ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、これまで紙に印刷して配布していた資料をデジタルに移行し、パソコンやタブレット、電子ホワイトボードなどを活用する会議を指します。
昨今では各参加者のパソコンやタブレットのほかに、大型ディスプレイに資料を映して進行役が内容を説明する形式や、プロジェクターに資料を投影する形式もあります。

また最近では、会議を電子化することに特化した「ペーパーレス会議システム」を活用するケースも増えているようです。ペーパーレス会議システムは、参加者同士で簡単に資料を共有できるほか、資料に直接メモを書き込むなどの使い方が可能であり、ペーパーレス会議をさらに効率化できます。

ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレス会議のメリットには、業務効率改善や資料の差し替えなど、さまざまなメリットがあります。
ここでは、代表的な4つのメリットについて解説します。

業務効率の改善

従来の会議では、あらかじめパソコンなどで作成した資料を紙に印刷し、その資料をホチキスでまとめて参加者に配るなど、事務的な作業が多く発生していました。このような業務により、「会議準備に膨大な手間がかかる」などの事態が起こっていました。

ペーパーレス会議なら、完成した資料をパソコンやタブレットに共有するだけで会議を進行できるため、資料の印刷やホチキス止めなどの事前作業は不要です。会議準備がスムーズになり、業務効率の改善につながります。

資料の差し替え

ペーパーレス会議には、資料の差し替えが容易になるというメリットもあります。
もし、紙に印刷した資料の内容を変更することになった場合、配布した資料をすべて回収した後、改めて印刷し直した資料を再度配布しなければなりません。一方ペーパーレス会議なら、データ共有した資料の内容を手元の端末から修正するだけで、簡単に差し替えが可能です。 差し替えに伴う労力と、再印刷にかかるコストを削減できます。

印刷コストの削減

印刷コストの削減も、ペーパーレス会議の特に大きなメリットといえます。
従来の会議形式では人数分の資料を紙に印刷する必要があるため、用紙代やインク代などの印刷費がかかっていました。しかしペーパーレス会議なら、作成した資料をそのままパソコンやタブレットに共有できるため、印刷して配布する必要がありません。

後述しますが、ペーパーレス会議システムの導入には費用がかかることもあります。そのため事前の試算は必要ですが、年間の印刷費用とシステム導入費用を比較すると、システム導入の方が高い費用対効果を得られる場合が多いでしょう。

セキュリティ強化

ペーパーレス会議の導入は、セキュリティ強化にも役立ちます。紙に印刷した資料は、紛失のリスクや関係のない人の目に触れてしまう可能性があり、機密情報が流出する原因にもなりかねません。
ペーパーレス会議に切り替えることで、資料が関係者以外の目に触れにくくなり、紛失のリスクも軽減できます。結果的に、企業としての信頼性が高まることにもつながります。

ペーパーレス会議のデメリット

紙より一覧性に欠ける

ペーパーレス会議の資料は、紙に比べると一覧性に欠ける点がデメリットです。
紙の資料は全体を俯瞰しやすく、必要な情報を網羅的にたどりやすい点が魅力です。一方、ペーパーレス会議の電子ファイルは、必要な情報にたどり着くためにほかのファイルを開き直したり、該当の部分までスクロールしたりする必要があるため、それを煩わしいと思う人も少なくないでしょう。

メモが取りづらい

メモが取りにくい点も、ペーパーレス会議のデメリットのひとつです。
紙の資料にメモをする際は、ペンを用意するだけで簡単にメモを取ることができます。しかしペーパーレス会議は、基本的に進行役が資料を参加者のパソコンやタブレットに共有しているため、参加者の端末からは投影資料に直接メモを取ることはできません。

メモを取りたい場合は、例えば別途ノートなどを用意して「〇〇の資料の△ページ目」などと覚え書きを添えて、内容を記録しておく必要があります。

端末やITツールに慣れていないと使いこなしにくい

会議参加者の中には、ITに不慣れな人がいることも考えられます。日ごろからシステムに触れる機会が少ない従業員など、端末やツールに慣れていないと操作を覚えるまでに時間がかかることがあるでしょう。会議の途中で操作に関する質問が多発し、システム導入でかえって効率が低下するおそれもあります。
端末やツールを導入する際は、事前の操作研修やマニュアルの整備も重要です。

導入費用がかかる

端末やツールを新しく導入する場合は、まとまった導入費用がかかります。パソコンやタブレットなど、資料を共有するための端末の購入費用や、システム・ツールの初期費用と月額費用などが主に発生する費用です。

ペーパーレス会議の導入によって、印刷費や用紙代などのコスト削減が期待できますが、あらかじめペーパーレス会議の導入費用とコスト削減効果を比較し、費用対効果を明らかにしておくことが大切です。

ペーパーレス会議を導入する時のポイント

段階的にペーパーレス化を導入する

ペーパーレス会議は、段階的に導入することが成功のポイントです。
最初から全社一律にペーパーレス会議に転換すると、操作に不慣れな従業員が混乱する可能性があるため、まずは一部の組織や部門で導入し、少しずつ拡大していくことをおすすめします。

最初に導入した組織や部門でペーパーレス会議が定着したら、周辺の組織や部門に広げていき、最終的に全社へ導入することが望ましいです。ペーパーレス化を拡大する過程で運用の振り返りを行い、改善することで、全社に展開する際にはさらに運用がスムーズになっていくでしょう。

操作感や機能は会社の運用に合ったペーパーレス会議システム・ツールを選ぶ

ペーパーレス会議の導入時は、自社の運用に適したペーパーレス会議システムやツールを選定することが求められます。特に機能の内容を十分に精査し、自社が想定している会議進行に対応できるかを検討することが大切です。

加えて、ITに不慣れな人でも直感的に操作できる、操作感の良いシステムやツールを選ぶことで、現場へスムーズに浸透させやすくなるでしょう。使用方法に癖のあるシステムやツールを導入してしまうと、浸透が進まず、やがて使われなくなってしまうことも考えられるため注意が必要です。

まとめ

ペーパーレス会議システムを導入することで、用紙代や印刷代をはじめとした運用コストを削減できるだけでなく、資料の作成にかかる手間を削減し、業務効率化を促進できます。
セキュリティ強化にもつながるため、社内のリスク対策のためにも積極的にペーパーレス会議を導入すると良いでしょう。

またペーパーレス会議が浸透すれば、一般的な社内文書を紙で保管しておく必要もなくなるでしょう。紙文書の保管には、保管スペースの確保や倉庫賃料がかかり、さらに誤廃棄や紛失なども考えられ、紙ベースでの保管自体がリスクであるともいえます。

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