戦略総務とは？総務部の役割とあるべき姿、総務が強い会社の取り組み事例をご紹介

そもそも「戦略総務」とは？

戦略総務とは

戦略総務とは、ルーチン化した業務を予定通りに行う従来からの総務機能を維持しながら、企業が抱えている課題を総務の視点から解決につなげる取り組みです。具体的には業務の効率化や社内の環境改善を「能動的」に経営へ提案し、企業の成長を継続的に支援していく総務部門の姿を指します。「働き方改革」という言葉が社会に浸透している現在、企業の体質を積極的に改善し、時代の流れに適応させるための重要な役割だと言えます。
営業など、企業に直接的な利益をもたらす部門だけでなく、総務も企業の発展に不可欠な部門として改めて評価される動きが広がっています。中には、ほかの部門や外部から優秀な人材を総務へ配置する企業も見られます。

従来の総務との違い

従来の総務部門では、備品管理や施設管理、来客対応など、社内のインフラを支える“縁の下の力持ち”としての役割が中心とされてきました。日々発生する業務を着実に遂行することが求められ、主に「守り」の業務に重点が置かれる傾向があります。
一方で戦略総務は、こうした基本業務を担いつつ、課題解決や業務改善を自ら提案・推進する「攻め」の姿勢が特徴です。企業全体の最適化を見据えて、部門横断的に施策を進めるなど、経営視点での行動が求められます。単なる実務の遂行にとどまらず、組織の成長を後押しするパートナーとしての役割が期待されています。

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戦略総務が注目される背景

企業を取り巻く環境が急速に変化する中で、総務部門の役割にも変革が求められるようになっています。

まず、少子高齢化による労働力人口の減少が進み、限られた人材で高い成果を上げる必要性が高まっています。優秀な人材の確保・定着には、働きやすい環境づくりが欠かせず、組織全体の環境整備を担う総務部門がその推進役として注目されるようになりました。

また、テレワークやフレックスタイム制の普及など、働き方が急速に多様化したことも大きな要因です。オフィスの在り方や社内制度の見直しなど、変化に合わせて柔軟に対応できるのは総務部門ならではの強みと言えます。

こうした環境変化を背景に、従来の「守りの総務」から、経営と連動して組織の価値向上を図る「攻めの戦略総務」への転換が多くの企業で求められています。

戦略総務が担う役割

経営層と現場をつなぎ、全社最適を支える

戦略総務には、経営層が掲げる方針や事業課題を正しく理解したうえで、現場が実行しやすい施策へと落とし込む役割があります。部門ごとに異なる課題や要望を抱えていることが多く、単にトップダウンで方針を伝えるだけでは、実行につながらないケースも少なくありません。

そのため戦略総務には、各部門の状況や従業員の声を丁寧に把握し、必要に応じて調整しながら、全社最適となる制度や運用へ反映していくことが求められます。部門間の橋渡し役として機能することで、組織全体の連携強化や、経営戦略の実行力向上にもつながります。

生産性向上につながる環境整備を進める

総務部門は、備品や施設を管理するだけでなく、従業員が安心して効率よく働ける環境を整える役割も担っています。戦略総務ではさらに一歩踏み込み、オフィスレイアウトの最適化や業務フローの改善、ITツールの導入支援などを通じて、生産性向上に直結する取り組みが期待されます。

たとえば、動線の悪いオフィス環境や煩雑な申請フローは、日々の業務効率を下げる要因になります。こうした課題を把握し、働きやすさと業務効率の両面から改善することが、戦略総務の重要な役割です。日常業務を支えるだけでなく、組織全体の成果を高める土台づくりを担う点が特徴です。

組織課題の解決に向けて制度や仕組みを見直す

戦略総務には、既存の制度や運用を維持するだけでなく、組織課題に応じて見直しを進める役割もあります。たとえば、社内コミュニケーションの停滞、従業員満足度の低下、人材の定着率に関する課題などは、総務部門が制度や運用の面から改善に関わりやすいテーマです。

戦略総務の具体的な施策例

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働き方改革の推進

戦略総務の代表的な施策として挙げられるのが、働き方改革の推進です。テレワークやフレックスタイム制度の整備、会議運営の見直し、ペーパーレス化の推進などを通じて、従業員が柔軟かつ効率的に働ける環境づくりを進めます。
こうした施策は、制度の導入自体が目的ではなく、従業員一人ひとりが働きやすさを実感し、成果を出しやすい状態をつくることがポイントです。長時間労働の抑制や業務の属人化防止にもつながるため、組織全体の持続的な生産性向上にも寄与します。

