業務改善とは？

業務改善とは、業務上で問題となる部分を発見・改善し、生産性を高めるための取組みのことです。

近年、少子高齢化による人手不足が深刻化しており、業種・業態にかかわらず労働力の確保が難しくなってきています。このような背景から、従業員一人ひとりが生産性を高めるための意識をもち、少人数でもより多くの業務を処理できる環境を整えていくことが重要だと考えられます。

今後はさらに少子高齢化が進行し、労働力の不足はますます深刻になることが予測されています。現状では十分な人手を確保できている企業でも積極的に業務改善をはかり、人手不足に備えることが大切です。

生産性向上との違い

生産性向上とは、リソースを有効的に活用し、アウトプットを最大限に生みだすことです。業務改善が「業務上で問題となる部分を発見・改善し、生産性を高めるための取組み」なので、生産性向上は業務改善のひとつと言えます。

ただし、「業務を改善したことで投入資源が少なくなったが、同時に生産物も少なくなった」という状況になる可能性もあるため、基本的に両者は区別して考えることが重要です。

業務改善が必要とされている理由

業務改善が必要とされている理由には、主に以下の3つが挙げられます。

生産年齢人口が減少しているから

生産年齢人口とは、生産活動を支える15〜64歳の人口のことです。労働の中核的な担い手として、経済に活力を生み出す存在と言えます。

1995年には戦後2つのベビーブームを受け、生産年齢人口の割合が総人口の69.5％を占めていました。しかし、経済産業省が発表した「2050年までの経済社会の構造変化と政策課題について」によると、生産年齢人口比率は減少の一途をたどっており、2050年には約50％まで下がると予測されています。

生産年齢人口が減少すれば人材採用が困難になるため、企業は限られた人員で成果を上げる仕組みを早急に構築しなければなりません。そのため今、非効率な業務を見直し生産性向上をはかるための業務改善が必要とされているのです。

参照

働き方が多様化しているから

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、リモートワークをはじめとした多様な働き方が普及しました。しかし、従来のオフィス出社を前提とした業務の進め方が、リモートワークなどの多様な働き方にマッチしないケースが発生するようになりました。これをきっかけに多くの企業が従来の業務フローを見直すようになり、さらに「本来必要でない業務を行っていないか」「今の仕事の進め方が果たして最善なのか」などを考えるようになったのです。

こうした背景から、従業員一人ひとりの“働き方に対する変化”への対応という観点においても業務改善の必要性が増しているのです。

長時間労働の是正につながるから

長時間労働の原因として業務過多が挙げられますが、その業務すべてが等しく重要というケースはあまり無いかもしれません。実は不要不急と思われる業務が整理されずに山積している可能性があります。

業務改善によって課題を発見し、優先順位を整理することで業務過多を改善すれば、従業員の業務負担を軽減でき、長時間労働の是正にもつながります。このことから多くの企業で業務改善の必要性が高まっているのです。

業務改善のメリット

1.生産性の向上が見込まれる

業務改善に取り組むには、まず従来の業務プロセスを根本から見直す必要があります。この見直しを行うことで、より効率の良い手順への改善が期待できます。従来よりも無駄のない業務プロセスを実行できれば、生産性の向上が期待できるでしょう。

今まで当たり前のように処理していた業務のなかにも実は無駄が隠れている、といったケースは数多くあります。特に、特定の業務を長く担当している担当者は従来からの業務プロセスに慣れているため、無駄が隠れている事実に気がつかないまま運用し続けるケースが少なくありません。

一見問題がないように思える業務でも都度見直しを行い、無駄がないかどうかをチェックすることで生産性の向上につながるでしょう。

2.不要なコストを削減できる

業務改善は、不要なコストの削減にもつながります。業務プロセスをより良い状態に改善すれば、従来よりも短い時間と少ない労力で業務を処理できるようになります。これにより残業時間も抑制され、人件費の削減が実現するでしょう。

