アウトソーシングとは？依頼するメリットやできる業務なども紹介
アウトソーシングとは？依頼するメリットやできる業務なども紹介
人手不足などの影響で、近年アウトソーシングの活用に注目が集まっています。とはいえ、どのようなものなのかを具体的に把握している人は多くないかもしれません。 そこで今回は、普及が進むアウトソーシングの基本から解説し、メリットや求められている理由、導入時の注意点やポイントなどを掘り下げていきます。
そもそもアウトソーシング・BPOとは？
「アウトソーシング（Outsourcing）」とは、ビジネスのうち特定の業務の一部もしくは全てを専門業者へ委ねるもので、日本語では「外部委託」などとも言われる経営戦略です。バックオフィス部門など、直接的に利益をうまない「ノンコア業務」を委託して人的リソースの有効活用を試みたり、自社にノウハウのない業務を円滑に進めたりする際に用いられます。
専門業者に一定のコストを支払うことで業務効率の改善やクオリティの向上、人手不足問題の解消といった効果も見込めるサービスで、後述するさまざまな背景から需要が拡大しています。
なお、アウトソーシングのなかでも特定のタスク処理だけでなく、一連の業務プロセス全体をプロフェッショナルへ一任することができるサービスは「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」と定義されています。外部業者に対象となる業務のプロセス設計や企画などコンサルティングの段階から委託可能なことから、特に近年は高い人気を博しています。
パソナ日本総務部では、長年にわたって人材関連事業を展開してきたパソナグループのノウハウと、世界的に多種多様なビジネスを営んできたパナソニックグループの総務業務を受託して培った経験を活かし、企業のさまざまな悩みを解決するBPOサービスを提供しています。
関連記事
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
BPOとは「Business Process Outsourcing」の略称です。企業のなかでも、主に事業運営の根幹にかかわる人事・総務・経理などの部門における、日々ルーティン的に発生する業務を中心に外部委託業者へ業務代行を依頼する場合に使われます。
BPOで代行する業務の主な例として、人事部門における採用業務や勤怠管理・年末調整業務、総務部門における従業員からのさまざまなリクエスト対応や、総務が管轄する施設やファシリティの管理業務、経理部門の経費処理業務など、いわゆる「バックオフィス業務」と呼ばれるものが多いようです。
ITO（IT アウトソーシング ）
ITOとは「Information Technology Outsourcing」の略称です。ITに特化したアウトソーシングを指す言葉で、主にシステム管理や運用・保守など、IT業務全般のアウトソーシングを依頼する際に用いられます。
システム管理のほかにも、従業員が日々使用するパソコンの資産管理やセキュリティパッチ対応、社内ヘルプデスクやセキュリティ構築・維持、社内ネットワーク運用など、情報システムやITに関わるさまざまな業務を任せられます。
KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）
KPOとは「Knowledge Process Outsourcing」の略称です。主にデータ収集・分析業務やデータ加工業務など、プロセスの定型化が難しく人間の判断が必要な知的業務全般のアウトソーシングを依頼する際に用いられます。
KPOは戦略立案や経営計画の策定など、企業の将来的な展望を決めるためのデータ分析を必要とする場合に、よく活用されるアウトソーシングです。 加えて、医療系の研究開発における治験データの収集や、新規開業にあたって市場調査を行う際に取り入れられるケースもあります。
アウトソーシングと「外注」「クラウドソーシング」「人材派遣」との違い
アウトソーシングと似たような言葉に、「外注」「クラウドソーシング」「人材派遣」などがあります。以下でそれぞれの違いを紹介します。
外注との違い
アウトソーシングと外注は、いずれも企業が業務の一部を外部の事業者に委託する手段ですが、その性質や目的には明確な違いがあります。最も大きな違いは「戦略性」と「目的」です。
アウトソーシングは、企業が本来力を入れるべきコア業務に従業員が集中するために、経理や人事、システム管理などの専門的で不可欠な業務ではあるものの、本業ではないノンコア業務を外部の専門業者にまとめて任せる方法です。
