総務BPOとは

BPOとは「Business Process Outsourcing＝ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略で、企業の業務を専門会社に外部委託することを指します。

BPOはアウトソーシングの一種とされています。一般的にアウトソーシングは、業務の「運用」を外部に委託することを指します。これに対してBPOは、業務の「企画」「運用」から最終的には「業務改善」を目指して、外部に委託することを指します。 特に総務業務においては、単一の業務だけではなく、総務に関するさまざまな業務を一括して、外部に委託することが多い傾向にあります。

人材派遣サービスと総務BPOの違いとは

外部のリソースを利用して総務業務を行うと聞くと、人材派遣サービスを想像する場合もあるかもしれませんが、両者にはさまざまな面での違いがあります。一言でいうと、人材派遣が「業務の担当者を一時的に増員・交代する」サービスなのに対して、総務BPOは「総務業務そのものを外部へお任せする」サービスです。

人材派遣はあくまでも労働力の提供であるため、実際の業務内容の指示や勤怠などは、自社の従業員が指揮・管理する必要があります。一方で、総務BPOは業務そのものを包括的に外部へ依頼するサービスのため、業務の管理や教育といったタスクが発生しないというメリットがあります。そのため、例えば社内にノウハウがない専門性の高い業務や、自社の従業員では対応が難しい時間帯に発生する業務なども委託することができます。
また、人材派遣サービスは労働者派遣法の定めにより、派遣期間の制限などさまざまな取り決めがあります。これに対し総務BPOはBPO事業者との合意により、自由に契約期間を定めることができ、場合によっては半永久的に運用することもできます。そのため、特定の人的リソースに依存することなく、長期間安定的に業務を運用することができるといったメリットもあります。

総務BPOを導入するメリット

利益を生む直接的な業務への集中

総務部門は企業にとって必要不可欠ですが、直接的に利益を生む業務ではありません。このように、利益に直結しない業務を「ノンコア業務」といいます。一方、利益の向上や経営に直結する業務を「コア業務」といい、例えば顧客を新規獲得する営業の仕事や、将来の売上増が期待できる研究・商品開発といった仕事などがコア業務にあたります。
総務BPOを導入すれば、ノンコア業務を外部に委託できるため、従業員はコア業務に注力することができます。企業の収益向上が期待できるコア業務へと人的リソースを集約させることで、経営や営業など企業の根幹が強化され、売上や利益の増加が期待できます。

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業務の効率化

総務の業務は、その特徴から属人的になりやすく、企業にノウハウが蓄積されにくいと言われています。このことから効率の良い運用や、業務改善が進みにくいとされています。さらに業務の属人化は、突然の退職や休職などのイレギュラー事態が発生した時、業務自体が完全にストップするなどの大きなリスクを招く恐れもあります。
そこで、総務業務のノウハウを持つ専門会社へ外部委託すれば、属人化によって起こる業務の非効率を防ぎ、より円滑で安定的な業務運営を実現することができます。

コストの削減

総務業務には、実施するタイミングが決まっている定型業務が多くあります。もし緊急のイレギュラー業務が発生した場合、本来行うべき定型業務が後回しになり、担当者の時間外勤務や休日出勤が発生する可能性があります。この定型業務を総務BPOで外部委託すれば、イレギュラー業務の発生時も定型業務を滞りなく進めることができ、かつ不要なコスト発生をおさえることができます。

また、総務業務の担当者が急に欠勤した場合、業務が滞ることに加え、担当外の従業員によるバックアップが必要になります。さらに長期にわたる欠勤や、急な退職の場合は、新たな人材の確保や業務の引き継ぎ、教育などの問題とともに、相応のコストも発生します。 総務BPOであれば、このような業務のバックアップ体制や人員確保、教育も含めて対応できるため、結果的にコスト削減につながると言えます。

ミスの削減

総務BPOは、ミスを減らし効率的な業務遂行を実現するために有効な手段でもあります。

例えば、総務担当者は多岐にわたる業務を同時に抱えることがあるため、一つひとつの作業に集中できずミスを起こしやすくなることがあります。総務業務の専門家が業務を代行する総務BPOであれば、正確性と効率性を保った質の高い業務遂行を期待できるでしょう。