人件費は企業の固定費のなかでも特に大きな支出となることから、業務を効率化し、できるだけ人件費を抑えることが利益を高めるためのポイントにもなります。

3.働きやすい環境作りができる

業務改善に取り組むことは、働きやすい環境を作り出すことにもつながります。非効率なやり方で業務を続けていると、各々の担当業務がなかなか終わらず、残業が常態化して従業員一人ひとりの業務負担が重くなります。残業で疲労が蓄積すれば、さらに業務効率が落ちるという悪循環に陥る可能性もあります。

業務改善によって業務効率を向上させ、一人ひとりがより短い時間で業務を終えられるようになれば、残業時間の削減や従業員の負担軽減につながります。これによって従業員のワーク・ライフ・バランスの推進にもつながり、従業員の満足度向上が期待できるでしょう。

業務改善の効率的な進め方5ステップ

業務改善を効率的に進めるためには、業務を可視化するとともに、課題を定量化して改善目標を明確に定めることが大切です。また施策には優先順位を設定し、改善スケジュールに沿って業務改善を実践しながら、現場への定着をはかることも重要です。ここでは、業務改善の効率的な進め方を5つのステップで解説します。

1.業務の可視化

業務改善を始めるにあたって、まずは従来からある業務を可視化（見える化）します。自社の業務をひと通りリストアップして、誰がどのような業務を、どんな手順で行っているのか、さらにどの業務にどれ位の時間がかかっているのかを把握します。

業務をリストアップする際には、それほど時間がかからないような小さな業務も洗い出すことが大切です。一つひとつの業務にかかる時間は短くても、それらを合算すると結果的にとても長い時間がかかっている、といった場合もあるためです。

関連記事

2.課題を定量化し、改善目標を設定

既存業務を可視化できたら、リストアップした業務プロセスのなかから問題点を見つけ出し、どのような部分を改善すべきかを明確にしましょう。そして課題を定量化し、改善目標を設定します。

例えば「契約書のフォーマットが定まっていないため、毎回一から作成しており、非効率な状況にある」という問題点が見つかった場合は、社内で使える契約書の共通フォーマットを作成し、関係者に共有するなどの施策が考えられます。

3.施策の優先順位をつける

課題の定量化と改善目標の設定ができたら、改善施策の優先順位を定めていきます。最終的にはすべての改善施策を行えることが理想ですが、取組みやすさや改善効果の大きさ、必要なコストなどを考慮しながら、どの施策を優先的に行うのが適切かを判断します。

業務改善は通常業務と並行して行うことが多いため、すべての改善施策に同時に取り組もうとすると、従業員の負担が重くなりうまく行かない可能性もあります。従業員が無理なく改善施策に取り組めるように、優先順位の高いものから少しずつ取り組むことをおすすめします。

4.改善スケジュール作成

施策に優先順位をつけたら、改善スケジュールを作成します。とりとめなく施策に取り組んでいると「いつまでに、どのくらいの効果を出さなければならないのか？」が曖昧になり、期待どおりの成果が出にくくなることがあります。そのため、必ず改善スケジュールに沿って施策に取り組むことが大切です。

また改善スケジュールを作成することで、組織内において業務改善への意識が共有され、一丸となって取組みやすくなるといった効果もあるでしょう。

5.業務改善の実践と定着

改善スケジュールが決まれば、次に改善施策を実践していきます。業務改善施策においては「取り組んで終わり」ではなく、一定の期間が経過した後に効果測定を実施して、実際に効果があったかどうかを確かめることも重要です。

効果のあった改善施策は通常業務に定着するように、継続的に実施していくことが求められます。
効果測定で思ったような成果が出なかった場合は「ほかに何を工夫すれば効果があらわれるのか」を考え、改善策に反映させることも大切です。

業務改善を進める際に押さえておきたいポイント

業務改善を進める際は、以下のポイントを押さえておくとよいでしょう。

従業員に業務改善の意図を伝える

従業員一人ひとりに当事者意識がないと、業務改善を効率良く進めることができません。場合によっては、従業員が無理やり付き合わされていると感じてしまい、業務改善のための活動に非協力的になることもあります。

