オフィスレイアウトの変更手順

レイアウト変更する目的や今の課題を明確にする

まずは現状のオフィスレイアウトの課題を洗い出し、「何のためにオフィスのレイアウトを変更するのか」という目的を明確にすることが大切です。目的が明らかになっていない状態でレイアウトだけを変更しても、本来の課題解決に至らない可能性が高くなると考えられるためです。

例えば「プリンターが多くの従業員にとって使いにくい位置にあるが、電源の関係から置き場所を変更するのは難しい」という場面では、プリンターを利用する社員の座席をレイアウト変更すれば、プリンターの配置を動かさなくても利便性の向上が期待できます。
ほかにも「組織が大幅に再編されたため、新たな組織図に合わせてレイアウト変更が必要」といったシチュエーションにおいては、新組織において仕事がしやすいレイアウトに変更することが目的となるでしょう。

解決できるレイアウトを考える

オフィスレイアウトの課題が見つかったら、具体的にどのようなレイアウト変更を行うのかを決めていきます。レイアウトには複数の種類があるため、自社にとって最適なタイプを検討することが大切です。

フリーアドレス式レイアウト

テレワークの普及に伴い、昨今特に注目されているのがフリーアドレス式レイアウトです。フリーアドレスとは、特定の座席を決めずに従業員が自由に座りたい席を選んで業務を行う形式のレイアウトです。席の配置にも決まりはないため、もし執務スペースが狭くても効率的に活用できるのがメリットといえます。加えて、日によって所属の異なる従業員同士が近くで業務を行うこともあるため、部署を越えた社内のコミュニケーション活発化も期待できるとされています。

一方で、個人の固定席がないことからロッカーなどの収納スペースを別途設ける必要があります。また、パソコンや周辺機器の接続が乱雑にならないように、多めのOAタップを配置しどの席でも問題なく電源確保ができるような工夫も必要になるでしょう。

フリーアドレス式レイアウトについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。

ブース式レイアウト

ブース式レイアウトとは、デスク同士がパネルやパーテーションなどで区切られた個別ブースのようになっている形式のレイアウトです。

個室のようなイメージで業務を進められるため、ほかの従業員の会話や視線を気にせず集中しやすいのがメリットです。デザイナーやプログラマーなど、クリエイティブな作業を必要とする職種にも向いているといわれています。
フリーアドレスの普及に伴い、集中スペースとしてオフィスの何カ所かにブース式の座席を点在させるレイアウトも増えているようです。

ただし、個室のように区切られていることから従業員同士のコミュニケーションは意識的に増やすための工夫が必要です。

対向式レイアウト

従来からのオフィスレイアウトにも、さまざまな種類とメリットがあります。
対向式レイアウトとは、従業員が一対になって向かい合う形式のレイアウトです。「島型レイアウト」と呼ばれることもあります。
それほど広くないスペースでも効率的に活用できる点がメリットで、従業員同士が向かい合っているためコミュニケーションをはかりやすい点も魅力です。対向式レイアウトは多くのオフィスで取り入れられており、定番のレイアウトといえます。

同向式レイアウト

同向式レイアウトは、同じ方向に向かってデスクを並べるレイアウトです。「スクール式レイアウト」とも呼ばれるように、学校の教室をイメージするとわかりやすいでしょう。
対向式レイアウトとは異なり従業員と顔を見合わせる形にならないため、ほかの従業員からの視線を気にせず業務に打ち込めるのがメリットといえます。

一方で、対向式レイアウトに比べるとスペース効率が落ちることから、同向式レイアウトを導入するためにはより広いスペースを確保する必要があります。さらに、配線処理が複雑になりやすい点にも注意が必要です。同向式レイアウトが導入されている代表的な例としては、コールセンター業務などが挙げられます。

背面式レイアウト

背面式レイアウトは、対向式レイアウトとは反対に従業員同士が背を向け合って着席する形式のレイアウトです。向かい合う従業員同士の間には目線よりも高いパーテーションを設置することでプライバシーを確保し、業務に集中しやすい環境が整えられています。コミュニケーションの観点でも「後ろを振り返ればすぐに会話ができる」という点にメリットがあります。