また総務は、専門性が必要とされる最新の法令改正や制度変更などに対応しなければならないケースが多く、意図せずミスにつながることも考えられます。そこで、最新の専門的ノウハウを持つBPO事業者に委託すれば、このようなミスを回避できる可能性が高まります。

さらに、業務代行だけではなく、より戦略的な総務業務を実現するコンサルティングを行っているBPO事業者もあります。新人教育にも利用できる業務マニュアルの作成や体制づくりなど、総務のプロフェッショナルの視点からアドバイスを得ることも可能です。
それにより、従業員それぞれの業務の質のばらつきも減り、ミスを防止することにもつながるでしょう。

総務BPOを導入するデメリット

業務を管理できなくなるリスクがある

総務業務を外部委託したのち、専門会社に運用を全て任せたままにしていると、自社で業務手順を把握できなくなる可能性があります。これを防ぐには、当初の業務手順やルールが変更・改善された場合に、適切なタイミングでその内容を把握することが大切です。例えば、BPO事業者へ業務マニュアルの変更点について共有を依頼するなどを前もって取り決めておけば、業務運営をBPO事業者に任せていても、業務内容を可視化することができます。

情報漏えいに注意する必要がある

自社にノウハウが蓄積されにくくなる

総務BPOの有効活用は、業務精度を向上させコストを削減できるなどの多くのメリットも得られますが、業務そのものを一任するため、総務業務に関する知識や経験が自社に蓄積されにくくなるというデメリットがあげられます。
また、一度BPO化した総務業務を再び自社で対応することにした場合に、作業内容を再現することが難しくなるというケースもあります。

ほかにも、BPO事業者とやり取りを行う担当者だけしか業務内容を理解していない、という状況になると、属人化のリスクが生じる可能性もあります。

これらのデメリットもよく理解したうえで、自社に合った総務BPOの活用方法を検討すると良いでしょう。

総務BPOの具体的なサービス

名刺・封筒の印刷

ビジネスにおいて必須のツールである、名刺や社用封筒の印刷を行います。これらは、部署や従業員ごとに印字する内容が異なるため、大量に印刷してストックすることが難しいものです。これらをBPO事業者に任せることで、都度発注する手間の削減と、リピート時の依頼方法の簡素化ができます。

転勤引越しの手配

従業員の転勤による引っ越し手配を行う業務です。引っ越しが決定すると、総務や人事部門がさまざまな調整業務を引っ越し業者と行います。
特に年度を跨ぐタイミングは転勤する従業員が多くなり、業務負担が大きくなりがちです。この調整業務をBPO事業者が対応します。従業員ごとに異なる、日程調整などの煩雑な調整や費用に関する相談などを一括で任せることができます。
複数の引っ越し業者の相見積もりの手配や請求書の一本化など、具体的にどんな業務を委託できるのかを確認しておくことが大切です。

問合せ窓口（コンシェルジュデスク）

従業員からのさまざまな問合せに対して、窓口を一本化して受ける業務です。例えばパソコンの故障や、給湯室の水漏れなど、通常は問合せ先が異なる内容を一括で受けることで、トラブル内容によって都度、従業員が問合せ先や問合せ方法を調べる負担を減らすことができます。また窓口を一本化することで、各問合せ先に散逸しがちなナレッジが共有でき、業務改善に向けた新たなルール作りもしやすくなります。

郵便物などの配送・受け取り（メール室業務）

郵便や宅配物、社内メール便などの集荷から仕分け、受け取り・発送手配を行う業務で、一般的に「メール室業務」などと呼ばれます。大量の郵便物などを確実に取り扱うと共に、郵便料金の収受や切手管理なども一括で対応できるため、業務効率化とコストダウンにつながります。

総合受付

企業の顔と言われる、受付での来訪者や代表電話の対応、会議室の予約管理など、来客エリア全体の運営をトータルに行う業務です。企業の更なるイメージアップにつながるような空間づくりを行うと共に、バックアップ体制も整っているため、急な欠員発生時に従業員の労力を割くことがありません。

