い出し「ムリがあるもの」「ムダがあるもの」「ムラがあるもの」を見つけ出して最適化し、非効率な業務を改善することです。業務効率化は、企業と従業員にとってさまざまなメリットをもたらします。主なメリットは以下の3つです。

コストを削減できる

業務効率化によって余分な作業やミスが減るため、業務時間を短縮できます。これにより、人件費などさまざまなコスト削減にもつながります。加えてミスによる作業のやり直しやトラブル発生のリスクも減るため、その対応にかかるコストも削減できるでしょう。
具体的には、残業時間の減少などによる人件費の削減、ミスによる機会損失の削減、施設・設備運営に関わるコストや資材の削減などが考えられます。

生産性や質が向上する

業務効率化によって、同じ時間でより多くの仕事ができるようになれば、さらに多くの利益を獲得する可能性が生まれます。
例えば、顧客対応のスピードアップや、商品・サービスの改善や開発へのコスト投入など、生産性や業務品質の向上に取り組めます。自社の競争力のアップや、他社との差別化にもつながるでしょう。

従業員のモチベーションが向上する

業務効率化によって残業やストレスが減少することで「働きやすさ」につながり、従業員のモチベーション向上が期待できるようになります。各従業員の時間や心に余裕が生まれれば、仕事への集中力をより高められるでしょう。
さらに、ワークライフバランスが整えられると、採用希望者の増加や人材の定着率向上などの企業にとってのメリットも大きくなります。

業務効率化を図る手法7選

業務効率化を図る手法1：ムダな作業の洗い出し

業務効率化は、業務の開始から完了までのプロセスを可視化し、ムダな作業が発生していないかを洗い出すことから始まります。
例えば、必須ではない作業や非効率な作業手順、重複している作業といったものがムダな作業として挙げられます。加えてミス、トラブルを引き起こしやすい作業などもチェックすることが大切です。

ムダな作業を特定するためは、現場の声を綿密にヒアリングして洗い出すことも大切です。日常的に何気なく行っている小さな作業まで洗い出すことで、どの作業がムダの原因になっているかが浮かび上がります。
作業完了のために欠かせない作業かどうか、何のために行っている作業なのかなど、作業が発生する理由や背景を見直すことになるため、本当に必要な業務であるかを判断できるようになるでしょう。

業務効率化を図る手法2：業務のマニュアル化・自動化

業務のムダを削減し、必要な手順だけに絞り込んだ業務フローに整理した後は、従業員誰もがその内容を共有できるようにマニュアル化します。これにより業務の手順や注意点が明確になるため、業務のクオリティを標準化できます。主担当者の不在時の対応、新人や後任者への業務の引き継ぎもスムーズになるでしょう。

繰り返し行うような業務やミスを引き起こしやすい手作業などは、ITツールやロボットなどのシステムを導入して自動化することも業務効率化の手法のひとつです。自動化によって生まれる時間やコストなどのリソースを、より付加価値の高い業務に充てられます。

業務効率化を図る手法3：業務フローチャートの作成

業務フローチャートとは、業務の開始から完了までの流れを端的に表現したものです。文字だけではなく図形や表などを用いるため、業務の全体像を俯瞰で把握できるようになります。
業務フローチャートでは、「いつ、誰が、何を、どのようにやるのか」という項目を明確に記載します。加えて「何のために行うのか」という目的も明記しておくと、従業員は役割を認識しながら業務を遂行できるでしょう。

業務効率化を図る手法4：働き方・働く環境を整備

従業員一人ひとりの働き方や働く環境を整備することも、生産性を上げて効率化につなげる方法のひとつです。
例えば、リモートワークや時間に縛られない多様な働き方を可能にする「働き方改革」は、時間外勤務の抑制による総労働時間の短縮が期待されます。公私のメリハリが生まれることで、従業員のモチベーションアップも期待できるでしょう。

