ワークフローシステムとは？意味や機能、導入メリットまで解説
ワークフローシステムとは？意味や機能、導入メリットまで解説
紙のワークフロー運用には、管理の手間や管理のコスト増加など、多くの問題が伴います。紙による管理の負担を軽減し、スムーズな申請・決裁を実現するなら、ワークフローシステムの導入がおすすめです。 そこで今回は、ワークフローシステムの意味や機能、導入メリットなどについて詳しく解説します。
ワークフローとは
近年よく耳にするようになった「ワークフロー」という言葉ですが、具体的にはどのような意味をもつのでしょうか。ここでは、ワークフローの意味やワークフローの見える化による業務改善について解説します。
ワークフローの意味
ワークフローとは「業務やデータの一連の流れ」を指しています。対象は主に人や企業であり、企業における業務オペレーションにおいては、「誰が」「どのように」「どうやって」業務をスタートし、完結させるのかの流れをいいます。
例えば営業担当者の交通費精算に関する業務では「営業担当者が、使用した交通費の金額を経理部門に申請し、経理担当者が営業担当者の口座に当該金額を振り込む」という流れが存在します。この業務の流れ全体を「ワークフロー」と呼びます。
ワークフローの見える化で業務改善
ワークフローが見える化すれば、業務全体の流れが明確になります。これにより、現在のワークフローのなかに無駄な手順が含まれていないか洗い出すことができ、業務改善につなげられます。
業務改善を成功させるためには、まず業務の一連の流れを可視化して、改善点を見つけ出すことが必要です。いきなり個々の業務改善から始めずに、まずはワークフロー全体を可視化して複数の業務にわたる課題や問題点を明らかにする取り組みから始めることがポイントです。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、ワークフローを自動化するためのシステムのことです。近年では「ワークフロー」という言葉自体がワークフローシステムをあらわすケースも増えてきました。
ここでは、紙のワークフローの問題点とワークフローシステムの機能について解説します。
紙のワークフローの問題点
紙ベースでワークフローを進めるには、運用上の手間がかかりやすいという問題点があります。例えば申請書の様式を見つけるのに時間がかかることや、申請のたびに承認者や決裁者を決裁基準に照らし合わせて調べる必要があることなどが挙げられます。そのため、処理完了までにかかる工数が多くなりがちです。
加えて「紙を保管するための場所の確保が必要」「輸送コストがかかる」などの問題点も見過ごせません。紙のワークフローには、主に「手間、時間、コスト」の観点で多くの課題があります。
ワークフローシステムの機能
紙のワークフローに対して、ワークフローシステムを導入すれば、これまでアナログで行っていた申請や決裁業務を自動化できます。申請様式もシステム上でテンプレートとして登録できるため、毎回探す手間もかからず、また申請にあたり必要な情報の記入漏れも防げます。
承認者や決裁者もシステム上で自動的に判定されるので、申請者が自ら調べる必要がないというメリットもあります。
ここでは、さまざまな種類のワークフローシステムのうち、企業が管理する建物や施設、設備などの点検管理に用いられるワークフローシステムの代表的な機能について解説します。
リクエストや申請の管理
ワークフローシステムを活用すると、施設や設備の突発的な不具合発見や、修理依頼などのリクエスト申請の管理をシステム上で自動的に行えます。
また、申請を紙ベースで行っている場合は、基本的にオフィス内に居ないと申請自体が行えません。これに対してワークフローシステムはクラウドサーバーに構築されている場合が多く、インターネットに接続できる環境であればどこからでもアクセスし処理ができます。
予定・計画の自動追跡機能
紙のワークフローで運用している場合は、申請者や決裁者自身が作業予定や実施計画を自ら把握し進捗管理する必要があります。
一方、ワークフローシステムでは予定や計画を自動追跡する機能が備わっているため、作業の着手状況や進捗、対応期日までの残り時間を簡単に把握できます。
設備データの更新と機器の点検機能
機器の工事や点検作業を行った後は、点検結果をシステムに入力するだけで自動的にデータベースが更新されます。
加えて、更新された最新の設備データを呼び出して内容を確認したり、NFCタグを読み取ることでデータ更新に活用したりできるシステムもあります。
モバイルデバイスの最大活用