これは一時的な対応ではなく、長期的・継続的に業務を外に出す、いわば経営戦略のひとつです。アウトソーシングを利用することで、業務の効率化を図れるほか、コストを見直すきっかけになり、結果的に会社の競争力を高めることにつながります。アウトソーシングは、単に人手不足を補うのではなく、会社全体の体制を見直すための手段として利用されるのが特徴です。
一方、外注は特定の業務や作業を短期的、または単発で外部の事業者に依頼するケースが多く、必ずしも経営戦略に基づいているとは限りません。例えば、印刷物のデザインやイベント運営など、その都度必要に応じて依頼されるものが該当します。コスト削減や作業負担の軽減が主な目的であり、業務の一部だけを切り出して外部に委託する点に特徴があります。
このように、「アウトソーシング」は中長期的な視点での経営戦略の一環であり、「外注」はより実務的・短期的な業務委託であるという点で区別することができます。
クラウドソーシングとの違い
アウトソーシングとクラウドソーシングの違いには、主に「依頼先」と「契約形態」が挙げられます。
アウトソーシングでは、企業が特定の専門業者（法人）に対して、経理や人事、システム管理などの業務を継続的・計画的に委託します。これは企業同士で結ばれる正式な契約に基づく「契約型」の業務委託であり、長期的なパートナーシップを前提とした戦略的な活用が特徴です。
一方で、クラウドソーシングは、インターネット上で不特定多数の個人に向けて業務を募集し、応募者と直接やり取りをして作業を依頼する「オープン型」の委託方法です。主にライティングやデザイン、データ入力など、比較的短期間で完了する単発の仕事に多く利用されています。
アウトソーシングは法人間取引、クラウドソーシングは個人との取引が中心となるため、クラウドソーシングのほうが柔軟でスピード感がある一方、品質のばらつきや情報漏洩のリスクがある点には注意が必要です。
人材派遣との違い
アウトソーシングと人材派遣は、どちらも外部のリソースを活用する手段ですが、「契約関係」や「業務の責任範囲」に明確な違いがあります。
アウトソーシングでは、業務を丸ごと外部の専門業者に任せます。そして、その業務をきちんとやり遂げる責任は、仕事を請け負った外部業者側にあります。例えば、経理やシステム運用などの業務単位で契約を結び、成果物の納品までを外部業者に任せます。
一方で、人材派遣は企業が派遣会社と契約を結び、派遣されたスタッフに働いてもらう仕組みです。業務の指示や管理は派遣先の企業が行い、労務管理などの責任も派遣先企業にあります。
また、アウトソーシングは「業務委託契約」、人材派遣は「労働者派遣契約」となり、関連する法律も異なります。
アウトソーシングを活用するメリット・デメリット
では、アウトソーシングを活用するのにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
アウトソーシングのメリット
ビジネスにおいてアウトソーシングを活用するメリットは、主に3つの要素に大別されます。
1.コストの削減
企業経営にはいわゆる「ヒト・モノ・カネ」の資源が不可欠で、ビジネスの展開にはさまざまなコストが発生します。そのため、業務の内製化にこだわる組織も多いでしょう。
しかし、内製での業務遂行は思いのほか負担が大きく、企業売上の増減に関係なく一定かつ多額の人件費などの費用が固定費として発生してしまいます。
アウトソーシングを適切に活用すれば、その固定費を変動費化することができます。また、それまで内製による業務遂行で必要とされていた人件費だけでなく教育、マネジメントや労務管理にかかる工数やコストなども抑えることができ、全体的なコストの削減を見込めます。
2.人手不足の解消
業界を問わず慢性的な人材難が問題視される現在では、定型業務や判断が伴わないようなルーティン業務へ組織の人的リソースを割くことが難しくなりつつあります。
アウトソーシングを導入すれば、限られた人員をより優先すべき業務へと割り当てることが可能になるため、結果的に人手不足の解消へとつながると言えます。
関連記事
3.業務効率化・品質向上
BPOなどの各種アウトソーシングサービスを提供する専門業者の多くは、特定業務に精通したプロフェッショナルです。
そのため、外部委託することによって業務効率の向上やクオリティ、サービスレベルの向上といった効果も見込めます。
アウトソーシングのデメリット
反対にアウトソーシングのデメリットには、主に次の3点があります。
1.情報漏洩のリスク増加
大規模な情報流出事件なども起こり得る現在、ほとんどの専門業者においては厳重なリスク管理のうえで各業務を代行しており、情報漏洩リスクは最小限に抑えられています。
とはいえ、やはり外部へ機密情報を共有する機会が増加すれば、その分だけセキュリティ上のリスクは増えると言えるでしょう。
2.業務ノウハウが蓄積されない