福利厚生の見直し

福利厚生の見直しは、従業員満足度の向上や定着率の改善に影響します。
福利厚生の制度設計は主に人事部門が担当しますが、社内外の福利厚生設備や施設の管理は総務が担っています。戦略総務は、こうした設備に対する現場からの声を集め、課題やニーズを明確化する重要な役割も果たします。
具体的には、社員アンケートの実施や利用状況のデータ分析を通じて、福利厚生設備が実態に即して適切に運用されているかを検証し、改善を支援します。
また、福利厚生設備の周知や活用を促進するため、社内広報や導線整備を行うのも総務の専門性が活かされる分野です。これらの取り組みを通じて、組織全体の働きやすさを支える基盤づくりに寄与します。

IT活用・デジタル化

IT活用・デジタル化は、業務効率の向上だけでなく、組織全体の生産性向上にもつながる戦略総務においても重要な取り組みと言えます。例えば、申請・承認フローの電子化や文書管理のクラウド化によって、紙や手作業にかかる時間とコストを削減できます。また、勤怠管理や備品管理などもデジタルツールを活用することで、ミスや属人化を防ぎ、業務の標準化が可能になります。総務が率先してこうした仕組みを導入・推進することで、社内全体に変革の波を広げる役割が期待されます。

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オフィス環境・ファシリティの最適化

働き方の多様化に伴い、オフィス環境に求められるニーズも大きく変化しています。戦略総務では、従来の固定席中心のレイアウトを維持するのではなく、コミュニケーションを促進するスペースや、集中しやすい作業環境など、目的に応じた空間設計が重要になります。
部署横断の交流を生みやすいレイアウトや、オンライン会議がスムーズに行える設備などは、働きやすさと業務効率の両方に影響を与えます。
ファシリティの最適化は単なる設備管理ではなく、組織の生産性向上やエンゲージメント向上を支える施策として捉えることが重要です。

防災・BCP体制の強化

自然災害や感染症の拡大など、予期せぬ緊急事態が発生した際にも、事業を継続できる体制を整えることは、総務部門の重要な役割の一つです。
備蓄品の管理や安否確認体制の整備、緊急時の対応ルールや連絡体制の整備といった取り組みは、いざというときに効果を発揮できるよう、平時から計画的に進めておく必要があります。こうした備えが不十分な場合、従業員の安全確保だけでなく、事業継続にも大きな支障が生じかねません。
戦略総務の視点では、防災やBCPを単なる管理業務として扱うのではなく、企業経営を支える重要施策として位置づけることが大切です。

戦略総務の実現に立ちはだかる3つの課題

1.定型業務をこなす必要がある

戦略的な取り組みを進めたくても、日々の定型業務に追われてしまい、時間やリソースを割けないという課題があります。備品管理や来客対応、社内文書の整備など、総務の基本業務は多岐にわたり、手を抜けないものばかりです。特に人手が限られている中小企業では、担当者が複数の業務を兼任していることも多く、新しい施策に着手する余裕が生まれにくいのが現実です。
戦略的な取り組みを実現するには、業務の優先順位の見直しや、外部委託・ツール導入による定型業務の効率化が不可欠です。

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2.社員からの要請に追われる

総務は全社的なサポート部門であるため、日常的に社員からの問い合わせや依頼が多く寄せられます。設備の不具合対応や備品の手配、各種申請手続きのサポートなど、突発的な対応が発生しやすく、どうしても中長期的な課題への取り組みは後回しになりがちです。
戦略的な業務に集中するには、対応フローの標準化やFAQの整備、チャットボットの活用などにより、業務の属人化や対応の負担を軽減していくことが重要です。

3.総務スタッフの意識改革が必要になる

戦略総務を実現するには、従来のルーチン業務をこなすだけでなく、課題解決や改善提案に積極的に取り組む姿勢がスタッフ全員に求められます。しかし、これまでの業務に慣れ親しんだスタッフにとっては、新しい役割や考え方を受け入れることは簡単ではありません。意識改革には時間がかかるうえ、戸惑いや抵抗感が生じることも少なくないでしょう。
こうした変化を乗り越えるためには、経営層やマネジメントによる理解促進や教育、成功事例の共有など、段階的なサポートが欠かせません。

戦略総務としての行動に必要なポイント

では実際に、総務部門が戦略総務として行動するためにはどんなことが必要となるのでしょうか。
ここからは、「戦略総務」に取り組むために必要な要素についてご紹介します。

業務分析で「より注力すべき仕事」の優先順位を付ける

常にアンテナを張り巡らせて情報収集をする

総務は、自社の経営陣や各部署の状況を把握するだけでなく、ほかの会社の取り組みを情報収集し、優れた事例を自社に取り入れる役割も担います。戦略総務が会社を変えるという考えを持って、常にアンテナを張り巡らせておくことが重要です。
各部署の現状や困りごと、経営陣の目指す方向性はもちろん、他社や業界の動向なども漏らさずにキャッチし、情報収集・分析することが必要だと言えます。

