総務の仕事が多すぎる！その原因と業務効率化の方法をご紹介

総務とは？主な仕事内容も解説

総務は、企業活動の根底を支える重要な職種です。経理や人事、法務など、ほかの専門的な部門では担当できない幅広い管理・整備業務を担います。

総務の役割は、企業の運営を安定的に進められる環境を整えると共に、従業員一人ひとりが働きやすい環境を整備することです。さまざまな業務を通して全般的に企業活動をサポートする、まさに「縁の下の力持ち」のような存在と言えます。

総務の主な仕事内容

総務の主な仕事内容は以下の通りです。

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総務が抱える課題とは

業務範囲が広がっている

総務の担当業務は企業によって異なるものの、働き方の多様化や企業成長、コンプライアンス強化などに伴い、総務の業務範囲が広がっている点は共通しています。社内制度の運用や環境整備、外部対応、各部門との調整などが加わることで、従来の定型業務に加えて管理・調整の役割が増えていく傾向があります。

その結果、限られた人員で多様な業務を担う必要が生じ、「人手が足りない」「優先順位づけが難しい」といった課題につながることもあると考えられます。

突発的な対応が頻発している

総務は社内外の調整役として、「困った時、最初に相談される」立場に置かれることが多く、設備トラブルや急な来客、制度変更への対応などの予期しない業務が発生しやすい傾向があります。多くの場合、こうした突発的な対応の優先度は高いため、予定していた業務の進行が滞る場合もあります。その結果、業務全体の見通しが立てにくくなり、担当者の負荷が偏るなど、安定した運用が難しくなることがあります。

業務が属人化している

総務は担当領域が広いため、業務ごとに担当者を割り当てて運用している企業が多く見られます。そのなかで、経験豊富または社内事情に詳しい担当者に業務が集中し、結果として知識や手順が個人に依存する状態が生じやすくなりがちです。

こうして属人化が進むと、特定の担当者の負担が大きくなるだけでなく、周囲が業務の進め方を把握しにくくなる場合があります。また、担当者が休職や異動、退職をした際には引き継ぎが難しくなり、業務の継続性に影響が出る可能性もあります。

人手が不足している

労働力人口の減少や人材の流動化が進むなか、総務でも人手不足が課題となっています。企業の採用活動では、売上に直結しやすいフロントオフィス部門が優先される傾向が強く、総務をはじめとするバックオフィス部門の人員確保は後回しになりがちです。

また、担当領域の広さから、必要とされる知識やスキルも多岐にわたり、業務習得に時間を要することがあります。その結果、キャリア形成を急ぐ若手人材が定着しにくくなり、慢性的なリソース不足につながるケースもあります。

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手作業で処理している

総務では、備品管理や契約書の更新、社内申請の確認、名簿更新などの日常業務をExcelや紙の台帳で管理している企業も少なくありません。こうした業務を手作業で処理し続けていた場合、手順が複雑化し、確認や転記に時間を要することがあります。また、作業ミスや情報更新の漏れが発生しやすく、担当者の負担増につながる要因にもなります。加えて、こうした状況は業務の効率化や情報共有の遅れにつながる可能性もあります。

仕事が多すぎるなら効率化しよう！その3つの方法

業務を標準化するためにマニュアルを整備する

総務業務は、担当者ごとの判断に依存しやすく、同じ作業でも時間や手順にばらつきが生じがちです。そこで有効なのが、業務を標準化するためのマニュアル整備です。具体的には、業務内容や対応手順、判断基準、関係部署との連携方法、必要書類や使用ツールなどを整理し、誰でも参照できる形でまとめておくことがポイントです。

マニュアルが整備されていれば、担当者が変わっても一定の品質とスピードで業務を進められるようになり、引き継ぎや教育の負担も軽減できます。また、業務の流れが明確になることで、無駄な工程や重複作業を見直すきっかけとなり、結果として効率化や安定した業務運用につながります。