しかし、各座席にパーテーションを用意する必要があるため、対向式レイアウトに比べると費用が高くなりやすい点には注意が必要です。

業者を選ぶ

どのレイアウト形式にするのかを決めた後は、オフィスレイアウト変更に対応してくれる業者を選定します。数多くの業者が存在するため、「自社の目的に合った業者かどうか」をよく検討しながら、最適な業者を選ぶことが大切です。

見積もりはひとつの業者のみに依頼するのではなく、相見積もりを取るのが望ましいでしょう。
ただし、業者によって対応が可能な作業範囲が異なることも多く、意外と単純な比較は難しいものです。
また、金額だけでの判断は、作業後に思ったようなクオリティではなかったという失敗を招きかねません。どこまでの作業を複合的に対応してくれるのか、提示された金額が妥当なのか、自社に適したプランを提示してもらえているかどうかの見極めが大切です。一般的に、オフィスのレイアウト変更の事例が豊富な業者の方が安心感を持てると言えます。

相見積もりについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。

スケジュールを調整する

業者の選定が終わったら、オフィスレイアウト変更までのスケジュールを調整します。
内装や什器、電源工事などをそれぞれの専門業者へ個別に依頼している場合は、スケジュール調整が想定以上に大変になることが予想されます。
これら各専門業者の調整をプロジェクトマネジメントとして一括で引き受ける会社もありますので、レイアウト変更の規模に応じて検討してもよいでしょう。
また、レイアウト変更作業の実施までに、不要な什器や備品の選別、荷物の移動など会社側で行っておくべき作業についても一つひとつ洗い出して、当日までに完遂できる現実的で余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

作業当日

作業当日の作業は社内の担当者立ち合いのもと行うことが基本です。場合によっては深夜・休日の立ち合いを求められる場合もあります。これら立ち合い業務もプロジェクトマネジメントとして代行してくれる会社もあるようです。

オフィスレイアウト変更にかかる費用

オフィスレイアウトの変更にかかる費用は、オフィスの面積やデザインなどによっても変わってきます。仮設工事費や建具工事費、引っ越し作業費など各項目の見積もりを一つひとつ確認し、予算内で希望のレイアウトを実現できるかどうかを検討することが大切です。

オフィスレイアウトの変更費用については下記の記事もご参照ください。

オフィスレイアウト変更のメリット

業務の効率化

自社の業務遂行に最適なオフィスレイアウトに変更することで、業務を効率化できるとされています。
これまでの業務でなんとなく不便を感じていたオフィスレイアウトの課題を解消できるようなレイアウト変更を行えれば、今まで以上にスムーズに業務に取り組めるでしょう。

コミュニケーションの活性化

選んだレイアウト形式によっては、コミュニケーションの活性化も期待できます。
前述のようにオフィスレイアウトにはさまざまなものが存在し、対向式レイアウトやフリーアドレス式レイアウトのように、コミュニケーションを取りやすいものもいくつかあります。社内のコミュニケーションに課題を感じている場合は、レイアウト変更によって解決をはかれる可能性が高いといえます。

オフィスレイアウト変更時の注意点

オフィスレイアウトを変更する際は、次の2点に注意しましょう。

法令を守る

レイアウト変更を行う際は、法令を守った上で実施することが求められます。建築基準法や消防法、労働安全衛生法などに違反していないかどうかをよく確認して、法律の範囲内で自社に最適なレイアウト変更を検討することが大切です。

業者選びは慎重に行う

前述のように、レイアウト変更の業者選びは「自社の目的を達成できる業者かどうか」が重要です。価格だけで選んでしまうと本来の目的を達成できないレイアウトとなってしまうことも考えられるため、慎重に検討することをおすすめします。

まとめ

オフィスのレイアウト変更を行う際は、設計を行う前に自社がレイアウトを変更する目的を明確にすることが大切です。目的に見合ったレイアウト変更を行うことで、変更後のオフィス環境はより快適になり、業務効率の向上やコミュニケーションの活性化が期待できます。
パソナ日本総務部では、移転プロジェクトのプロが移転計画の策定からスケジュール調整、各専門業者のマネジメントまで一括したサポートを行うので、よりスムーズに業務効率の向上やコミュニケーションの活性化が期待できるオフィスづくりを実現できます。
レイアウト変更を行う際は法令を遵守し、業者選びは自社の目的を達成できるように慎重に行いましょう。本記事を参考に事前準備を入念に行い、スムーズにレイアウト変更当日を迎えてください。