社用車の車両管理

車両管理BPO（アウトソーシング）サービス

ペーパーレス化

環境意識の高まりやDX、在宅勤務の常態化などを背景に、ペーパーレス化が急速に進んでいます。こうした紙書類の電子化も、総務部の新たな役割として大きな負担となっているケースも多いのではないでしょうか。
オフィスのペーパーレス化の委託を、ワンストップで請け負う業者も存在します。
例えば、重要書類や機密文書の運搬からスキャニング、媒体への保存、書類保管のプラットフォームの構築や既存書類の廃棄まで、紙書類から電子書類への移行を依頼することが可能です。

どこからでも電子書類にアクセスできる環境づくりは、近年のテレワークの浸透において非常に重要ですが、データセキュリティに関わる専門性の高い業務です。セキュリティ面においても、信頼できるBPO事業者に依頼するとよいでしょう。

防災備蓄品管理の一括対応

近年多発する自然災害に備えることも、地域社会の一員であり多くの従業員が所属する企業の総務部にとって重大な役割です。しかし、日々多くの業務に囲まれる中で、いつ起こるかわからない災害に備えることを後回しにしがちです。すでに備えている備蓄食材の賞味期限をチェックしないまま、放置しているというケースもあるのではないでしょうか。

こういった場合に、防災備蓄品管理の一括対応を依頼できるBPO事業者もあります。在庫管理や新規購入、期限切れ間近の備蓄品の回収などさまざまな管理業務を委託できます。
従業員の命を守るための防災備蓄品を準備しておくことは、総務部の手間を省くだけでなく、従業員全員の安心にもつながります。

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総務BPOのサービス導入手順の一例

ここまで、総務BPOのサービス概要や利用のメリット、具体的なサービス内容について解説しました。ここからは、実際に総務BPOサービスを導入する際の手順の一例をご紹介します。

BPO事業者の候補の選定

インターネットで検索すると、多くのBPO事業者にヒットします。その中からどこを委託先の候補にするかを絞り込むところから始めましょう。

候補の選定ポイントとしては、委託可能な業務の範囲や初期費用、ランニングコスト、業務実績などです。また、自社の業務を任せるわけですから、コスト面だけでなく、セキュリティ対策やサポート体制の充実度も事前に確認しておくことが重要です。

BPO事業者の候補は複数社挙げておき、受託可能な業務内容・業務量が自社のニーズと合致しているか、サービスの提供実績などもチェックすることをおすすめします。

問い合わせ

次に、利用したいサービスに合ったBPO事業者へ問い合わせをします。電話やメール、サービスサイトの資料請求フォームなど、多くの企業でさまざまな窓口を設置しています。問い合わせの際は、「何に・なぜ・どのように困っているのか」「何をしたいのか」をある程度伝えておくと、導入までのやり取りをより円滑に進めることができます。

打ち合わせ

問い合わせ後、対面で会社の状況や現時点のニーズを伝え、業務を切り出す範囲や予算感、人員体制やタスクなどをBPO事業者と調整していきます。
この際、あらかじめ社内で現状を整理し、従業員がどのような業務内容に多くの工数をかけているか、どのような事柄がボトルネックになっているかを洗い出しておくと、導入すべきサービスの内容と方向性を定めやすくなります。

また、自社の考える課題や予算感、スケジュールなどの情報をあらかじめ準備しておくとスムーズに進みます。契約前の段階でBPO事業者にどこまで社内情報を開示するかを、事前に上司や経営層に確認しておくことも大切です。

提案・契約締結

打ち合わせの内容に基づき、BPO事業者から提案書や見積書の提示を受けます。社内検討を経た後、BPO事業者との契約を締結します。

業務分析の実施

BPO事業者が細かな業務分析を行います。主に従業員へのヒアリングなどを通じて、プロの第三者視点で業務手順や工数を洗い出し、BPOの実施体制を設計・構築します。

サービス運用開始

BPOサービスの本番運用を開始します。もし、業務が実際に機能するか不安な場合は、事前に一定期間のテスト運用を検討することもひとつです。また本格的な運用開始以降も、運営状況の把握や課題報告・解決のために、BPO事業者と定例会を開催し、BPOサービス内容の見直しと改善を図るケースが一般的です。

しかしBPOを導入したからといって、すぐに当初の課題を解決できるとは限りません。目標を達成するために、進捗を測る指標となるKPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）をBPO事業者と合意の上で設定しておくことが重要です。