そのため、まずは従業員に業務改善の意図を伝え、さらに目指すゴールの認識を一致させるようにしましょう。業務改善を自分事と認識してもらうことが大切です。

業務改善をポジティブに捉えてもらう

従業員によって考え方は異なるため、中には「仕事が減ることで自分の存在価値がなくなるのではないか」「新しいやり方が増えて今以上に忙しくなるのではないか」と、業務改善をネガティブに捉える人もいるかもしれません。

これでは業務改善を進めようにも従業員の協力を得られない可能性があるため、それぞれが抱えている不安をヒアリングし、できるだけ取り除くようにしましょう。
業務改善にポジティブなイメージを持ってもらえるようになるまでは、無理に進めないことが重要です。

時間をかけて継続的に取り組む

業務改善は一度着手したら終わりではなく、市場環境や企業の状況に応じてこまめに見直すことが重要です。そのため、すぐに効果が現れるとは考えず、時間をかけて継続的に取り組むことを心がけましょう。

業務改善に使える7つのアイデア

1.業務の担当を変える

業務の担当を変更し適切な人員配置にすることは、業務改善に有効な施策のひとつです。
適材適所という言葉もありますが、人には得意・不得意があるため、それぞれの従業員に得意な領域の業務を任せることができれば、業務効率は大きく向上するでしょう。

2.業務をマニュアル化する

業務をマニュアル化し、誰もが一定の成果を上げられるようにすることも、業務改善の手段のひとつです。
新入社員や異動してきたばかりの従業員は業務の手順がわからず、ベテランの従業員に比べると十分な成果を上げにくく、成果の出方にばらつきが生じやすくなります。
そこで誰もが理解できるマニュアルを準備しておけば、その手順に沿って業務を進めることで、組織に加わったばかりの従業員でも一定の成果を出せるようになります。これにより、組織全体の生産性も向上するでしょう。

関連記事

3.ペーパーレス化する

ペーパーレス化を推進すれば資料などを印刷する手間がなくなるため、業務効率の向上につながります。

例えば、従来の会議では場合によって数十人分もの資料を印刷し、製本するなどの作業が必要でした。しかしペーパーレス化ができれば、事前に参加者へデータを共有するだけで会議を開催することができるため、業務時間の大幅な削減につながります。

関連記事

4.作業を自動化する

手順が明確に決まっている業務の場合は、作業の自動化をはかるのもおすすめです。

例えばRPA（事前に登録した手順に従い、業務プロセスを自動化する技術）を活用する方法などがあります。「メールで受信した発注書のデータから、RPAで発注内容をコピーし、自社の受注管理システムに登録する」といったように処理を自動化できれば、定型的な業務に割り当てていたリソースを削減できます。

5.アウトソーシングする

一部の業務を専門業者にアウトソーシングするのも、業務改善のアイデアのひとつです。

最近では、さまざまな業務をノウハウのある専門業者に依頼できます。自社のリソースに課題がある場合は、プロに任せることにより自社で処理するよりも高い成果を上げられる可能性もあります。
さらに、アウトソーシングは変動費のため、固定費である人件費の削減にもつながるでしょう。

6.会議の時間や頻度を減らす

会議の時間や頻度を減らすことで生まれた時間を、ほかに重要度の高い業務に割り当てる方法もあります。例えば、「会議は必ず1時間以内で設定する」などのルールを作ることで、漫然と会議が続くことを避けることができます。

加えて、社内で定期的に行われている会議をリストアップして内容を精査し、優先度が低いものは頻度を減らすか思い切って廃止することも手段のひとつです。

7.リモートワークを活用する

リモートワークを活用し業務の性質にあわせて働ける環境を整えることが、業務改善につながることもあります。例えば外回りが多い営業担当者などは、リモートワーク環境を整備することで営業活動の隙間時間を効率的に使えるようになるでしょう。

ほかにも、通勤に長い時間がかかる従業員がリモートワークすれば、通勤の負担軽減で疲労が少なくなり、業務効率アップにつながる可能性もあります。

業務改善に活かせる5つのフレームワーク

業務改善に取り組む際は、以下でご紹介する5つのフレームワークを活用するのがおすすめです。

1.PDCAサイクル

PDCAサイクルは、その場限りではなく、継続的に業務改善を行うためのフレームワークです。以下4つの単語の頭文字を取っています。

目標達成のための計画を立て、それを実行し、計画通りにできたかを確認したら、その評価に基づいて計画を練り直します。このステップを繰り返すことで、業務改善の効果をより高めやすくなります。

