業務量が多すぎる原因は「人手不足」にあり！考えられる悪影響と改善方法

業務量が多すぎる！その主な原因は「人手不足」

業務量が多すぎる主な原因は「人手不足」です。企業におけるすべての業務量に対して、従業員数が少ないと当然ですが一人あたりの負担は大きくなります。このような状況になると、「手が回らなくなってきたから」とほかの従業員に業務を手伝ってもらうことも困難になるでしょう。結果として、従業員一人あたりの担当業務量がどんどん増えてしまい、業務量過多になってしまうのです。

くわえて、仮に退職者が出ても採用活動をせず、既存の従業員で退職者の業務をカバーしている場合も、人手不足による業務量過多が発生しやすくなります。

業務量過多になるそのほかの原因

業務量が多すぎる原因はほかにもあり、たとえば「過剰なノルマや目標設定」や「マネジメント体制の不備」などが挙げられます。

ノルマや目標が過剰な場合、その達成に向かうために業務量はおのずと増えていきます。結果として業務量過多となり、人によっては残業や休日出勤が増え、長時間労働の影響で集中力や仕事の質の低下を招く場合があります。さらに、心身に悪影響が及ぶこともあるでしょう。

また、業務管理にも注意を払う事が重要です。上司のマネジメントが行き届いていないと、適切に業務が分担されず、特定の従業員に業務が偏ってしまう可能性があります。その結果、従業員の負担が大きくなり業務過多につながることもあるでしょう。

業務量が多すぎるとどうなる？考えられる悪影響

人手不足をはじめとする原因により業務量が多くなると、さまざまな悪影響が及ぶ可能性があります。

モチベーションの低下

業務量が多すぎると、業務に対するモチベーションの低下を招く可能性があります。忙しすぎて心身ともに疲れ切り余裕がなくなることで、意欲が下がってしまうのです。
また、業務量過多により残業が増え、プライベートの時間を確保しづらくなることで、モチベーションがさらに低下してしまうこともあります。

業務効率の低下

業務量が多すぎると複数の業務を同時進行しなければならず、集中力が散漫になり業務効率が低下してしまうことがあります。特定の業務を対応し忘れたり、ミスを繰り返したりする恐れもあり、またそれらをリカバリーするためにさらにタスクが増える、という悪循環も生まれてしまうでしょう。

従業員の健康障害

残業や休日出勤などによる長時間労働は従業員の心身不調を招き、重篤な疾患につながることがあります。症状の度合いによっては、休職や退職という選択をすることもあるでしょう。
この場合、その従業員の業務を既存の従業員が引き受けなければならず、根本的な解決も難しくなります。

離職率の増加

業務量が多すぎることで恒常的に残業が必要になっていると、多くの従業員が体力面でも精神面でも負担を感じ、離職率が増加する可能性があります。離職率が高まるとさらなる人材不足に陥るため、既存の従業員の負担が大きくなり、業務効率や生産性の低下を招く悪循環が生まれてしまいます。

業績の低下

業務量の多さが従業員のモチベーションに関連することは前述しましたが、その影響は企業の業績にも影響を及ぼすことがあります。モチベーションの低下は業務成果に大きく影響し、ひいては業績の低下にもつながりかねません。もし、企業の存続が危ぶまれる事態にまで発展してしまうと、従業員が将来に不安を感じ、退職者が増加してしまう可能性もあります。

人手不足による業務量過多を改善！具体的な4つの方法

業務の進め方や職場環境を見直す

必要とされている業務を減らすことは容易ではありませんが、効率化することにより負担を軽くすることは可能です。数ある業務の中でも、たとえば自動化できそうな業務は狙い目です。その業務に適したシステムを導入し従業員の負担を軽減することで、人手不足による業務量過多を改善することができます。

また、上司とコミュニケーションが取りやすい環境を作るのも有効です。部下は立場上、業務量の多さについて相談しづらい傾向があります。そこで、1on1ミーティングなど上司と話す場を設けることで、部下は自らのタスクについて相談しやすくなり、上司は部下の状況を把握しやすくなります。これにより対策をうちやすくなるでしょう。

業務を効率化できないか検討する

業務効率化を進める方法は、前述した自動化だけはありません。業務の作業手順やルールをマニュアル化することも有効な手段といえます。「マニュアルを見れば滞りなく業務を進められる環境」を整えることで、ひとつの業務にかける時間が短縮し、効率良く業務を進められるようになります。その結果、業務量過多による残業や休日出勤が減っていくでしょう。

また、従業員のスキルアップが業務の効率化につながることもあります。例えば、資格取得支援制度を導入するなどして、従業員のスキルアップを支援する環境を整えるのも有効です。

外部リソースを活用する

業務量過多の原因が人手不足である場合は、外部リソースを活用するのも一案です。社内人員の業務負担を軽減できるため、業務量が多すぎる状況を改善することができます。
例えば、総務などの管理部門には企業のコア業務遂行をサポートするために必要なノンコア業務が多く存在します。そのように多岐にわたるタスクをBPO会社などの専門会社に委託すれば、大幅な業務効率化につながり、業務改善の提案をもらうことも期待できるでしょう。

ただし、外部リソースの過度な活用には注意しなければなりません。自社の判断が必要なコア業務まで委託してしまうと、かえって業務効率が低下し、余計なコストがかかる可能性があります。そのため、現状の課題を洗い出したうえでどの業務を委託するか慎重に検討しましょう。

採用活動に注力する

採用活動に注力することも業務量過多の改善に効果的と言えます。まず、将来を見据えた採用計画の立案、求める人物像の設定などから始めましょう。そのうえで、コーポレートサイトの会社紹介情報の充実や、求人広告の出稿により求職者に自社を認知してもらえば、理想の人材を獲得しやすくなるでしょう。

採用活動に注力する際は、あわせて従業員への待遇改善も行うのがおすすめです。給与そのものや昇給制度を見直し、成果に応じた報酬をきちんと支払う環境を整えることは、既存従業員の満足度向上はもちろん、求職者にとっても魅力的に映ります。そのため、採用活動を軌道に乗せやすくなるでしょう。

まとめ