日立建機株式会社

今回、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を導入いただいた日立建機株式会社の皆様に、得られたメリットや、スムーズな運用のためのヒントなどをお聞きしました。

日立建機株式会社　人財本部 人事総務統括部 総務勤労部 第二総務グループ　　
左：主任 三澤伸明 様　中：部長代理（グループリーダ） 吉田丈介 様　右：片岡陽子 様

総務BPOの導入を決めたきっかけ

【吉田様】
パソナ日本総務部に総務BPOをお願いする以前は、別の企業様に印刷など特定の業務は委託していたのですが、基本的には自社の社員であらゆる総務業務に対応していました。
ご存じの通り、総務の仕事は守備範囲が非常に広いという特徴があります。しかも、担当する人数が少ない中で幅広い業務をこなす必要があるため、いかに日々の業務を効率的に進めるのかが大きな課題でした。
総務の業務は、日常的に発生する定型的な「ノンコア業務」と、新たな取り組みや改善などの「コア業務」に分けられることが多いのですが、ノンコア業務も決して軽視できるものではありません。業務量は多く、一つ一つにも時間がかかります。そんな中でも、やはり総務として最も大切にしたいのは「コア業務」にしっかりと時間を割くことであり、多くのノンコア業務に関しては、どうにか効率化する必要がありました。
そこで、「ノンコア業務は外部の専門会社に委託する」という方針が決まり、複数社によるコンペを実施した結果、パソナ日本総務部にお願いすることになりました。

自社スタッフ教育の充実と、将来への提案が採用の決め手に

【三澤様】
コンペに参加いただいた企業ごとに長所がある中で、パソナ日本総務部のご提案で惹かれた点は二点あります。一つは総務BPOを担うスタッフの教育に力を入れている点です。これは総務サービス品質の維持・向上という観点からも重視しました。
もう一つは、ファシリティ管理システム「SINGU」の将来的な活用を提案いただいた点です。当社は国内に複数の工場を抱えており、そこには膨大な数の資産が存在します。総務が扱う資産だけでも何百、何千という規模にのぼり、管理の効率化は長年の課題となっています。そうした課題に対し、資産管理を体系的に行うためのシステム導入という視点で具体的なご提案をいただけたことは、大変魅力的でした。
資産管理での活用は今後の検討となりますが、当社社員からの依頼内容や計画作業は、SINGUで一元管理できています。対応完了までの進捗状況を、コンシェルジュスタッフと総務部間でリアルタイムに共有できるため、業務の効率化と生産性向上につながっていますね。

柔軟な対応と積極的な改善提案で、業務クオリティを向上

また、受付の予約管理も改善されました。従来メールで行っていた状況を改善するべく、私の前任者が途中までアプリを開発していたものの、その後ストップしてしまいそのままになっていました。そこで、コンシェルジュの方々と当社DX部門のメンバーで連携しながら、そのアプリの構築を最後まで進めていただきました。現在では予約管理は基本的にアプリで完結できており、メールでの煩雑なやり取りは大幅に削減できました。おかげでかなり効率化が進んだように思います。

【三澤様】
パソナ日本総務部のスタッフは皆さん親切で、私たちが「こうしたい」「ああしたい」といった要望にも柔軟に対応してくださっています。時には、「お願いしても良いのかな？」という相談にも快く応じていただき、いろいろとサポートしていただけるので、本当に助かっています。実際に業務をお願いした社員たちからの信頼も得ており、非常に良かったと感じています。

総務BPOの活用で心がけていることはありますか？

今後の展望や、さらに取り組んでいきたいこと

【片岡様】
総務BPO導入のメリットでお話したように、アプリやシステムを活用し、積極的な改善に取り組んでいきたいと考えています。例えば、総務に寄せられる問い合わせは、内容がある程度決まっていることが多いものです。チャットボットの活用など、パソナ日本総務部と一緒に整備し対応力を強化していけたらいいなと思っています。また、ランニングコストを抑えつつ、業務を自動化できる仕組みを取り入れれば、間違いや手間も減り、よりスムーズな対応が可能になるはずです。引き続き、こうした改善の取り組みを進めていきたいですね。

【三澤様】
会社としては、高品質な製品だけでなく、建設機械のライフサイクル全体での提案や最適なソリューションの提供を強化しています。それに伴い、総務勤労部にも新しい仕事や、今まで経験のないような業務が今後さらに増えていくだろうと予想しています。そうした変化にしっかり向き合っていくためには、やはり時間や人手といったリソースが不可欠です。将来的にはコア業務の部分でもサポートしていただけると、総務勤労部として「ワンチーム」で取り組めるようになれるのでは、と期待しています。

あと、他社の総務も同様だと思いますが、どうしたらいいのか、誰に聞けばいいのか、そういう問い合わせに限って、総務に寄せられがちです。また、このような相談に限って、意外と時間がかかるものです。このようなケースはなるべく減らしていきたいですし、もちろん総務勤労部としてそれを解決するのが私たちの仕事だと思っています。しかし、より早く課題を解決して前に進むためにも、引き続きパソナ日本総務部のお力をお借りできると心強いです。

【吉田様】
グループ内の総務の横のつながり強化という点について、今後さらに取り組んでいきたいと感じています。パソナ日本総務部との月次定例会で、「他社の総務ではこんなやり方をしている」という事例をお聞きして、「ぜひ当社もその方法でやりましょう」となるケースがあります。やはり、我々は自分たちの中のことしかわからないので、このような情報共有はとてもありがたいです。以前はグループ内の総務同士で共有する機会があり、良い事例を真似できていました。今後はパソナ日本総務部の力もお借りして、外部の知見を取り入れ、業務レベルのブラッシュアップを図っていきたいと思っています。

※本事例に記載の情報は、取材当時（2025年9月）のものです。