ワークフローシステムにはモバイルデバイスに対応しているものも多く、スマートフォンやタブレット端末から申請や決裁ができます。外出先や出張先でも内容を確認できるため、効率的な業務遂行につながります。
承認手続きのスピードアップ
ワークフローシステム上で行われた申請には、関係する資料やデータなども添付することができるため、基本的にすべてシステム上で内容確認と決裁が完了します。ほかのシステムを起動することや、紙ベースの資料を探し出すなどして確認する必要はありません。
また、パソコンから登録された申請をモバイルデバイスから確認・決裁することも可能で、シームレスに素早く承認手続きを進めることができます。
施設の現状を即時追跡・確認
ワークフローシステムに入力されたデータは、カスタマイズ可能なフォーマットで抽出され、ダッシュボードにリアルタイムで反映されます。施設の現状を即時追跡・確認できるため、施設管理の全体像を可視化して関係するあらゆるメンバーへの情報共有が簡単に行えます。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、特に効果が期待できる6つのメリットを紹介します。
業務プロセスの可視化
ワークフローシステムの導入によって、業務プロセス全体を可視化できます。全体像が不透明な状態で業務を進行すると、もし非効率な業務手順があっても気がつきにくく、スムーズな業務進行の妨げにもなりかねません。
業務プロセス全体を可視化することは現状の業務の課題点や問題を明らかにし、業務効率化や生産性の向上につながります。
意思決定のスピードアップ
ワークフローを紙で管理している場合は、承認者や決裁者はオフィスで紙の現物を見なければ承認や決裁ができません。
一方ワークフローシステムを導入すると、申請者のリクエストは自動的に承認者や決裁者に通知されます。承認者や決裁者が出張先や在宅勤務の場合でも、ワークフローシステムにアクセスさえすれば内容確認ができるようになり、意思決定のスピードアップにもつながります。
ペーパーレス化の促進
これまで紙で行っていた申請をワークフローシステムに切り替えることで、ペーパーレス化の促進にもつながります。紙の購入費用や印刷コストを削減できるだけでなく、SDGsの観点から環境に配慮した経営にもつながります。
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内部統制の強化
ワークフローシステムに申請を集約することで、内部統制の強化もはかれます。ワークフローを紙で管理していると、申請書類をすべてルール通りに整備するのは非常に困難です。ワークフローシステムにはあらかじめテンプレートを登録しておけるため、書式が統一され必要事項の記入漏れや不備を防ぐことができます。
ワークフローシステムの導入はこのような不備を未然に防止し、内部統制が保たれた業務オペレーションを実現します。
業務の属人化を防ぐ
ワークフローシステムは、業務の進め方や進捗状況などが特定の担当者しか把握していない、いわゆる業務の属人化を防ぐことにも高い効果を発揮します。各担当者がワークフローシステム上に作業内容や進捗を登録し、これを長期間運用し続ければ、申請や対応内容はシステム内に自動的に蓄積されていきます。
使えば使うほどデータが蓄積されて情報が集約され、またワークフローシステム上で関係者誰もが他の担当者や、過去の対応内容を見ることができ業務の属人化が防げます。
働き方改革の実現
近年では働き方改革がますます注目を集めており、リモートワークも広まっています。クラウド経由で利用できるワークフローシステムを導入すれば、インターネットに接続できる環境ならどこからでも申請や決裁ができるようになるため、社内の働き方改革を促進できます。
リモートワーク以外にも、外回り中の営業担当者や出張中の社員が、わざわざオフィスに戻らずに申請や決裁できる点も魅力のひとつです。
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まとめ
紙で運用するワークフローには、管理の手間や管理コストの増加、保管場所の確保などの問題が生じやすくなります。ワークフローの問題点を解消するためには、ワークフローシステムを導入して申請～対応完了まですべてのやり取りを自動化するのが効果的です。
パソナ日本総務部では、総務業務や施設管理、設備管理業務のワークフローシステム「SINGU FM」を提供しています。総務や施設管理部門で日々発生する多数のリクエストを、スムーズに管理するワークフローシステムの導入をお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
