オフィス防災が必要な理由

災害はいつ起こるか予測できず、発生時には企業活動に深刻な影響を及ぼす可能性があります。特に多くの人が集まるオフィスでは、従業員の安全確保と事業継続の観点から、防災対策をあらかじめ講じておくことが欠かせません。
ここでは、オフィス防災が必要な代表的な理由を2つご紹介します。

人的・物的被害を最小限にするため

災害が発生すると、建物の損壊や設備の故障、書類やデータの消失といった物的被害に加え、従業員の負傷といった人的被害も発生する恐れがあります。こうした被害を最小限に抑えるためには、日頃からの備えが不可欠です。避難経路の確認や非常用品の備蓄、安否確認体制の整備など、オフィスならではのリスクに対応した防災対策を講じることで、被害の拡大を防ぎ、事業の早期復旧にもつなげることができます。

法律・条例で定められているため

オフィスにおける防災対策は、企業の自主的な取り組みだけでなく、法律や条例によって義務づけられています。たとえば、労働安全衛生法では、従業員の安全確保のために必要な措置を講じることが事業者に求められています。また消防法においては避難訓練や消火設備の設置が必要とされています。これらの法令を遵守しない場合、罰則などの行政指導を受ける可能性があります。法的責任を果たす意味でも、防災対策の整備は企業にとって欠かせない取り組みです。

オフィス防災で意識すべき災害

オフィスの防災対策を検討する際には、どのような災害リスクに備えるべきかを明確にすることが重要です。立地や建物の構造、事業内容によって想定される災害は異なりますが、特に注意すべきなのが火災・地震・水害の3つです。それぞれの特性を理解し、適切な対策を講じることが、被害の軽減と復旧への迅速な対応につながります。

火災

オフィスで最も身近な災害のひとつが火災です。電気機器や設備の過熱や配線の劣化など、火災の原因は日常の中に潜んでいます。火災が発生すると、煙による視界不良や一酸化炭素など有毒ガスの吸引により、迅速な避難が困難になることもあります。そのため、消火器や火災報知器の設置・点検、使用方法の確認はもちろん、日頃から避難経路の確認や避難訓練を行っておくことが重要です。火災発生時に冷静かつ的確に行動できるよう、従業員への周知は欠かせません。

地震

突然の揺れにより、書棚や什器の転倒、照明の落下などが発生し、従業員の負傷や避難経路の遮断につながる恐れがあります。また、建物や設備の損傷により業務継続が困難になることもあるでしょう。こうしたリスクに備えるためには家具の固定や、火災発生時と同様に避難経路の周知を行っておくことが重要です。

水害

台風や集中豪雨によって水害が発生することがあるため、オフィスでも十分な備えが必要です。特に地下にあるオフィスや低地に立地する建物では、浸水による設備の故障や重要書類・データの損失といった被害が懸念されます。ハザードマップでの浸水リスク確認や止水板の設置、重要データのクラウド保管など、水害に備えた具体的な対策を講じることが、被害の軽減と事業の早期復旧につながります。

オフィス防災で取り入れるべきこと

備蓄品を準備する

災害発生時には、交通機関の停止や道路の損壊などにより帰宅が困難となり、従業員が長時間オフィスに留まらざるを得ない状況になる可能性があります。そのため、食料や飲料水、簡易トイレ、毛布、救急用品などの備蓄品をあらかじめ準備しておくことが重要です。最低限の目安としては、従業員1人あたり3日分の備蓄が必要だと言われています。
備蓄品は使用期限や保存状態を定期的に確認し、適切な備蓄品への交換や従業員数に応じた補充を行いましょう。

防災マニュアルの作成・周知を行う

災害発生時に適切な行動を取るためには、防災マニュアルの整備と従業員への周知が欠かせません。マニュアルには、火災・地震・水害など災害ごとの対応手順や、避難経路、初期対応のフロー、緊急連絡体制、安否確認の方法などを明確に記載します。また、作成しただけで終わらせず、定期的に従業員へ共有し、内容を理解する機会を設けることが大切です。実際の災害時に迅速かつ正確な行動が取れるよう、誰もが分かりやすいマニュアルを整備しておきましょう。