2.ECRS（改善の4原則）

ECRSは、業務改善に取り組むうえで「どこを改善すべきか」を考える際に役立つフレームワークです。以下4つの単語の頭文字を取っています。

業務フローを可視化したあと、「無駄な工程はないか」「いくつかの業務を集約できないか」などを確認・検討します。さらに、業務を行う順序の入替えや内容の組み換えなどで効率アップが図れないかも検討し、最終的には業務の単純化・簡素化するなどを検討する手法です。ECRSを使えば、よりロジカルに業務改善を進められるでしょう。

3.ロジックツリー

ロジックツリーは、業務改善における課題を階層式に細分化するフレームワークです。課題を分解して捉えることで、論理的に業務改善を進められます。

たとえば「生産性が低い」という課題がある場合は、「業務量が多い」「従業員の能力を大きく上回ったレベルの業務を依頼している」などと細分化していきます。
課題の全体像を把握しながら原因を具体的に追求できるので、どう解決するのがベストかを判断しやすくなります。

4.BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記法）

BPMNは「Business Process Model and Notation」の略称で、ビジネスプロセスや業務フローの全体像を可視化するフレームワークです。業務フロー内での課題を特定・解決することで業務改善をはかります。

BPMNでは業務フローを図や記号でわかりやすく可視化するため、決まった手順がある業務やフローが長い業務、複数の部門を横断して進める業務などの比較的複雑な業務にも向いています。

5.KPT

KPTは、現状分析を行うためのフレームワークです。以下3つの単語の頭文字を取っています。

「好調なため今後も続けたいこと」「改善の余地があること」を洗い出し、これらを踏まえて「これから取り入れたいこと」を検討することで、効率良く業務改善を進められます。

業務改善に活用できる3つのツール

1.ビジネスチャット

従業員同士、手軽にコミュニケーションが取れるビジネスチャットは、働き方が多様化する中において非常に有効なツールです。出社とリモートワークを選択できるハイブリッドな働き方を取り入れている場合でも、ビジネスチャットを使えばほかの従業員と連携しながら業務を進められます。

2.クラウドストレージ

書類を紙で保管している場合、その内容確認のたびに保管場所へ行く必要があると共に、紛失・汚損のリスクがあります。
その点、クラウドストレージを利用し書類等を電子データで保管していれば、インターネットを介して書類やデータを閲覧できるため、上述したような手間やリスクが生じにくくなります。またいつでも気軽に必要な情報を得られるため、業務改善を効率良く進められるでしょう。

3.RPA

ロボットで業務を自動化するRPAは、定型業務の効率化に最適です。入力作業などを自動化すれば、これにより空いた時間をより重要度の高いコア業務にあてられます。

ムダをなくして業務改善！「業務量調査・業務見える化サービス」とは

業務改善を進めるには、まず業務フローや作業工数を詳細に把握する必要があります。しかし、企業によっては日々の業務に追われてそれすらも対応できない場合があるかもしれません。
そのような場合は、ぜひパソナ日本総務部の「業務量調査・業務見える化サービス」の利用をご検討ください。

「業務量調査・業務見える化サービス」とは、さまざまな企業の業務実態を調査してきた経験豊富な調査員が、客観的な視点で貴社の業務を見える化するサービスです。具体的には、“本来行うべき業務”軸での業務整理や業務内のムダ・手戻りの発見および洗い出し、業務フローの透明性確保などを行います。

このサービスを利用すれば、業務フローの可視化にとどまらず、業務フロー上の課題も明らかになります。課題に対する対策を着実に実行していけば、業務改善が実現し従業員の負担軽減や効率化が実現するでしょう。

業務改善や効率化に課題を感じているが、業務フローや作業工数が把握できていない、業務のブラックボックス化などでお困りであれば、ぜひ業務量調査・業務見える化サービスをご検討ください。

業務量調査・業務見える化サービス

まとめ