事務アウトソーシングとは？委託できる業務・メリット・導入時のポイントを解説
「事務作業に追われてコア業務へ十分に時間を割けない」「バックオフィス業務の負担が増えている」といった課題を抱える企業も少なくありません。特に近年では、人材不足や業務の複雑化により、総務・経理・人事などの事務業務の効率化が求められる場面が増えています。
こうした中で注目されているのが「事務アウトソーシング」です。事務業務を外部へ委託することで、社内負担の軽減や業務体制の見直しにつなげやすくなります。
今回は、事務アウトソーシングの概要やBPOとの違い、導入するメリット・注意点、委託先を選ぶ際のポイントについて解説します。
事務アウトソーシングとは
事務アウトソーシングとは、企業内で行っている事務業務を外部の専門会社へ委託することを指します。バックオフィス業務を外部へ切り出すことは、単なる業務の運営代行だけでなく、業務運営の効率化や改善を支援する仕組みとしても活用されています。
近年ではシンプルな定型業務だけでなく、専門知識が必要な業務などにまで対応範囲が広がっています。
アウトソーシングが可能な業務内容
事務アウトソーシングでは、さまざまなバックオフィス業務を委託できます。アウトソーシングが可能な業務内容は以下の通りです。
| 業務カテゴリ | 主な業務内容 |
| 総務業務 | 備品管理、契約書管理、郵便物対応、受付業務など |
| 経理業務 | 請求書発行、経費精算、帳簿入力、入出金管理など |
| 人事・労務業務 | 給与計算、勤怠管理、社会保険手続き、採用事務など |
| 営業事務 | 受発注処理、見積書作成、データ入力、顧客管理など |
| カスタマーサポート | 電話・メール対応、問い合わせ受付、一次対応など |
| データ管理業務 | 各種データ入力、資料作成、データ集計・整理など |
委託可能な業務範囲はサービス提供会社によって異なります。そのため、自社の課題や業務フローを整理したうえで、どの業務をアウトソーシングするべきか検討することが重要です。
BPOとの違い
アウトソーシングと似た言葉として「BPO（Business Process Outsourcing）」があります。どちらも業務を外部へ委託する点は共通していますが、委託する範囲や目的に違いがあります。
事務アウトソーシングは、データ入力や受発注処理、給与計算など、事務業務の一部分を切り出して委託するケースを指すことが一般的です。一方、BPOは業務の一部だけではなく、業務プロセス全体を対象として委託する考え方を指します。
たとえば、採用業務であれば応募受付のみを委託するのが事務アウトソーシングに近い形です。一方で、採用計画の策定支援や応募者管理、面接調整、応募者への合否連絡まで一連の業務を包括的に委託する場合は、BPOに近いと言えるでしょう。
このように、アウトソーシングは「個別業務の委託」、BPOは「業務プロセス全体の委託」という違いがあります。
関連記事
事務アウトソーシングを導入するメリット
事務アウトソーシングは、バックオフィス業務の負担軽減だけでなく、業務体制の見直しや運用効率化を進める手段としても活用されています。ここでは、導入によって期待できる主なメリットをご紹介します。
コア業務へ集中しやすくなる
事務作業には、データ入力や書類作成、社内からの問い合わせ対応など、日常的に多くの時間を要する業務があります。こうした業務を外部へ委託すれば、社内担当者が本来注力すべき業務へ時間を割きやすくなります。
特に営業活動や企画、顧客対応など、企業の利益や価値に直結する業務へ社内のリソースを集中させたい場合に、事務アウトソーシングは有効な選択肢となります。
業務効率化やコスト最適化につながる
事務業務を専門会社へ委託することで、業務フローの整理や運用体制の見直しが進みやすくなります。業務ごとの対応手順が標準化されることで、作業負担の軽減や処理スピードの向上につながることも期待できます。
また、業務の中で必要な範囲だけを委託できるため、人件費や採用・教育コストなどの最適化を図りやすい点も大きな特徴です。
業務品質の安定化を図りやすい
事務アウトソーシングを提供する企業では、業務ごとの運用フローやチェック体制を整備したうえで業務運営を行います。そのため、属人化しやすい業務でも一定の品質を維持しやすくなります。
自社の担当者変更や人事異動が発生した場合でも、前述の運用フローや業務マニュアルに基づいて対応が継続されるため、安定した業務運営につながります。
