業務量調査とは

業務量調査とは、企業や組織の業務量を把握するために、担当の従業員に対して業務内容についての調査を行うことです。
具体的には、業務の種類や回数、作業時間、必要な人材の数やコストなどを、システムやツールを用いて計測し、業務の実態をつかんでいきます。「業務調査」「業務分析」「業務評価（業務デューデリジェンス）」とも呼びます。

業務量調査を実施すると、現状が可視化されるので「業務のどの部分に、どのような課題がどれくらいあり、どのように改善すれば良いか」といったことを把握できます。従来感じていた漠然とした課題意識を明確にできるため、対応方針を決めやすくなり業務改善の効果を得やすくなるでしょう。

業務量調査のメリット

業務量調査には多くの手間がかかりますが、その分多くのメリットもあります。
その中でも特に注目すべき「業務の優先順位」「最適な人材配置」「属人化の解消」という3つのメリットをご紹介します。

業務の優先順位がつけられる

業務量調査によって業務の全容が可視化されると、取り組むべき業務の優先順位が判断しやすくなります。
例えば、可視化された各業務を俯瞰的に比較すると、重要度や緊急度を評価できるようになります。重要かつ緊急性のある取り組みから優先して取り組むことで、従業員もその成果を実感しやすくなるでしょう。

さらに、業務内の「ボトルネックとなっている業務」も把握しやすくなります。このような業務から優先的に改善していくことで、他の業務にも良い影響を及ぼすと考えられます。

最適な人材配置ができる

業務内容や所要時間、必要な人数やスキルなどが明確になれば、人材配置の最適化もしやすくなります。
例えば、特定の従業員に担当業務が偏っている場合、一つひとつの業務のパフォーマンスが低下するだけでなく、オーバーワークが原因となり離職につながることもあります。逆に、一つの業務に対して担当者が重複しているケースでは「他の誰かがやるだろう」いうと思い込みによるミスや、「無意識の手抜き」が生じやすくなり、業務品質が低下することもあります。

調査によって業務遂行に必要なリソースが洗い出されることで、業務の偏りを防ぎ、従業員の能力が発揮されやすくなるでしょう。

業務の属人化を解消できる

多くの職場で、「あの業務については、あの人しか把握していない」という業務の属人化は度々起こります。「担当者が次々と変わるよりも、慣れている人が業務に当たる方が早く済む」という考えもありますが、予期せぬ欠勤や退職といった時に、他の従業員が代わりを務められずに、顧客や取引先からの信頼低下につながる可能性も考えられます。

調査によって業務のやり方を明らかにし、社内の誰が行ってもその業務のクオリティを一定にできれば、顧客や取引先からの信頼獲得にもつながります。

業務量調査の方法

実測法

「実測法」は、現場で実際に行われる業務をモニタリングして作業量を調べる方法です。具体的には、測定する人がストップウォッチやタイムカードなどを用いて担当者の業務遂行を直接チェックする方法があります。
また、ITツールを用いて作業量を機械的に計測する方法もあります。特に、日常的に行われる定型的なタスクの調査に向いています。

作業を直接チェックするため信頼性の高いデータを得やすい反面、実際に作業する担当者は「見られている」ことを意識した動きとなり、パフォーマンスが本来のものから離れてしまうこともあります。

実績記入法

「実績記入法」はベーシックな調査方法で、担当者自身から業務内容を報告してもらいます。
まず、調査する側が「作業の所要時間」や「携わっている人数」といった質問内容を記載したアンケート用紙を作成し、担当者が回答します。

前述の「実測法」のように「調査する人に見られている」という心理的負荷を担当者が感じることはありません。しかし、従業員からの自己申告制であるため、回答の信憑性に欠ける、回答内容の粒度に個人差が出やすく正確性に欠ける場合がある、といった点がデメリットとしてあげられます。

推定比率法

業務全体にかかったトータルの時間から逆算し、個別の業務にかかる時間を推定する調査方法が「推定比率法」です。回答は担当者や管理職が行いますが、調査結果が調査担当者の経験や知見といった主観に左右されやすい点は、注意しておきたいポイントです。

メリットとしては、調査に要する手間が少ないことが挙げられます。スピーディーに調査結果を得られるので、早急な対応が必要な場合に向いています。

業務量調査のポイント

業務量調査は、業務を担当している従業員や管理職を巻き込むことになるため手間がかかります。貴重なリソースを割くことにもなるため、正確なデータを効率的に収集することが求められます。より正確なデータを得るためにも、気を付けるべきポイントがあります。

調査の意義を伝えておく

「業務量調査の方法」でも述べた通り、調査の実施前にその意義を従業員に伝えておくことが大切です。説明が不足していると、従業員が「働きぶりを調査されているのでは？」と勘違いしてしまう可能性があります。
業務量調査は、業務遂行時の正確なデータを収集することが目的です。普段のパフォーマンスを発揮してもらうためにも、決して個人の人事査定に響くものではないことをしっかり説明し、あくまでこの調査は業務改善のためであることを理解してもらう必要があります。

ITツールの活用

「勤怠管理システム」や「業務可視化ツール」といったITツールを活用すれば、より効率的なデータ収集が実現します。例えば業務可視化ツールであれば、パソコンの操作ログから起動時間帯やソフトの使用状況、マウスのスクロールの回数まで数値化が可能です。
ITツールで収集できる定量的な数値を活用すれば、人間の主観のみに頼ることなくデータを収集できます。

注力すべきは調査後の改善活動

業務量調査は実施するだけで満足するものではありません。調査から得られる結果は、あくまで業務改善の根拠となるデータであり、データ収集がゴールではありません。業務効率化や業務品質の向上といった目的を明確にし、調査後の改善活動に注力することが大切です。

まとめ

当社の業務量調査・業務見える化サービスでは、調査の経験豊富な調査員が客観的視点をもって業務の可視化をサポートします。
従業員の皆様には、事前説明会を通じて調査の目的や実施方法などを丁寧に説明したうえで、個別ヒアリングによる調査票の整理、適切な調査スケジュールの策定など、調査ご担当者の負担を軽減しながらご期待にお応えします。
「社内で業務量調査を実施したが成果を得られなかった」「調査の手順がわからない」といったお悩みをお持ちの場合は、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。

業務量調査・
業務見える化サービス

解説資料ダウンロード＜無料＞

パソナ日本総務部のBPOソリューション

BPO(業務委託）で自社のコア業務に人材・資源を集中する

知力と現場力が組み合わさった提案力

パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。