防災訓練を実施する

防災マニュアルがあっても、実際に災害が起きた際にその内容を正しく実行できるとは限りません。そこで重要なのが、防災訓練の実施です。火災や地震、水害などを想定した避難訓練を定期的に行うことで、従業員一人ひとりが非常時の行動を体で覚え、いざというときに冷静に対応できるようになります。また、訓練を通じてマニュアルの不備や避難経路の問題点に気づくこともあります。全員が安全に避難できる環境を整えるためにも、実践的な訓練は不可欠です。

従業員の連絡体制を整える

災害時には、従業員の安否確認や情報共有が迅速に行える体制が求められます。そのため、平常時から連絡手段や連絡先を明確にしておくことが重要です。電話やメールだけでなく、チャットツールや安否確認システムの導入も有効です。また、連絡手段が複数確保されていることで、通信障害時にも対応しやすくなります。部署ごとや役職ごとの連絡ルートをあらかじめ定めておくと、混乱を最小限に抑え、迅速な対応につなげることができるでしょう。

オフィス内の安全を確保する

災害時に従業員の安全を守るためには、オフィス内の環境を日頃から整えておくことが不可欠です。特に地震では、ロッカーや書棚などの大型家具が転倒し、怪我や避難の妨げになる恐れがあります。家具の固定や転倒防止器具の設置を徹底しましょう。また、避難経路を塞がないように通路を広く確保し、スムーズに移動できるレイアウトにすることも重要です。日常的に整理整頓を心がけることで、万が一の際の被害を減らすことができます。

定期的にデータのバックアップを取る

災害によってパソコンやサーバーが故障した場合、業務に必要なデータが消失するリスクがあります。こうした事態を防ぐためには、重要なデータを定期的にバックアップしておくことが不可欠です。外付けハードディスクや社外のクラウドサービスなど、複数の保存先を活用することで、安全性が高まります。また、バックアップの頻度や手順をルール化し、社内で共有しておくことも大切です。データの保全は、業務の早期復旧と事業継続に直結する重要な対策のひとつです。

オフィス防災はパソナ日本総務部にお任せ

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ここでは、代表的な3つのサービスをご紹介します。

防災備蓄品ワンストップサービス（購入～在庫の管理代行、システム導入）

パソナ日本総務部の「防災備蓄品ワンストップサービス（購入～在庫の管理代行、システム導入）」は、防災備蓄品の購入から在庫管理、システム導入までをサポートするサービスです。備蓄品の選定や発注、納品後の在庫状況の把握や使用期限管理を専門スタッフが代行し、効率的で確実な備蓄運用を実現します。さらに、クラウドの備蓄品管理システムを導入することで、リアルタイムでの在庫確認や期限切れリスクの把握が可能です。煩雑な防災備蓄品の管理業務を一元化し、企業の防災対策を強力に支援するサービスです。

防災備蓄品管理BPOサービス（防災備蓄品管理代行・アウトソーシング）

防災備蓄品は買って終わりではなく、購入後の在庫確認や使用期限のチェック、補充作業など継続的な管理が必要です。パソナ日本総務部の「防災備蓄品管理BPOサービス（防災備蓄品管理代行・アウトソーシング）」では、こうした煩雑な管理業務を専門スタッフが代行します。企業ごとの備蓄品リストをもとに、在庫状況や期限管理を定期的に行い、必要に応じて補充・入れ替えもサポートします。業務負担を軽減しつつ、いざというときに備えた万全の体制を整えたい企業に最適なアウトソーシングサービスです。

バーチャル防災訓練

パソナ日本総務部の「バーチャル防災訓練」は、VRで再現したオフィス空間を活用し、実際の防災訓練では危険で体験できない災害シーンをVR／AR技術で安全に体験できるサービスです。これにより、社員は自宅やオフィスからリアルな災害状況を疑似体験しながら、適切な対応方法を学べます。訓練の進捗や理解度もシステムで管理でき、効率的で効果的な防災教育を実現します。

まとめ