事務アウトソーシング導入時の注意点
事務アウトソーシングの導入は業務負担の軽減や運用効率化につながる一方で、事前に確認しておくべきポイントもあります。ここでは、運用開始後のトラブルを防ぐために押さえておきたい注意点を3つご紹介します。
委託範囲を明確にする
事務アウトソーシングを導入する際は、あらかじめどの業務を委託するのかを明確にしておく必要があります。委託範囲が曖昧なまま運用を開始すると、双方の認識違いによる業務の対応漏れやミスが発生しかねません。
また、業務ごとの役割分担や対応フロー、トラブルや不具合発生時のエスカレーション体制なども事前に整理しておくことが重要です。こうした準備があるかどうかで、運用のスムーズさは大きく変わります。
セキュリティ対策を決めておく
事務アウトソーシングでは、委託先企業のメンバーが顧客情報や契約情報、従業員情報などの機密データを取り扱うケースも少なくありません。アクセス権限管理や情報管理体制、データの取り扱いルールなどのセキュリティ対策を明確にして、情報漏洩などのリスクを低減しましょう。
業務フローの整理が必要
事務アウトソーシングを効果的に活用するためには、現在の業務フローを整理しておくことも重要です。特に業務内容や手順が属人化している場合は、委託先への引き継ぎがスムーズに進まない恐れがあります。
業務フローや業務内容、手順などはできるだけ明文化しておくことが、安定した運用につながります。
事務アウトソーシング会社を選ぶポイント
事務アウトソーシングを導入する際は、自社の業務内容や運用体制に合った委託先を選定することが重要です。事務アウトソーシング会社を選ぶ際のチェックポイントは以下の通りです。
業務の対応範囲
事務アウトソーシング会社によって、対応可能な業務範囲は異なります。データ入力や受発注処理などの定型業務を得意とする会社もあれば、経理・人事・総務のうち施設や不動産管理など専門性が求められる業務まで対応している会社もあります。
委託先企業のセキュリティ体制
事務アウトソーシングでは、顧客情報や契約情報、従業員データなど機密性の高い情報を扱うケースがあるため、セキュリティ体制が整備されている委託先を選ぶことも重要なポイントです。
たとえばプライバシーマークやISMS認証の取得状況などを確認しておけば、一定のセキュリティ水準を備えた委託先かどうかを判断する材料になるでしょう。
運用体制やサポート体制
事務アウトソーシング会社を選ぶ際は、サポート体制も確認しておきたいポイントです。専任担当者の有無やトラブル発生時の対応フローなどによって、運用のしやすさは変わります。
また、運用開始後の定期的な対応状況確認に加え、業務の改善提案などを行っている会社であれば、業務対応水準のレベルアップも期待できるでしょう。
事務アウトソーシングを検討するならパソナ日本総務部へ
事務アウトソーシングを導入する際は、単に業務を外部へ委託するだけでなく、現在の業務フローや運用体制を整理したうえで進めることが重要です。特に、総務やバックオフィス業務は企業ごとに業務内容や運用方法が異なるため、自社の状況に合わせた設計が求められます。
パソナ日本総務部の「総務事務・庶務BPOサービス」では、主に総務部で発生するさまざまな日常業務を始めとし、幅広いバックオフィス業務に対応しています。また、業務フローの整理や運用改善を含めた支援にも対応しており、企業ごとの課題や運用状況に応じた提案も行っています。
「バックオフィス業務の負担を見直したい」「総務業務の運用を改善したい」といった課題をお持ちの場合は、事務アウトソーシングの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
事務アウトソーシングは、総務・経理・人事・営業事務などのバックオフィス業務を外部へ委託することで、社内の業務負担軽減や運用効率化を支援するサービスです。近年では、シンプルな定型業務だけでなく、専門性が求められる業務や継続的な運用支援まで対応範囲が広がっています。
パソナ日本総務部では、企業ごとの課題や業務の運用状況に合わせて、総務領域を中心としたバックオフィス支援を行っています。業務負担の見直しや運用体制の整備をご検討の際は、総務事務・庶務BPOサービスの活用も選択肢のひとつとしてご検討ください。
サービスに関するお問い合わせ
資料ダウンロード