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BPOの対象となるバックオフィス業務

バックオフィスにおいては、さまざまな業務がBPOの対象です。ここでは代表的なバックオフィス部門である、総務・経理・人事におけるBPO可能な業務の例をご紹介します。

総務

総務におけるBPOの対象となる代表的な業務は、主に日常的に発生する管理業務全般です。具体的には、会社の総合的な窓口である受付業務や、オフィス施設や会議室の維持管理業務、社有車などのリース契約管理業務、什器や防災備蓄品などの備品管理などが挙げられます。

また、これらの日常的な業務だけでなく、オフィスの移転・引越作業や社内レイアウトの変更、株主総会運営をはじめとするイベントなど臨時で発生する総務業務なども、BPO事業者にアウトソーシングできます。

経理

経理に関する業務についても、主に日常的に発生する業務がBPOの対象となります。具体的には日々の経理データの入出力、取引先への請求・支払、債権・債務管理、決算業務などの会計処理が挙げられます。

経理では月末や年度末などの繁忙期に業務が集中する傾向にあり、オーバーワークや人員不足といった課題が発生しがちです。そこでBPOを導入すれば、経理担当者への負担集中を軽減できるだけでなく、ミスの低減による業務品質の向上も期待できます。

人事

人事業務については、従業員の給与・賞与計算や年末調整、福利厚生といった労務管理手続きの代行がBPOの対象です。他にも、採用活動における面接設定や入社手続き、新人研修などの業務もBPOが可能です。

バックオフィスにBPOを導入するメリット

コストの削減

BPOの活用は、さまざまなコスト削減につながります。
バックオフィス業務の多くは直接的に利益を生まないノンコア業務ですが、ノンコア業務もまた企業の事業遂行に欠かせない内容です。
ノンコア業務を正社員や契約社員が担う場合は、固定費である人件費がかかります。一方でBPOのコストは変動費のため、BPOの活用は固定費の削減効果があると言えます。
またBPOなら人材採用や教育、業務の指揮命令なども任せられるため、これら目に見えないコストの削減メリットもあります。

コア業務へ集中できる

慢性的な人手不足の中、できるだけ社内の人材は事業発展につながるコア業務に注力させたいものです。
例えば、誰もが遂行できるように業務手順が標準化された日常業務や、判断基準が明確なノンコア業務などを外部に委託すれば、コア業務に社内の人材を集中することができます。

専門家のノウハウ活用による業務品質向上

バックオフィスと言われる総務や経理、人事などの業務を行うには一定の専門的知識が必要です。ノウハウが必要にもかかわらず、人材不足により担当者がいくつもの業務を兼務しているケースも少なくないでしょう。
専門性を持つBPO事業者にこれらの業務を委託すれば、業務品質の向上も期待できます。さらに正社員が業務手順を習得するまでに必要であった教育の手間や、急な離職による人材の補填も必要なくなります。

法改正に対応する手間が省ける

特に人事や経理に関する法改正は多く、そのたびに業務手順の変更が必要です。また常に最新の専門知識を持っておく必要があるため、担当者のスキルアップにかかる負荷は少なくありません。 そこでBPOを導入すれば、自社の担当者が新たな専門知識やシステムのアップデートに対応する手間を省くことができます。

バックオフィスにBPOを導入するデメリット

メリットの多いBPOですが、注意しておかなければならないデメリットも存在します。

情報漏洩のリスクがある

人事や経理といったバックオフィス業務では、個人情報や会社の財務情報などの機密情報を扱います。BPOを導入すれば、業務遂行のためにそれら機密情報を事業者に共有する必要があります。
万が一、重要な情報が外部に漏れた場合、BPO事業会社はもちろん、自社も発注元としての社会的責任を追及されるリスクが考えられます。

自社にノウハウを蓄積しづらくなる

業務のすべてをBPO事業者に任せきってしまうと、自社の従業員にノウハウが蓄積しづらくなる可能性があります。もしBPOを解約した後や、BPO事業会社が倒産するなどの予期せぬトラブルが発生した際に自社の従業員でもある程度対応できるよう、常に情報やマニュアルなどをBPO事業会社に共有してもらい、備えておく必要があるでしょう。

頻繁な組織・体制変更に不向き

BPOでは業務プロセスの一部、またはほぼすべてをアウトソーシングすることになります。起業から間もないベンチャー企業のように頻繁に体制が変わる組織では、BPO事業会社との意思疎通がはかりにくくなる場合があります。
またBPOの契約期間中において、事前に決めた業務内容の変更は混乱の元となりかねません。トラブルを未然に防ぐには、ある程度体制や業務手順が安定している業務に絞って委託する必要があるでしょう。

BPO事業会社を選ぶポイント

ここでは、どのようなポイントでBPO事業会社を選ぶと良いかをご紹介します。

セキュリティ対策が万全か

BPO事業会社を検討する際は、「認証資格の取得状況」や「セキュリティ品質」といった項目を事前に確認しておきましょう。
例えば「プライバシーマーク」は適切に個人情報を取り扱っていることの証です。他にも、情報セキュリティマネジメントシステム規格である「ISO/IEC27001」および日本語訳の「JIS Q 27001」などを取得していれば、セキュリティ体制が確立されていると判断することができるでしょう。

委託したい業務に対応できるか

BPOの対象となる業務は多岐にわたります。そのため、自社が望む業務に応えられる事業会社であるかどうかは基本的なチェックポイントです。
BPO事業会社の得意分野やこれまでの実績を確認しておきましょう。

コストは適切か

BPOは中長期的に依頼することになるため、コストも重要なポイントです。しかし、単に価格の安い会社では業務のクオリティが見合わないケースもあり、自社の従業員による業務の見直しやミスの補填などで結果として手間とコストがかかることも考えられます。そのため、価格の安さだけを判断基準にしないことが大切です。
加えて、突発的なトラブルへの対応にどれくらいのコストがかかるのかなども含めて、総合的に判断して決める必要があります。

会社の方針に寄り添うパートナーとなるか

自社の業務プロセスを担うBPO事業会社は、いわばパートナーです。スムーズに業務を遂行してくれるかは当然のことながら、会社の経営方針やビジョンを理解した上で業務に向き合ってくれるのかといった相性面も考慮すると良いでしょう。

まとめ

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パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。