例えば、「従業員の残業時間の削減」「社内研修にかけるコスト削減」といった項目が挙げられます。定期的に進捗や達成度を測定し、進捗が芳しくない場合はBPO事業者と共に対策を考え再度実行、というようなPDCAを回すことが大切です。

総務BPOの導入を成功させるポイント

会社全体の視点で導入を考える

総務BPOの導入には、総務部門だけではなく会社全体のことを考える必要があります。また、導入にあたっては経営層や役員を始めとした強い発言力と決定権を持つ人物の同意が必要です。もともと自社で行っていた業務を外部業者に委託するBPO導入には、反対意見があがり最終的に意見がまとまらないケースもあります。このような時に、影響力をもった経営層や役員に総務BPO導入を後押ししてもらえるようにしておくとよいでしょう。

もちろん、社内の理解を得られるように「総務BPOを導入すればどのようなメリットがあるのか」を丁寧に説明すると共に、起こりうるデメリットも包み隠さず周知しておくことも重要です。そうすることで、会社全体の視点から「総務部門のどのような業務をBPO化できるか」「BPOの導入によりどのような課題を解決できるか」を総合的に考えることができ、より効果的な運用を目指すことができます。

BPO事業者と良好な関係を作る

BPO事業者へは、総務BPO導入の目的と最終的なゴールを共有し、共に成長していくという姿勢と関係づくりが必要です。総務BPOを導入しても、業務の丸投げであっては、効率化や業務改善にはつながりにくいものです。BPO事業者をパートナーとして、総務BPO導入後も継続して連携を深めていくことが大切です。

BPO事業者と適切にコミュニケーションをとり、情報をタイムリーに共有することで連携強化につながります。委託する業務内容の目標やスケジュールといった情報に誤解や認識違いが起きたまま業務を任せきりにすると、後に大きなトラブルにつながりかねません。正しい認識のもと業務が遂行されているかを確認するためにも、随時お互いの情報を共有しておくことが大切です。
万一問題が発生した場合でも、早期に発見し関係者間で迅速に情報共有を行って解決することができれば、事業運営や追加コストへの影響を最小化できるでしょう。

また、BPO事業者とやりとりする担当者以外の従業員にも情報共有を行うことで、自社内の当事者意識を高めることも重要です。定期的なミーティングや電話、メールなどによる進捗報告を欠かさないようにし、円滑な業務遂行を心がけると良いでしょう。

目的に沿った業務を依頼する

総務の業務範囲はとても広く、多岐にわたります。ただすべての業務を丸投げするのではコストがいくらあっても十分とは言えません。
限られたリソースで総務BPOの導入を成功させるためには、達成したい目的を明確にすることが大切です。そのうえで、委託すべき業務は何なのかを検討することが重要です。
例えば「人材不足を補う」という意図であれば、利益に直結しないが人手を要するノンコア業務や、専門性の高い業務などを中心に依頼すると良いでしょう。

総務BPOを有効に活用するためにやるべきこと

ポイントを押さえて総務BPOを導入すれば、コア業務への人材集中、業務の効率化などのさまざまなメリットを得ることができます。次に、総務BPOを有効に活用するためにやるべきことをご紹介します。

BPO事業者と共通認識を持ち、クオリティコントロールを心がける

総務BPOを導入するメリットとして、従業員のコア業務への集中や、外部委託化による業務の効率化・標準化などを前述しました。このようなメリットを生む総務BPOで業務を円滑に運営していくには、継続した協力体制の構築が必要です。
具体的には、総務BPO業務に関係する情報は早めに共有し、対策方法を自社とBPO事業者の双方で協議しておくことや、日々の業務進捗状況を双方が共有できる仕組みを構築することです。このような協力体制の構築が、結果的に業務品質を高く保つことにつながります。

総務業務の範囲は各企業で大きく異なり、また総務BPOで対応可能なサービスも多種多様です。自社のどの業務を効率化するべきかを細かく吟味したうえで、企業全体の生産性向上・コスト削減につながる戦略のひとつとして、総務BPOの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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パソナ日本総務部のBPOソリューション

BPO（業務委託）で自社のコア業務に人材・資源を集中する

知力と現場力が組み合わさった提案力

パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。ときには、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。