現場と経営陣をつなぐ

各部門から依頼を受ける総務は、他部門と最も信頼関係を結びやすい立場だと言えます。着実に依頼業務へ対応するだけでなく、現場の声を拾う良い機会と捉えて積極的に交流をはかることをおすすめします。収集した情報と現場の生の声を合わせることで、現場を改善するアイデアが生まれてくるかもしれません。
また、トップダウンで経営陣の考えを現場に伝えるだけではなく、現場の声や意見を経営陣に届けることも重要です。現場と経営陣をつなぐパイプ役としての役割を意識しましょう。

改善のアイデアを積極的に提案する

さまざまな社内の情報が集まりやすく、現場と経営陣の両方とも交流の機会がある総務だからこそ見えるものがたくさんあるはずです。社内環境や労働環境を改善して従業員たちのモチベーションを上げるためにも、改善の提案は欠かせません。積極的にアイデアを出しましょう。

代替可能な業務の「アウトソーシング化」を検討する

BPOを効果的に取り入れて「戦略総務」へのステップアップを目指す

戦略総務を実現！総務が強い会社の取り組み事例

戦略総務に取り組むためには、何から始めれば良いのでしょうか。これには、現在の総務部の在り方を見直すことで成果を上げている事例を参考にするのが効果的です。
ここでは、 パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を利用した事例をご紹介します。

大手非鉄金属メーカー

同社では、これまで各部署に配置された庶事担当が個別に総務業務を担っていたため、サービス品質のばらつきや業務の属人化が大きな課題となっていました。

そこで本社移転を機に、社内依頼を一元的に受け付ける「総務コンシェルジュ窓口」をラウンジに設置し、受付業務とあわせてパソナ日本総務部へ委託しました。業務の棚卸しを行い、郵便対応や什器管理などの定型業務を横断的に集約したことで、全社的なサービスの均一化と業務効率の大幅な向上を実現しました。

導入後は、各部署の庶務担当者が属人的な作業から解放され、削減された時間をRPA活用による業務改善といった高付加価値な施策に充てられるようになりました。能動的な社内サービスを提供する体制が整い、本来あるべき「戦略総務」の姿を具現化する好循環が生まれています。

光学機器メーカー

総務責任者の急な退職をきっかけに、未経験の責任者が業務を引き継ぐことになった同社では、多岐にわたる社内依頼への対応に追われ、業務の可視化や標準化が進まない状況に陥っていました。

そこでパソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を導入し、社宅・車両管理や備品購入といった定型業務をプロの手に委ねる体制を構築しました。さらに、法改正に伴うアルコールチェック体制の整備や急なオフィス改装といった突発的な課題にも、専門的な知見を持つBPO側と連携して迅速に対応しました。

その結果、未経験者でも安定した部門運営が可能となり、総務機能を維持しながら人件費を固定費から変動費へ転換するコストメリットも実現しています。専門家チームの支援により、総務の枠を超えた経営支援を実現しています。

大手建設機械メーカー

同社では、少人数のスタッフで広範な総務業務を内製していたため、日々の定型的な「ノンコア業務」に追われ、本来取り組むべき改善活動などの「コア業務」に十分な時間を確保できないことが課題でした。特に設備不具合などの突発的な問い合わせ対応が大きな負担となっていました。

この状況を改善するため、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を導入し、総合受付とコンシェルジュサービスを集約しました。問い合わせ対応やオフィス環境の巡回点検を一任するとともに、開発が停滞していた受付予約アプリをBPOスタッフとDX部門が連携して完成させるなど、デジタル化も推進しました。

導入の結果、総務担当者が直接実務に対応する時間が大幅に削減され、戦略的な施策に注力できる体制が実現しました。予約管理の自動化や外部のベストプラクティスの導入により、業務の質と効率が飛躍的に向上しただけでなく、常に整えられたオフィス環境によって従業員満足度の向上にもつながっています。

ノンコア業務のアウトソーシングで「戦略総務」への変革を加速

本記事で解説したように、「戦略総務」の実現には、日々の定型業務（ノンコア業務）から解放され、企画立案や部門横断的な改善といったコア業務に注力できる環境づくりが不可欠です。しかし、実際には「何から手をつければ良いか分からない」「ノンコア業務の切り出しが難しい」といった課題を抱える企業様も少なくありません。

パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」は、単なる業務代行に留まらず、業務の見える化から支援し、お客様がコア業務に集中できる体制構築をサポートします。貴社の状況に合わせた最適なプランで、戦略総務へのスムーズな移行をご支援いたします。

戦略総務への具体的なステップやBPO活用のポイントをまとめた資料をご用意しております。まずは資料をダウンロードいただき、貴社の変革に向けた第一歩としてお役立てください。

まとめ