総務DXとは？課題・メリットから成功のポイントまで解説

総務DXとは

総務DXとは、総務部門が担うさまざまな業務にデジタル技術を取り入れ、業務プロセスや働き方を見直していく取り組みを指します。
従来から総務は、業務範囲が非常に幅広いことから属人化しやすい傾向があり、効率化や可視化が進みにくい領域とされてきました。総務DXは、ITツールやクラウドサービスを活用することで、属人化傾向にある業務をデータとして一元管理し、業務の標準化や効率化を支援します。

総務DXの対象になりやすいのは、一般的に契約書管理、備品管理、社内申請・承認フロー、文書管理、ファシリティ管理などと言われています。また単なる業務のデジタル化にとどまらず、情報共有のあり方や意思決定プロセスを見直すことで、総務部門が企業全体を支える基盤として機能しやすくなる点も、総務DXの特徴と言えます。

こうした取り組みが業務の属人化防止だけでなく、総務担当者の負担軽減や対応品質の均一化につながると期待されており、総務DXは企業全体の生産性向上を下支えする施策として注目されています。

ITとの違い

総務DXを理解するうえで重要なのが、IT化との違いです。
IT化とは紙書類を電子化したり、これまで手作業で行っていた業務にシステムやツールを導入したりすることで、既存業務の効率化を図る取り組みを指します。たとえば、申請書をPDFに置き換える、管理台帳をExcelで管理するといった対応がIT化の一例と言えます。
一方、総務DXは、単に業務をデジタルに置き換えることだけが目的ではありません。業務の前提や進め方そのものを見直し、「その業務は本当に必要か」「どのような形で行うのが適切か」といった視点から再設計していく点が特徴です。デジタル技術はあくまで手段であり、総務DXの本質は業務プロセスや役割のあり方を変えていくことだと言えます。

そのためITツールを導入しても、従来と同じ業務フローや運用を続けている場合はDXには至っていないと言えるでしょう。総務DXでは、IT化を土台としながら業務全体を俯瞰し、より効率的で持続可能な運用体制を構築していくことが求められます。

総務のDX化が必要な理由

総務業務において、「これまで通り」が通用しにくい場面が増えています。総務のDX化が必要とされる理由は、日常業務の現場に起きている変化にあります。

働き方改革・リモートワークに対応するため

働き方改革の推進やリモートワークの定着により、総務業務の進め方にも変化が求められるようになっています。社員全員の出社を前提とした紙書類の回覧や対面での確認作業は、働く場所や時間が分散する環境では、業務停滞の要因となりやすくなります。

働く場が分散する現状においては、申請や承認、文書管理、社内手続きといった業務をデジタル上で完結できる体制を整えることが重要です。総務DXを進めることで、場所に依存しない業務運用や情報共有が可能となり、従業員の働き方の多様化を支える基盤づくりが実現するでしょう。また、業務状況の可視化が進むことで、管理や統制の面における効果も期待されます。

業務範囲の拡大と人手不足に対応するため

総務部門では従来の庶務・管理業務に加え、BCP対策や社内環境整備、コンプライアンス対応など担当領域が広がり続けています。一方で、少子高齢化や採用難の影響により、限られた人員で業務を回さざるを得ない企業も少なくありません。

このような環境下で、個々の担当者の経験や対応力に依存した属人的な運用を続けていると、業務負荷の偏りに直結してしまいます。総務DXによって業務プロセスを整理し、情報や業務フローを一元管理すれば、業務の標準化や効率化を支援しやすくなります。結果として、限られた人員でも安定した業務運営を行うための土台づくりにつながる点が、DX化が求められる理由のひとつと言えます。

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総務DXによって得られるメリット

総務が本来注力すべき業務に集中できる

総務DXを進めることで、申請処理や書類管理、データ入力といった定型業務の負担を軽減しやすくなります。これまで日常業務に多くの時間を割いていた総務担当者が、業務の効率化によって余力を確保できるようになる点は大きなメリットです。その結果、社内制度の整備や職場環境の改善、従業員サポートなど、総務が本来注力すべき業務に時間を充てやすくなります。単なる作業対応にとどまらず、組織全体を支える役割を果たしやすくなる点も、総務DXのメリットと言えるでしょう。

属人化の解消につながる

総務業務は、担当者ごとの経験や判断に基づいて行われている場合があり、業務内容や対応方法が可視化できていないケースが少なくありません。総務DXを通じて業務フローや情報をデジタル上で整理・共有することで、業務の進め方を標準化しやすくなります。これにより、特定の担当者に業務が集中する状態を防ぎ、引き継ぎや体制変更にも対応しやすくなります。属人化の解消は、業務の安定運用やリスク低減につながる点でも、総務DXの重要なメリットと言えるでしょう。