社外へ業務を委託することで、本来自社に残るはずのノウハウが蓄積されない可能性が挙げられます。そのため、アウトソーシング活用時においても要所ごとに自社内の担当者が関わり、積極的にパートナー業者と依頼業務に関するコミュニケーションを取ることが重要です。
単なる業務の丸投げは避けるべきでしょう。
3.適切なコスト配分が難しい
アウトソーシングでよくある問題として「結果的にコスト増につながってしまった」という事例があります。これは、自社にノウハウのない業務をアウトソーシングする際に発生しがちで、適切な納期やコスト、業務のオペレーションなどが発注者側で十分に判断できないことが原因です。結果として外注先に支払う報酬が、想定よりも高くなってしまうこともあるようです。
アウトソーシングの活用時には、委託する業務について社内においても理解を深めることが必要です。
アウトソーシングの需要が高まっている理由や背景
アウトソーシングの需要が近年高まっている理由や背景として、大きく関係しているのが「慢性的な人材難」です。
少子高齢化の進行が止まらない現代においては労働人口が減少を続けており、業種・業態を問わずあらゆる場所で人手不足が問題となっています。
そのため、多くの企業では「限られた人員でさまざまな業務を遂行する」ことが求められています。営業活動や企業の未来を描く戦略的な取り組みなど優先度の高い業務を進めるために、サポート的な業務や日常的なルーティン業務をアウトソーシングし、より優先度の高い業務へと人材を集中させる戦略が主流になりつつあります。
アウトソーシングを依頼できる代表的な業務
アウトソーシングはさまざまな業務に活用されていますが、すべての業務が対象になるわけではありません。特に、専門性が高いものや、定型化された業務はアウトソーシングに適しているとされています。ここでは、実際に多くの企業が外部に委託している代表的な業務について紹介します。
労務管理業務
労務管理業務は、従業員の給与計算や勤怠管理、社会保険の手続きなど、専門的かつ正確さが求められる分野です。法改正への対応やスケジュールに則った定期的な処理が必要なため、自社で対応するには手間や負担が大きくなりがちです。アウトソーシングを活用することで、最新の法令に準拠した対応が可能になり、業務負担の軽減やヒューマンエラーの防止にもなります。
経理業務
経理業務は、日々の仕訳や帳簿管理、請求書の発行、決算処理など多岐にわたります。専門知識や正確性が求められるうえに、繁忙期には業務量も多くなるため、自社だけで対応するには負担が大きくなりがちです。アウトソーシングを活用すれば、専門の知識を持つ外部スタッフが正確かつ効率的に処理してくれるため、業務の安定化とコスト削減を図ることができます。また、経理部門の従業員がより経営戦略に貢献できるような新たな取り組みに集中できる環境づくりにもつながります。
採用業務
採用業務には、求人原稿の作成、応募者の対応、書類選考、面接日程の調整など、細かく煩雑な作業が多く含まれます。特に複数のポジションを同時に採用する場合や、短期間での人材確保が求められる場面では、社内リソースだけで対応するのが難しいこともあります。採用業務をアウトソーシングすることで、採用ノウハウを持つ専門業者が効率的に業務を代行してくれます。これにより、自社の担当者は選考や面接といった本質的な業務に集中でき、採用活動全体の質とスピードを高めることが可能になります。
受付業務・総務業務
受付業務は来客対応や電話応対など、企業の第一印象を左右する重要なポジションです。アウトソーシングでは、単なる受付対応にとどまらず、総務業務や庶務事務などの周辺業務も含めて委託するケースが増えています。例えば、備品管理や郵便物の仕分け、会議室の予約管理などを含む“受付＋事務サポート”としてアウトソーシングを活用することで、業務の一元化と効率化を図ることができます。これにより、社内リソースをコア業務に集中させることが可能になります。
アウトソーシングを活用する際のポイント
アウトソーシングを効果的に活用するには、単に業務を外部に任せるだけでなく、目的や範囲を明確にし、信頼できるパートナーを選ぶことが重要です。ここでは、アウトソーシングを有効に進めるために押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
活用目的を明確にする
アウトソーシングを導入する際は、まず「なぜ委託するのか」という目的を明確にすることが重要です。コスト削減を狙うのか、業務の専門性を高めたいのか、あるいは社内リソースをコア業務に集中させたいのかによって、選ぶ委託先も変わってきます。目的が曖昧なままでは、期待した効果が得られないばかりか、社内の混乱を招くうえに、無駄なコストにつながる可能性もあります。アウトソーシングによって業務効率や経営効果を高めるには、導入前に目的と成果イメージを明確にしておくことが不可欠です。