また、オフィス空間を整備する際に、紙ベースで保管していた資料の電子データ化でどこにいても閲覧できるようにすることや、資料探しなどのムダな作業を削減するという工夫も検討できます。さらに従業員同士が対面でリラックスしてコミュニケーションを取りやすいレイアウトを取り入れると、情報共有の活性化や、スムーズな業務の遂行にも役立つ場合があるでしょう。

業務効率化を図る手法5：ノンコア業務のアウトソーシング化

ノンコア業務にアウトソーシングを導入する事も効果的です。
ノンコア業務とは、経理、人事、総務やオフィスの保守・メンテナンスといった業務など、直接利益を生まないものの会社運営に欠かせないルーティン的な業務を指します。これらをアウトソーシングすればルーティン業務に費やしていた時間の削減だけではなく、従業員教育の手間が無くなることによるコスト削減にもつながります。また、外部業者の優れた業務品質による、自社のサービス向上も期待できるでしょう。

業務効率化を図る手法6：業務担当の変更

業務を担当する人材を変えることで、効率化につながることがあります。

業務への適性の高さは、例えば「コミュニケーション能力が高い」「数字に強い」「英語が話せる」など、個人の持つスキルや経験、特性によって左右されます。
不得手な業務に取り組んでいる従業員のチャレンジをサポートすることも大切ですが、業務効率化と不得手な作業による人的ミスの回避の観点では、担当業務の変更を視野に入れることも大切です。
業務担当の再配置の際は場当たり的に別の人材を充てるのではなく、現在の担当者や業務管理者にヒアリングをして現状を把握し、適性を鑑みた実施が重要です。
前述のアウトソーシングによる 業務代行も考えられるでしょう。

業務効率化を図る手法7：専門家に頼る

外部の専門家から業務効率化のアドバイスを受ける方法もあります。業務改善の方法がわからず、自社メンバーだけでは業務効率化が進まない時に有効です。

しかし、外部に依頼する場合は相応の費用と時間がかかるうえに、専門家に任せることで、従業員の当事者意識が薄まってしまう可能性があるでしょう。そのため、まずは自社でできるだけ課題の洗い出しを試みてから、その結果をもとに専門家に相談することも検討してみましょう。

業務効率化を図るためのポイント

ここでは、業務効率化の効果を高めるためにおさえておきたいポイントをご紹介します。

優先順位を決める

業務のすべてを短期間に効率化することは現実的ではありません。優先順位を決めて重要なものから取り組むことが大切です。

優先順位を決めるには、まず業務を「重要で緊急性が高い仕事」「重要度は高いが緊急性が低い仕事」「重要度は低いが緊急性が高い仕事」「重要度と緊急性が低い仕事」の4つに分類します。この分類を軸にして、最も優先すべきである「重要で緊急性が高い仕事」から取り組んでいきましょう。
他にも、ミスの原因となりやすい手作業の効率化は大きな効果が期待できるため、先行して進めても良いでしょう。

社内の意識を統一させる

従業員が業務効率化を自分ごととして意識できるかどうかは、業務効率化の成果を左右する重要なポイントです。

マニュアルの整備や自動化ツールの導入など、会社として策を講じても、それを現場のメンバーが活用しなければ効果を得ることは難しいでしょう。業務効率化の目的や目標を社内に共有し、メンバーが一体となって取り組むことを目指すのも大切なポイントです。

振り返りをする

「業務効率化の手法を実践しただけ」では、十分な効果が得られない可能性があります。業務の進め方を変えたことで、これまでと異なる不具合が起きていないか、どれだけの時間短縮になったか、といった効果検証を行うことが重要です。
加えて、さらに良い方法を模索し続けることも、業務効率化を進める重要なステップです。

まとめ

パソナ日本総務部は、現在の業務における課題を洗い出し、業務手順の適正化につなげる業務調査や、業務プロセスのマニュアル化、ノンコア業務のアウトソーシング、従業員同士がコミュニケーションを図りやすい職場環境整備など、企業の業務効率化のさまざまなシーンでお役に立ちます。ぜひ一度サービス内容をご覧ください 。

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