コスト削減につながる

総務DXを進めると、業務プロセスの見直しやデジタル化によるさまざまなコスト削減効果が期待できます。たとえば、紙書類の削減による印刷費・保管費の見直しや、手作業の削減による工数の圧縮などが挙げられます。また、業務内容や作業時間が可視化されることで、必要のない作業や重複した業務などに気づきやすくなる点も特徴です。こうした積み重ねにより直接的な経費削減効果だけでなく、間接的に人件費の最適化にもつながる可能性があります。

総務DXを進めるうえでの課題

総務DXには多くのメリットが期待される一方で、実際に取り組む際にはいくつかのハードルが存在します。ここでは、総務DXを進めるうえで直面しやすい代表的な課題をご紹介します。

DXを推進するだけの時間・人員に余裕がない

総務部門は日常業務の比重が大きく、DXに向けた検討や準備に十分な時間や人員を確保しにくい傾向があります。通常業務を回しながら新たな仕組みを導入することは負担が大きく、つい後回しになってしまうケースも少なくありません。必要性を感じていても具体的な取り組みに踏み出せない点が、総務DXを進めるうえでの課題のひとつとなっています。

情報セキュリティに対する不安がある

総務DXでは、個人情報や社内の重要データをデジタル上で扱う場面が増えるため、情報セキュリティに対する不安を感じる企業も少なくありません。特に、クラウドサービスの利用に対して「情報漏えいのリスクが高まるのではないか」と懸念されることがあります。こうした不安から、DXの検討自体が慎重になり、導入が進みにくくなる点も課題のひとつと言えます。

従業員のITリテラシーにばらつきがある

総務DXを進める際、従業員のITリテラシーに差があることが障壁となる場合があります。新しいシステムやツールを導入しても、操作に不安を感じる従業員が多いと、利用が定着せず従来のやり方に戻ってしまうケースも見られます。結果として、DXの効果が十分に発揮されにくくなる点が、実務上の課題として挙げられます。

総務DXを進める取り組み例

総務DXと一口にいっても、その取り組み内容は企業の規模や課題によってさまざまです。ここでは、総務DXを進めるための代表的な取り組み例をご紹介します。

クラウドツール・デジタルツールを活用する

総務DXの代表例として、クラウドツールや各種デジタルツールの活用が挙げられます。申請・承認、文書管理、備品管理などをクラウド上で行うことで、場所や時間に依存しない業務運用が可能になります。また、情報を一元管理することで、業務の進捗や対応状況を把握しやすくなる点も特徴です。とは言えツールの導入自体を目的とするのではなく、業務フローの見直しとあわせて活用することが、総務DXを進めるうえでのポイントとなります。

総務業務のアウトソーシングを活用する

総務のDXを進めるうえでは、社内の業務プロセスの見直しだけでなく、業務の一部を外部に委託するアウトソーシングの活用も有効な取り組みのひとつです。定型的な日常業務や問い合わせ対応など、ルーティンワークを外部の専門事業者に任せることで、総務担当者はDX推進などの戦略的な業務に集中しやすくなります。

パソナ日本総務部の「総務BPO（アウトソーシング）サービス」では、総務の定型業務や管理業務を外部に任せることで、自社が「戦略総務」に注力できる体制づくりを支援しています。業務内容の見える化やマニュアル化といった準備を含め、総務業務全般の効率化や品質向上を図ることが可能です。

総務DXを成功させるポイント

総務DXは、単にツールの導入や業務のデジタル化を行うだけで成果が出るものではありません。取り組みを形骸化させず、実務に定着させるためには、進め方そのものを意識することが重要です。

現状の業務を整理し、DXの目的を明確にする

総務DXを進める際は、まず現状の業務内容や業務量を整理し、どこに課題があるのかを把握することが重要です。業務の全体像を把握しないままツールを導入すると、かえって業務が複雑化する可能性もあります。どの業務を効率化したいのか、DXによって何を実現したいのかを明確にすることで、取り組むべき施策や優先順位を判断しやすくなります。

無理にすべてを内製化しようとしない

総務DXを進める際、すべての業務を自社内で完結させようとすると、かえって担当者の負担が増えることがあります。専門性が求められる領域や定型業務については、外部サービスやアウトソーシングの活用も選択肢のひとつです。無理に内製化にこだわらず、自社で担うべき役割と外部に任せる業務を整理することで、DXを継続的に進めやすくなります。

運用・定着まで見据えて進める

総務DXでは、ツールや仕組みを導入するだけで満足せず、運用・定着まで見据えて進めることが重要です。導入後も業務フローや利用状況を確認し、必要に応じて改善や教育を行うことで、現場で定着しやすくなります。関係者への周知やマニュアル整備、利用サポートをあわせて計画することで、DXの効果を持続的に高めることが可能となります。

まとめ