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仕事を外部委託する

人手不足などを理由に社内メンバーだけで効率化を図るのに限界がある場合は、業務を外部業者に委託するのも一案です。定型業務を一部切り出すだけでも時間の余裕が生まれ、社内のメンバーはより優先度の高い業務に集中できます。また、外部業者のなかには総務業務を専門としているところもあります。こうした専門会社に委託することで、社内で行うよりも品質向上が期待できます。

ただし、業務を丸投げするだけでは、その業務のノウハウが自社に蓄積されない場合があります。そのため、外部業者と定期的な情報共有の場を持つことや、業務のマニュアル化を進めるなどの対策も検討しておきましょう。

ITツールを活用する

業務内容によっては、ITツールの活用により効率化できることもあります。たとえば、チャットボットであれば定型的なお問い合わせへの対応を代替・自動化することが可能です。また、紙資料をデジタル化し文書管理システムなどを活用することで資料の検索や共有、保管を効率化できます。これにより、印刷作業の手間や紙の保管にかかるコストを削減することが可能です。
このように、適切なITツールを導入することで業務負担を軽減できることもあるため、積極的な活用を検討すると良いでしょう。

ただし、ITツールの導入には一時的な費用がかかります。また、操作の習熟にも一定の時間がかかるため、より効率化が実感しやすいITツールから順に導入していくことが大切です。

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業務の効率化を実現させるための4ステップ

1.業務の進め方を整理する

まず、現在の業務の進め方を整理し、全体像を把握することが重要です。具体的には、業務内容や工程、担当者、発生頻度、作業時間、関係部署や使用ツールなどを洗い出し、業務フローを可視化します。こうした整理を行うことにより、重複作業や不要な手順、特定の担当者に依存している工程などが明確になります。現状を客観的に把握することで、改善の余地を見つけやすくなり、効率化に向けた具体的な施策を立てる基盤が整います。

2.改善の優先順位を決める

業務の進め方を整理した後は、どの業務から見直すべきか優先順位を決めます。すべてを一度に改善しようとすると負担が大きく、現場に混乱を招く可能性があります。そこで、作業時間が長い業務、ミスが発生しやすい業務、担当者に負荷が集中しやすい業務などを基準に、効果が見込まれる領域から段階的に取り組むことが重要です。改善の影響範囲やコスト、関係部署への影響も踏まえて判断することで、現実的かつ継続しやすい効率化につなげることができます。

3.運用ルールを定めて実行する

改善の優先順位を決めたら、運用ルールを整備します。具体的には、マニュアルの更新、担当者や承認フローの明確化、使用ツールや外部に委託する業務範囲の定義、対応期限や確認方法などを整理します。ルールを文書化し関係者へ共有することで、業務の進め方にばらつきが生じにくくなり、改善内容を定着させやすくなります。また、試行期間を設けて小規模に運用を開始し、現場の声を踏まえて調整を重ねることで、無理のない実運用につなげることができます。

4.効果を確認し、運用を見直す

改善策を実行した後は、想定した効果が得られているかを確認します。作業時間の変化やミスの発生状況、担当者にかかる負担の増減、関係部署からの評価などを定期的に振り返り、数値や実務の感覚の両面から検証することが効果的です。期待した成果が見られない場合は、手順やルール、ツール設定を見直して調整を重ねることが重要です。

こうした確認と改善を継続することで、業務効率化を一時的な施策に終わらせず、安定した運用へとつなげることができます。

総務の仕事を効率化する際の注意点

総務の仕事を効率化する際は、以下の点に注意が必要です。

費用がかかる

仕事を外部委託するにしてもITツールを活用するにしても、相応の費用が必要です。いずれも年単位で利用する事で効率化を実感できるものでもあるため、初期費用と共に、ランニングコストについても考慮しておきましょう。

一方で、外部業者やITツールの活用においては、コストだけで判断すべきではありません。さまざまな視点で複数の選択肢を比較し、自社の目的や課題に最も適したものを選択するようにしましょう。