依頼したい業務を決める
アウトソーシングを成功させるには、まずどの業務を委託するかを明確にすることが大切です。すべての業務が委託に向いているわけではなく、定型化されていて専門性の高い業務や、社内で非効率になっている作業などが候補になります。反対に、都度フレキシブルな判断が求められるような定型的でない業務まで委託してしまうと、対応の遅れや品質の低下といったリスクにつながる可能性もあります。業務の洗い出しと分類を行い、委託に適した範囲を見極めることが、アウトソーシングを有効活用するうえで重要です。
社内・社外に周知する
アウトソーシングを導入する際は、社内外への適切な周知が必要です。社内では、関係部門に業務フローの変更や役割分担を共有して混乱を防ぐ必要があります。特に実務に関わる社員には、委託業者との連携方法や対応範囲を明確に伝えることが大切です。また、取引先や関係者など社外への説明も必要に応じて行いましょう。情報共有が不十分なまま進めると、対応ミスやトラブルの原因になります。スムーズな業務移行と信頼関係の維持には、事前の丁寧な周知が効果的です。
アウトソーシングの導入事例
ここからは、実際のアウトソーシングの導入事例を紹介します。
大手非鉄金属メーカー総務業務のアウトソーシング
非鉄金属資源・製錬や電子材料の製造・販売など、幅広く事業展開を行う大手非鉄金属メーカーでは「より自社従業員のチャレンジを促し、付加価値創出型人材を育成すること」と「フレキシブルな組織体制の構築」を目指し、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を導入しました。
従来は事業部門単位で総務的な業務を担う庶務担当を配置していたため、全社的に業務プロセスや総務サービスの内容が統一されていない面があるという課題が生じていました。この課題を解決するために、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」によって社内のラウンジに、全社からの総務に関する問い合わせやリクエストを一括で受け対応する総務コンシェルジュ窓口を設置しました。
その結果、サービスの均一化に成功したこと、また同時に委託化したファシリティの維持管理を行う社内巡回業務とのジョブローテーションを活用した繁閑調整を実現できたことから、効率性アップにも貢献しています。
光学機器メーカー総務業務のアウトソーシング
医療機器や光学機器などを扱うグローバルメーカーでは、総務責任者の急な退職をきっかけに、総務業務の継続性と安定性に課題を抱えていました。派遣社員の活用も検討されたものの、業務の指揮命令やマネジメント面での負担があったため、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を導入しました。
社宅・社用車・備品管理といった日常的な総務業務をパソナ日本総務部の「総務BPOサービス」に委託することで、業務の標準化と安定運用を実現しています。さらに、業務コストの変動費化、総務BPOの運営に直接かかわらないような課題に対する相談への対応や、専門的な提案を受けられる点も高く評価されています。
これからは積極的なアウトソーシングを検討する時代
業務のアウトソーシング化は運用に注意点はあるものの、多くの場合ビジネスを成長させるために有効な手段です。
組織におけるコア業務を見極めつつ、ノンコア業務を中心に積極的なアウトソーシング化を推し進め、限られた人材をビジネスの発展に生かすことがこれからの企業経営に求められる姿勢と言えるのではないでしょうか。
パソナ日本総務部では、戦略的な総務業務を実現する「総務BPO」を提供しています。総務業務のアウトソーシングをお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
解説資料ダウンロード＜無料＞
パソナ日本総務部のBPOソリューション
BPO(業務委託）で自社のコア業務に人材・資源を集中する
当社の強みは、「社会の問題点を解決する」というパソナの企業理念の下に培ってきた人材活用ノウハウと、総合電機メーカーであるパナソニックでの多種多様な業務経験をベースに、あらゆる業種業態のビジネスプロセスを分析し、ノンコア業務とコア業務を適切に振り分け、課題整理、業務設計、運用改善を実施します。そして、貴社がコアビジネスに人材・資源を集中できる環境を作ります。
知力と現場力が組み合わさった提案力
パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。