ITツールの定着には時間がかかる

ITツールは、従業員が日常業務で使いこなしてこそ本来の効果を発揮します。そのため、日頃からパソコンやスマートフォンに触れる機会が少ない職種では、ITツールを導入しても定着に時間がかかり、十分な効率化につながらない場合があります。

もしITツールの定着に時間がかかりそうであれば、従業員に導入の意図を伝えるのはもちろん、手厚いサポート体制を構築するなどして、使いやすい環境を整えることが大切です。あわせて、使い方を学ぶ研修を取り入れるのも良いでしょう。

業務品質が一時的に下がる可能性がある

業務の効率化を進める過程では、運用方法やツールの変更により、業務品質が一時的に低下する可能性があります。新しい手順に不慣れな段階では、入力ミスや確認漏れが起きやすく、導入前より時間がかかることも考えられます。また、マニュアルやルールが十分に整理されていない場合、担当者ごとに対応のばらつきが生じることもあります。

こうした影響を抑えるためには、試行期間を設けて段階的に導入するとともに、関係者への説明や研修を行いながら運用状況を確認し、必要に応じて調整していく姿勢が重要です。

現場の理解や協力が得られないことがある

業務の効率化を進める際、現場の理解や協力が得られない場合もあります。運用方法やツールの変更は、業務の進め方が変わるため、担当者から負担や手間の増加を懸念されることもあります。また、導入の目的や期待される効果が十分に共有されていないと、定着しにくくなることもあるでしょう。

このような状況を防ぐために、背景や目的を丁寧に説明し、現場の意見を取り入れながら進めると共に、段階的な導入やサポート体制を整えることが重要です。

業務の効率化をお手伝い！パソナ日本総務部のサービス

業務量調査・業務見える化サービス

総務業務の効率化を図るなら、パソナ日本総務部の「業務量調査・業務見える化サービス」をぜひご利用ください。

業務量調査・業務見える化サービスは、さまざまな企業の業務実態を調査してきた経験豊富な調査員が、客観的な視点で業務の見える化をお手伝いするサービスです。
具体的には、調査対象業務に従事する皆様へ事前説明会で調査目的を説明したのち、個別ヒアリングなどを通じて業務実態や課題などを明らかにします。

業務調査は、社内メンバーが自ら行うことも可能ですが、「通常業務と調査を並行しながら進めなければならない」という課題が生じます。同サービスを利用すれば、調査業務を一括してパソナ日本総務部に任せることができ、前述の負担を大幅に軽減することが可能です。
また、客観的視点を取り入れられることも利点です。第三者の関与により、主観に偏りにくい形で業務の実態を把握できます。スケジュール策定や進捗管理も含めて支援を受けられるため、忙しい総務部門でも無理のない形で可視化を進められます。

総務における業務の効率化に課題を感じているが、業務をなかなか可視化できず手も足も出ない状況であれば、ぜひ業務量調査・業務見える化サービスの利用をご検討ください。

総務BPO（アウトソーシング）サービス

総務業務の一部、または全体を委託することで、日々の定型業務から解放され、社内の戦略的な取り組みに注力できるようになるのが、パソナ日本総務部の「総務BPO（アウトソーシング）サービス」です。

同サービスでは、総務事務・庶務をはじめ、社内問い合わせ窓口や受付・会議室管理など幅広い業務を対象に、業務運営の設計から実行までを支援します。事前に行う業務調査を基にマニュアルを整備し、業務範囲や担当範囲を明確にしたうえで運営を開始するため、属人化や品質のばらつきを抑え、一定品質での運用が可能です。

また、BPOスタッフへの継続的な教育・研修体制が整っており、パソナグループの人材活用ノウハウを活かした運営が行われる点も特徴です。日常業務を任せることで、総務部門のリソースに余裕を生み出し、企画立案などの付加価値業務に時間を割きやすくなります。

まとめ